對醫院人事檔案管理問題及策略的芻議

趙凱

人事檔案管理在醫院的管理工作中起著非常重要的作用，企業的核心競爭是人才的競爭，完善的人事檔案系統可以為醫院辨別需要的人才，在殘酷的競爭中占據優勢地位。

目前全球社會經濟正在逐漸實現信息化，醫院人事管理業務也應跟上時代的發展，網絡的發展。為此，要對醫院人事檔案管理進行研究，并建立完善的人事信息化平臺，為醫院的發展提供人才支撐。以下就醫院人事檔案及文件管理進行一些討論。

一、人事檔案管理現狀

（一）檔案管理方式落后，當前我國信息技術不斷發展，各個領域都有廣泛應用，人事檔案管理的應用也不少。但是很多單位認為人事檔案管理不重要，不需要過多的技術水平，現在很多醫院的人事檔案由人事部們人員兼職管理，且很多醫院沒有專門的文件管理。例如，檔案室、電腦管理平臺等，大部分醫院都是處于手工收集、整理、保管狀態。

（二）文件陳舊，很多醫院將文件存放在文件室里，多年不動，等到用時再翻找。費時費力，還有信息不對稱，年齡、學歷等都有虛假的情況，前后信息不一致，該有的沒有，不該有的一大堆，許多文件資料不完整，信息不通。

（三）領導重視不足，很多醫院的領導層，對人事檔案管理的重要性認識不夠，沒有認識到人事檔案管理的重要性，對人事檔案工作的認識太片面，很多領導認為人事檔案管理就是每天書寫資料，都是簡單的工作，不能提高醫院的經濟效益，由于領導重視不夠，導致在人員、資金的投入跟不上，造成人事檔案管理存在各種問題。

（四）現有的人事檔案管理員的綜合素質偏低，檔案管理業務實際上是非常復雜的業務。特別是在新的發展背景下，人事檔案管理者不能享受其他在職者的福利待遇，人員流動性較大。這對檔案管理人才的培養造成了嚴重障礙，導致了現有的檔案管理者的綜合素養比較低。

二、人事檔案管理如何醫院服務

（一）為醫院及時提供人才，人事檔案是國家機關、社會組織在人事管理活動中形成的，有關技術、經驗、政治思想、品格、業務能力、業務表現、業務實質等內容的資料，是考察使用干部，以及解決工資待遇、退休政策、經驗教訓的重要證據，人事檔案是一個人最基本的信息平臺，是醫院了解職員最簡單的平臺，好的人事檔案系統，是醫院的強有力的人才資源倉庫、能提供真正適合醫院的人才，更好的為醫院的發展服務。

（二）發現不適合醫院的人才和缺少的人才，隨著醫院的發展，一些人不適合醫院的發展，通過人事文件管理系統，醫院可以發現不適合現在階段崗位的人員。這樣的話，更換合適的人才，對醫院的發展有利。同時通過人事文件進行整理，醫院也可以掌握單位的人才水平，進而根據發展的需要引進需要的人才，使醫院在競爭中立于不敗之地。

三、人事檔案管理的發展方向

（一）創建信息化人事文件管理平臺，實現人事檔案信息化管理，建立計算機信息管理平臺，可以大大減少文件管理的工作量，提高工作效率。傳統的文件紙張用量大，占地也大、保存不方便，利用率低。通過電腦信息化內存方式解決這個問題，電腦儲藏量非常大，還有存儲卡、硬盤等各種設備，避免保存傳統紙張的問題。且綠色環保，符合國家的基本國策。

（二）文件管理的多元化，傳統的人事文件內容簡單，無非是表格、文檔等內容。這跟不上時代的發展。現代化的人事檔案要在傳統檔案基礎上實現文件信息的多元化。例如：視頻圖像、音頻資料等，這樣才能更好地立體化的了解職員，為醫院更好的服務。

四、實現人事檔案管理現代化需要進行的工作

（一）加強領導的現代化管理意識。沒有投入就沒有產出。各級領導一定要加強認識，充分意識到這件事的重要性，建立人事檔案信息系統的目的是持續促進管理的科學化和現代化，為人事檔案信息化管理提供和創造有利條件，保證人事檔案信息化建設的順利發展。

（二）完善信息化處理平臺，各類管理軟件很多，要反復咨詢專家，選擇適合本醫院人事檔案管理的軟件系統，且要同時研究兩個系統，搜索系統和利用系統。使工作人員在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件，這一方面提高了查閱速度，也有利于人事檔案的保密和安全。

（三）要設立專業人事檔案管理組，全面實現信息化管理，要有高質量的專業管理者支持這個平臺的正常運營，醫院要由專門管理人員負責這項工作。他們應具有出色的學習能力，不斷學習新的管理知識，掌握現代化管理技術。只有軟件平臺，沒有好的操作組，也不可能達到運營好管理好整個系統的目的，這個組成員應該掌握基本的電腦技術，學習信息化管理平臺的運行方式，及時處理發現的問題。

（四）實施動態管理，作為人事文件管理者，正確認識人事檔案的自身特征，改變價值觀念，借助當下檔案管理發展的有利條件，改變人事檔案內容千篇一律、個人差異不足的現狀、及時更新人事文件內容，全面反映每個人當前的業務水平、工作狀況、以及革新能力，以便讓每個崗位都匹配最合適的人才。

五、結語

當今隨著社會經濟的發展，我國的醫療事業正在大踏步的進步，這對醫院人事檔案管理水平提出了更高的要求，完善的人事檔案管理，能有效地提高醫院的管理能力，促進醫院的發展。在未來的人事檔案管理工作中，應堅持與時俱進，引進先進人事檔案管理系統，培養專業高科技檔案管理人員，使醫院的發展更科學化和規范化。（作者單位：山東省臨清市第二人民醫院）