淺析信息化時代檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

戰(zhàn)培紅

【摘 要】檔案管理水平如何以及檔案服務(wù)質(zhì)量優(yōu)劣，直接取決于檔案管理人員。因此提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，是做好檔案管理工作和保證檔案服務(wù)質(zhì)量的決定因素。特別是信息化時代，給檔案管理工作提出了更高的要求，這就對檔案管理人員在素質(zhì)上提出了新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)。

【關(guān)鍵詞】信息化時代；檔案管理人員；素質(zhì)

當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，全球范圍的信息化建設(shè)成為科技發(fā)展、經(jīng)濟(jì)活躍和社會進(jìn)步的象征。在信息化社會中，能否及時、有效地開發(fā)、利用信息，直接關(guān)系到?jīng)Q策的成敗。在眾多的信息源中，檔案已成為一個巨大的軟科學(xué)信息資源寶庫，它以其原始憑證性、不可再生性及可重復(fù)利用性日益受到人們的關(guān)注。檔案信息化是社會信息化的重要組成部份，隨著網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，使得檔案的豐富資源、信息價值將能得到充分發(fā)揮，這也勢必對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

檔案管理工作是由檔案、必要的物質(zhì)條件、檔案管理人員三個基本因素構(gòu)成的，顯而易見，人是檔案管理中最為重要、最為活躍的決定性因素，因此面對信息時代的機(jī)遇和挑戰(zhàn)做好我們的檔案工作，檔案管理人員的素質(zhì)直接決定著檔案管理質(zhì)量的高低，而管理質(zhì)量的高低又決定著檔案的利用率，所以檔案管理人員的素質(zhì)至關(guān)重要。

在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案管理人員踏實(shí)地保管著檔案，被動地為用戶提供檔案，而把如何從數(shù)量龐大的檔案卷宗中搜尋、獲取所需的信息難題留給用戶自己去解決。在利用信息，創(chuàng)造價值的這個過程中，檔案管理者只做出了極少的貢獻(xiàn)，每天面對的只是冷清的文件辦公室或者靜寂的檔案架。而信息化時代要求檔案人員要停止扮演“保管員”的角色”，而成為概念、知識的提供者。因此在信息社會檔案事業(yè)的發(fā)展，關(guān)鍵在于培養(yǎng)和造就優(yōu)秀的檔案人才隊(duì)伍，檔案管理人員除繼承傳統(tǒng)檔案人員的基本素質(zhì)，還必須全面提升檔案人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)人才的培訓(xùn)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，特別是加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。

一、提高檔案管理人員的信息道德

檔案工作雖然在各項(xiàng)工作中屬“配角”地位，但其工作性質(zhì)決定了檔案管理人員處在了解掌握館藏的全面情況。檔案涉及到國家安全和社會穩(wěn)定，有些檔案關(guān)系到企業(yè)競爭與發(fā)展，有些檔案影響到個人隱私與生活，因此檔案管理人員要認(rèn)識到保密工作的重要性。

檔案人員的信息道德，就是指檔案工作者在檔案信息的管理、開發(fā)、傳遞和利用服務(wù)等活動中，其思想與行為所應(yīng)遵循的信息規(guī)則和倫理準(zhǔn)則。由于在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，往往缺乏社會有關(guān)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和管理，而且數(shù)字檔案館本身也要進(jìn)行檔案信息的數(shù)字化工作，所以這個問題在信息時代就顯得重要、復(fù)雜和敏感。檔案管理人員要自覺遵守《保密法》和《保密守則》，做到依法治檔，嚴(yán)格執(zhí)法，保證檔案的安全，防止檔案泄密事件發(fā)生。

二、創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是工作向前發(fā)展的直接推動力，良好的創(chuàng)新意識在信息化時代的檔案管理中是很必要的，無論在理論還是方法上與傳統(tǒng)的檔案工作都是不同的，隨時可能出現(xiàn)的情況比以前要多，如果不能及時發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)的新問題和新情況將影響和制約檔案事業(yè)的發(fā)展，信息化時代檔案工作要在為企業(yè)建設(shè)服務(wù)中取得更大的生存空間，得到最大的發(fā)展，對檔案工作人員的要求更高，有了良好的創(chuàng)新的意識就能更好的協(xié)調(diào)和應(yīng)變即將地發(fā)生的問題，作為檔案管理人員要善于發(fā)現(xiàn)新事物，研究新問題、新辦法，及時把握機(jī)遇，解放思想，開拓創(chuàng)新，克服看門守攤、墨守陳規(guī)的舊思想，樹立信息創(chuàng)造價值的新觀念，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平。

三、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，能將檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合

現(xiàn)代檔案信息管理與傳統(tǒng)檔案管理有很大的不同，需要既懂檔案學(xué)又掌握了先進(jìn)信息技術(shù)的“復(fù)合型”人才方可勝任。信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化給檔案工作帶來了極大的方便，為用戶提供了在更大范圍內(nèi)查閱信息的機(jī)會，但同時也把用戶帶入了一個陌生的數(shù)字信息海洋，這就要求檔案人員能盡快地適應(yīng)信息環(huán)境，能根據(jù)用戶需求及時通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)快捷地獲取檔案信息，成為用戶信賴的咨詢員。檔案人員的素質(zhì)決定著信息資源的開發(fā)和利用水平。這就要求檔案管理人員要有較寬的知識面，合理的知識結(jié)構(gòu)，熟悉掌握檔案管理的各種理論知識、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和基本技能的同時要不斷的補(bǔ)充自己的業(yè)務(wù)知識，具備熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和熟悉掌握信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的技能。

筆者所在的單位，為適應(yīng)新時期檔案工作的發(fā)展，制定出適應(yīng)自身發(fā)展的管理制度，在積極組織人員參加上級部門統(tǒng)一的業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還認(rèn)真開展內(nèi)部培訓(xùn)工作，定期對檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代科學(xué)檔案管理技術(shù)的傳授，結(jié)合實(shí)際工作需要，先后進(jìn)行了檔案工作新標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息化建設(shè)、微機(jī)組裝與維護(hù)、網(wǎng)頁制作、《中油檔案信息管理系統(tǒng)》、《集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)》等相關(guān)知識的培訓(xùn)，及時更新了檔案工作知識，不斷更新檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高了其專業(yè)素質(zhì)。掌握檔案專業(yè)知識，保證了檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，以適應(yīng)信息時代檔案人員的發(fā)展要求。

四、增強(qiáng)自身道德修養(yǎng)培養(yǎng)自學(xué)能力，提高綜合素質(zhì)

信息化時代面對的機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，各種誘惑也隨之增多，要做好檔案工作，就要有高度的工作責(zé)任感和工作熱情，有一種兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨的工作態(tài)度，忠于職守、，拋棄名利、甘為人梯的職業(yè)操守。

檔案管理人員，除具備檔案專業(yè)基本知識外，還要不斷拓寬自己的業(yè)務(wù)面，拓展自己的知識水平。筆者所在單位是一個知識密集型企業(yè)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，生產(chǎn)單位的各項(xiàng)測井技術(shù)也不斷更新，很多進(jìn)口設(shè)備應(yīng)用在油田開發(fā)建設(shè)中，勘探檔案資料很多已是全英文資料，固放磁檔案是若干類檔案中非常重要之一，它是測井小隊(duì)所測的原始資料，該檔案在油田生產(chǎn)開發(fā)中起著極為重要的作用，非常寶貴，科學(xué)有效地保管好這部分井，對提高檔案資源的應(yīng)用非常重要。原來的固放磁曲線都是應(yīng)用國產(chǎn)變密度儀器，而現(xiàn)在很多由5700系列儀器測得，在工作中如果檔案員不懂得英語，就會在工作中造成失誤，后果將不堪設(shè)想。掌握外語已成為信息時代檔案人員具備的工作能力。只有這樣才能更好地為用戶服務(wù)。

信息時代，知識增長和更新速度大大加快，檔案人員要有憂患的意識，要不斷努力，具有自我學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的素養(yǎng)。通過自學(xué)擴(kuò)大知識面，并注重學(xué)習(xí)過程中的積累與探索，借此把理論與實(shí)際工作有機(jī)地結(jié)合起來，從而提高自身的綜合素質(zhì)。

五、轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識

檔案信息管理是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，信息服務(wù)功能是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，管好企業(yè)檔案最終目的是為了利用，如何用好、用活所保管的檔案更是做好檔案工作的重中之重。檔案人員要和各個部門有著一定的聯(lián)系，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，熱情接待每一位利用者；開展網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)，為利用者提供更快捷、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，發(fā)揮檔案信息資源的作用，提高檔案的利用價值和針對性，，是信息時代檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

檔案管理人員只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時代發(fā)展的需要，使其充分地為社會主義和諧建設(shè)服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 汪明艷等：強(qiáng)化檔案管理 服務(wù)科研生產(chǎn). 蘭臺世界.2009增刊2

[2] 學(xué)珍.談新形勢下檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng).遼寧行政學(xué)院學(xué)報.2002年第4期