企業(yè)印章管理存在的法律風(fēng)險及應(yīng)對措施

陳少文

【摘要】機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在社會實踐活動中，經(jīng)常進(jìn)行彼此之間的相互往來和聯(lián)系。印章是一個機關(guān)或單位合法存在和職權(quán)的象征物。印章在日常使用管理中存在著一定的法律風(fēng)險。

【關(guān)鍵詞】印章管理;法律風(fēng)險;應(yīng)對措施

機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位印章都是合法代表、生效負(fù)責(zé)的憑證。每個機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的印章或領(lǐng)導(dǎo)人名章都是一種職責(zé)權(quán)力的標(biāo)志。無論是公文、還是一般信件，只有加蓋印章才能產(chǎn)生法律的權(quán)威效用。一般來說，各類機關(guān)、團(tuán)體、單位印章有以下三個作用：

一是標(biāo)志作用。任何一個機關(guān)或單位的印章，都標(biāo)明它的法定名稱，人們可以從印章的印文上清楚看出某個機關(guān)或單位的性質(zhì)、級別和管轄范圍。

二是權(quán)威作用。任何一個機關(guān)或單位都有一定的職權(quán)，都在一定的范圍內(nèi)具有權(quán)威。一些命令、指令都必須加蓋印章后才能發(fā)生效力，也才能服從、遵行、照辦或執(zhí)行。

三是憑信作用。任何文件、合同、協(xié)議書及一切證件，只有蓋上印章，才能發(fā)生效力，才能表明某個機關(guān)或單位對此負(fù)有責(zé)任。

一般來說，一個機關(guān)或單位應(yīng)該只有一種印章，但實際上卻有各種各樣的印章在使用。按印章的性質(zhì)和作用，大致可分為如下四類：

一是公章。是一個機關(guān)或單位的正式印章。具有法定的規(guī)格、確定的外形、尺寸和樣式，刊有機關(guān)或單位的法定名稱，正式代表一個機關(guān)或單位的職權(quán)，用于公司對外事務(wù)處理。

二是專用章。如財務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章。專用印章只用于印章上刊明的使用目的，超過這個范圍就沒有法律效力。專用章不可亂制濫用。

三是領(lǐng)導(dǎo)人名章。代表一個機關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)身份，有些憑證不但要有機關(guān)或單位的印章，而且要有領(lǐng)導(dǎo)人的名章才能生效。如財務(wù)預(yù)、決算，銀行支票，合同、協(xié)議書等都需要加蓋領(lǐng)導(dǎo)人名章。這種領(lǐng)導(dǎo)人名章，一般也屬于公文專用章。

四是鋼印。一般用在需要粘貼照片的證件上，表示證件與照片相吻合，或者用在各種票據(jù)的連接部位，也表示吻合的意思。鋼印不能獨立使用，不能用鋼印作為文件、介紹信及其他票據(jù)的有效標(biāo)志。

企業(yè)在印章管理方面主要存在以下風(fēng)險：

（一）印章刻制的業(yè)務(wù)流程不清晰。沒有審批程序，只要業(yè)務(wù)需要，領(lǐng)導(dǎo)或部門就可隨便刻制印章，刻制后沒有下發(fā)正式啟用文件，沒有明確印章使用范圍和使用時間。

（二）印章刻制不在公安部門指定的單位進(jìn)行。不在公安機關(guān)備案，隨便找一家單位刻制公章，刻完就用，為以后發(fā)生印章使用風(fēng)險埋下了隱患。

（三）個別企業(yè)沒有印章管理方面的規(guī)章制度。使用印章未經(jīng)過嚴(yán)格審批。印章管理人員對使用印章材料不嚴(yán)格審查，更有甚者，在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開自己的視線或因自己沒時間讓他人代為蓋章，在沒有監(jiān)管人的情況下允許他人攜帶印章外出。

（四）個別企業(yè)沒有統(tǒng)一的印章使用臺賬。對領(lǐng)導(dǎo)在材料上簽字直接上報的文件沒有登記用印事項和用印人，以后涉及此類文件的問題無法追溯，形成法律風(fēng)險。

（五）個別企業(yè)印章保管制度不健全。未設(shè)專人保管，印章丟失或被盜后不及時報告，不及時報案，也不主動在報紙上發(fā)布公告聲明作廢，從而留下了潛在的用印風(fēng)險。

企業(yè)印章規(guī)避風(fēng)險需要采取的措施：

（一）首先建立日常保管制度。指定印章歸口管理部門，明確企業(yè)各部門印章管理職責(zé)，明晰印章刻制、使用的業(yè)務(wù)流程，做到有規(guī)可依、有章可循。

（二）建立崗位法律風(fēng)險防控體系。印章管理崗位人員要簽訂法律風(fēng)險崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風(fēng)險防控職責(zé);同時，要加強對印章管理崗位人員法律風(fēng)險防范的教育，使其認(rèn)識到印章對企業(yè)管理的重要意義，不斷提高印章管理的技能和法律風(fēng)險防范意識。

（三）建立統(tǒng)一的印章使用臺賬，制定印章使用申請表。申請使用印章的部門必須按印章管理規(guī)定履行審批程序，經(jīng)過企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，印章使用部門應(yīng)填寫統(tǒng)一的用印登記表，企業(yè)文書人員對用印文件認(rèn)真審查，審核與申請用印內(nèi)容、用印次數(shù)是否一致，然后才能在相關(guān)文件上用印。用印時必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。

（四）印章保管人員必須加強對印章的保管。未經(jīng)企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時，必須指定監(jiān)印人隨同。印章遺失必須在第一時間向公安機關(guān)報案，并取得報案證明，同時在當(dāng)?shù)鼗蝽椖克诘貓蠹埳峡沁z失聲明。

（五）禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等空白文件上蓋公章。如遇特殊情況時，必須經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人同意，而且公章使用人應(yīng)在《公章使用登記表》上寫明文件份數(shù)，在文件內(nèi)容實施后，應(yīng)再次進(jìn)行核準(zhǔn)登記。公章使用人因故不再使用預(yù)先蓋章的空白文件、資料時，應(yīng)將文件、資料退回行政部（或辦公室），辦理登記手續(xù)。在使用預(yù)先蓋章的空白文件、資料過程中，公章使用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的工作責(zé)任。

（六）企業(yè)必須定期檢查印章使用情況。企業(yè)印章管理部門應(yīng)按照印章管理規(guī)定組織法律、監(jiān)察等部門對所屬單位印章使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取相應(yīng)措施。

（七）企業(yè)必須及時收繳作廢印章。所屬部門發(fā)生變更或被撤銷后，印章管理部門必須收繳部門印章，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。

（八）企業(yè)在遇到仿冒本單位印章時要馬上解決。企業(yè)印章管理部門要及時將有關(guān)情況通報法律管理部門，由法律管理部門按法律規(guī)定解決。

總之，印章管理在機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位尤為重要，必須建立完善的印章管理制度，加強印章管理，強化法律風(fēng)險意識，將一切可能出現(xiàn)的風(fēng)險遏制在萌芽之中，做好事前控制是控制印章風(fēng)險的關(guān)鍵。