機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策

王怡青

【摘要】隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)科技水平也在不斷進(jìn)步，因此在當(dāng)今時(shí)代出現(xiàn)了很多新的產(chǎn)物，例如大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)促使各行各業(yè)都在朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案也是如此，機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)是我們國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)中非常重要的一部分，但是在實(shí)際的工作當(dāng)中，機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)了很多的問(wèn)題，在一定程度上對(duì)機(jī)關(guān)工作的開(kāi)展形成了一定的阻礙。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)檔案;檔案信息化建設(shè);現(xiàn)狀與對(duì)策

科學(xué)技術(shù)伴隨著國(guó)家的發(fā)展而不斷進(jìn)步，各大企業(yè)與機(jī)關(guān)單位的辦公朝著自動(dòng)化以及信息化的方向發(fā)展，機(jī)關(guān)單位的檔案工作也因此達(dá)到一個(gè)新的階段。在我國(guó)社會(huì)主義事業(yè)發(fā)展以及建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，檔案是非常重要的，人民群眾的生產(chǎn)生活與其有著直接的聯(lián)系，由此也可以看出機(jī)關(guān)檔案具有非常重要的地位。所以機(jī)關(guān)檔案工作為了能夠適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需求也要進(jìn)行轉(zhuǎn)型，本文結(jié)合實(shí)際對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策進(jìn)行探討。

一、目前機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）檔案收集的方式較為單一。目前在我們國(guó)家的機(jī)關(guān)單位當(dāng)中，一般都是檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理工作，而且由于缺乏專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)和細(xì)致的講解，導(dǎo)致一些機(jī)關(guān)檔案工作收集方式過(guò)于單一，大多數(shù)都是以部門(mén)為單位，這樣導(dǎo)致工作缺乏靈活性和主動(dòng)性。也直接導(dǎo)致了很多有重要保存和利用價(jià)值的檔案沒(méi)有得到有效管理，從而對(duì)單位各類(lèi)檔案的利用需求造成了極大影響。

（二）檔案信息化滯后。在以往機(jī)關(guān)檔案工作中，檔案管理局限在目錄層面，而且檔案形式都是以實(shí)體為主。盡管我國(guó)科技水平得到了快速的發(fā)展，也促使檔案管理呈現(xiàn)電子化趨勢(shì)，但是所謂的檔案管理電子化，也只是簡(jiǎn)單機(jī)械地將檔案標(biāo)題以及時(shí)間等信息錄入到電腦或檔案管理信息系統(tǒng)，然后再通過(guò)掃描形成電子檔案。整個(gè)過(guò)程以手工勞動(dòng)為主，耗費(fèi)了精力與人力，而且掃描形成的電子檔案多為圖片，用戶(hù)在對(duì)內(nèi)容進(jìn)行檢索的時(shí)候仍然存在很多的不便。

（三）檔案工作者缺乏對(duì)檔案的研究。傳統(tǒng)的檔案工作程序主要是收集、整理、鑒定、錄入還有裝盒等工作，最后上架，工作不僅技術(shù)難度低，而且還要反復(fù)進(jìn)行，瑣碎繁雜，浪費(fèi)了大量的實(shí)踐與精力，讓檔案工作者無(wú)暇對(duì)檔案的內(nèi)容以及價(jià)值進(jìn)行鉆研，對(duì)用戶(hù)的需求進(jìn)行研究，對(duì)機(jī)關(guān)工作動(dòng)向及時(shí)掌握，因而工作缺乏創(chuàng)造性和活力，影響著機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展。

（四）機(jī)關(guān)各部門(mén)對(duì)檔案工作不夠重視。檔案工作作為機(jī)關(guān)內(nèi)部的日常工作，因其效用滯后，不能引起其他部門(mén)的足夠重視，加之檔案工作本身的特性屬于默默無(wú)聞、服務(wù)他人，久而久之便容易形成一種惡性循環(huán)，即機(jī)關(guān)檔案的使用價(jià)值和使用率越來(lái)越低，機(jī)關(guān)各部門(mén)對(duì)檔案工作的重視程度也越來(lái)越低。

二、機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)對(duì)策

（一）技術(shù)方面。機(jī)關(guān)檔案工作要提升自身的信息技術(shù)水平，在信息化的過(guò)程中始終保持對(duì)信息化技術(shù)的高度敏感，及時(shí)追蹤新技術(shù)趨勢(shì)，研究各種信息技術(shù)應(yīng)用于檔案工作是否可行以及是否必要，而且要分析其引入及應(yīng)用所可能帶來(lái)的消極影響和積極作用。而且檔案管理部門(mén)可以通過(guò)借助外力的方式解決燃眉之急，適當(dāng)引入外部技術(shù)力量解決問(wèn)題，但是在適度引入外部技術(shù)力量的同時(shí)，更應(yīng)積極組織檔案信息化應(yīng)用技術(shù)的研究工作，而且最后要依靠自身的技術(shù)力量對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行主導(dǎo)。

（二）人才方面。機(jī)關(guān)檔案信息化工作具有非常強(qiáng)的技術(shù)性，因此想要做好這一份工作必須要對(duì)基礎(chǔ)的理論知識(shí)充分掌握，不僅如此，還要掌握有關(guān)計(jì)算機(jī)的相關(guān)技術(shù)。而且機(jī)關(guān)檔案信息化這項(xiàng)工作必須要建設(shè)人才隊(duì)伍，而且隨著不斷的發(fā)展，檔案管理工作已由原來(lái)的手工操作為主的管理方法，轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下由計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)完成檔案的自動(dòng)編目以及標(biāo)引還有鑒定等工作。由此可以看出，機(jī)關(guān)檔案信息化需要大量的人才，這樣才能夠有效加快機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的腳步。

（三）加強(qiáng)重視。只有對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)重視起來(lái)，才能夠加快其建設(shè)的腳步，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)要進(jìn)行有效的監(jiān)督，而且還要形成一定的法律法規(guī)，只有在約束下以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范下才能夠使工作有效開(kāi)展，所以檔案信息化建設(shè)的前提就是必須要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，相關(guān)的檔案部門(mén)應(yīng)注重學(xué)習(xí)與貫徹國(guó)家檔案局制定的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這樣才能夠保證信息化資源的有序整理，促進(jìn)檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

（四）吸引更多資金支持。要爭(zhēng)取政府財(cái)政供給，政府的財(cái)政供給才是檔案工作的主要資金來(lái)源，檔案部門(mén)應(yīng)多與領(lǐng)導(dǎo)和政府部門(mén)進(jìn)行溝通，盡量爭(zhēng)取地方領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，從而解決預(yù)算經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，不僅如此，還要發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性，這樣才能夠吸引更多的資金支持來(lái)解決問(wèn)題，所以檔案部門(mén)必須拓寬思路并進(jìn)行機(jī)制的轉(zhuǎn)變，從而有效提高資金的利用率。

三、結(jié)束語(yǔ)

信息化的出現(xiàn)有效促進(jìn)了國(guó)家的發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案工作方面也是如此，迎來(lái)了巨大的轉(zhuǎn)變，但是隨著不斷的發(fā)展，肯定還會(huì)出現(xiàn)各種各樣的新問(wèn)題，因此相關(guān)工作者要進(jìn)行不斷探討，從而保證機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)不斷發(fā)展。

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