智慧檔案館建設初探

蔚玲

【摘要】當前，我們正處在萬物互聯、云端服務的時代，以互聯網大數據、云存儲、云計算、移動互聯網等為標志的網絡科技改變著人們的生活習慣，也給檔案館的建設和管理工作提出了新的要求和挑戰。檔案館的發展從最初的紙質文獻存儲功能開始向數字化、智慧化發展，智慧檔案館的建立是與時俱進的現代化檔案管理的必然要求。

【關鍵詞】智慧檔案館;建設

2014年9月，國家發改委聯合七部委發布《關于促進智慧城市健康發展的指導意見》，為中國的智慧城市建設確立了基本原則，智慧檔案館的建設就是應用智慧技術推動綜合公共服務，推動數字平臺的數據收集與分享的重要一環，是在數字檔案館的基礎上對檔案工作的又一重大推進，集中體現出“記憶中樞”的職能，一方面可以為黨和政府的決策提供參考，另一方面也是一個城市、一個地區乃至我們國家的記事本、回憶錄。本文就智慧檔案館的建設提出一些自己的看法和見解。

一、智慧檔案館的概念

智慧檔案館的概念是在數字檔案館的基礎上進一步發展而來的，可以分為狹義和廣義兩種。

狹義的智慧檔案館是指：將檔案館建設和智慧城市建設相結合，不僅作為單一的檔案管理、查詢服務的場所，而且作為智慧城市建設中的一環，發揮信息查詢、信息服務的優勢，在線上，利用原有數字檔案館的基礎，在檔案數字化、信息化的前提下，基于原有的數字信息存儲、查詢，派生而出的關聯推送、基于大數據查找的多館并聯模式、多元化的檔案管理模式;在線下，在檔案館建設中引進智能機器人、智能硬件配置等智能引導設備，從而更高效地進行管理和服務，并且引進先進建筑理念，如生態環保、節能降耗、可持續發展、堅固耐久、安全可靠、協調高效等理念。而廣義的智慧檔案館則簡單一些，只要是信息化、智能化信息管理的檔案館都可以稱為智慧檔案館。就發展趨勢而言，隨著人工智能AI的進一步推廣，狹義的智慧檔案館更應成為我們未來發展的重要方向。

二、智慧檔案館的特征

數字檔案館的建設讓檔案工作開展更加高效便捷，但也存在其固有的局限性。智慧檔案館建設就是要突破數字檔案館的局限，實現資源多元化、感知全面化、應用綜合化、存儲智能化。

（一）資源多元化。多元化的檔案資源是智慧檔案館建設的基礎，它不僅包括數字檔案館中檔案電子化的成果，還包括原生的紙質檔案、原生檔案和數字檔案在使用管理過程中衍生出的信息資源、研究成果以及相關資源使用者的大數據識別資料、與檔案資源相關的網絡信息、媒體信息、非物質文化信息等城鄉社會記憶資源等。通過多元的檔案資源，可以在授權訪問的條件下，讓檔案使用者獲取更多檔案的相關信息，更好地滿足其各方面需要，也可以使檔案管理工作者更好地管理檔案信息，提高檔案管理效率，提升檔案業務水平和服務水平。

（二）感知全面化。智慧檔案館建設的目的就是要讓受眾（即檔案使用者）對檔案有全面的感知。通過相應的技術手段，讓檔案資料不僅僅是作為冰冷的文字或電子信息片段，而是將檔案涉及的實體、檔案內容信息等通過大數據、互聯網、3D打印、人工智能等聯系起來，通過多種表現形式實現對檔案內容信息的全面感知，實現對檔案實體的感知，將檔案從文字描述變成可觀可感的現實，實現感知的全面化。

（三）應用綜合化。隨著移動互聯網和大數據的發展，智慧檔案館的服務范圍亦會從原來的簡單查詢功能向更廣泛的服務領域擴展，智慧化檔案館中檔案所包括的內容不僅僅是過往的資料，而是與大數據和移動互聯網相結合的實時移動查詢終端系統，為傳統搜索引擎所無法探究的專業領域提供智能化、專業化的指導。同時，通過提高檔案信息的全面率、準確度和實時性，可以使檔案信息的利用向更廣闊的空間擴展，從而實現檔案信息的綜合利用。

（四）存儲智能化。海量的存儲功能和精準的實時調用是智慧檔案館的基礎。這就需要在檔案數據存儲上做文章，實現數據存儲的智能化。大數據和云計算是實現存儲智能化的必由之路，但同時我們也應該注意到某些檔案所具有的特殊性和檔案的密級保護、授權訪問制度，要對檔案信息進行分類、分級存儲，在數據調用時要充分考慮到受眾的身份和查詢目的，精準推送，將紛繁復雜的檔案數據進行智能化的分類解析，最終將符合要求的檔案信息呈現給使用者，實現檔案信息存儲、調用的智能化。

三、智慧檔案館建設的結構框架

本文中探討的智慧檔案館主要是指狹義的智慧檔案館，也就是可以融入智慧城市建設之中的智慧檔案館。由于目前智慧城市建設各地發展水平不均衡，甚至大多地市都未實現智慧城市建設目標，智慧檔案館的建設也處于一個探索階段，個人認為智慧檔案管的建設框架主要應包括以下模塊：

（一）采集模塊。檔案信息的采集工作是智慧檔案館一切工作的基礎，采集工作做不好一切都是無源（下轉第167頁）

（上接第108頁）之水、無根之木。在檔案信息采集過程中，要注意以下幾點：一是做好對原始紙質、實體檔案的保存和收集，保護好信息的載體。二是做好對原始檔案的電子化、信息化處理，充分利用物聯網技術，對實體檔案進行智能化識別、定位、歸檔，并做好對電子檔案的備份工作。三是利用大數據做好對新媒體和傳統媒體信息的智能采集和自動歸檔工作，同時要做好甄別工作，去偽存真。四是做好檔案信息數據庫的建設工作，對數據庫的目錄索引算法進行優化，做到分級分檔存儲。

（二）管理模塊。檔案信息管理是實現智慧檔案的關鍵環節。在進行智慧檔案管理的過程中，要充分利用大數據和云計算，優化算法實現按需取用，依授權查詢。同時，要利用移動互聯網平臺，拓展檔案信息服務，通過線上檔案館、APP等形式，擴大檔案服務領域，構建“全民參與、以人為本、服務大眾”的檔案服務機制。

（三）監督模塊。智慧檔案館的檔案在查找過程中，可能會由于算法缺陷或操作人員失誤導致信息錯誤、授權失誤，這就要求一些重要檔案要采取二次授權、多人監督的模式進行。同時，對于實體檔案的管理、日常檔案業務監督指導也需要一套合適的監督制度體系。所以，基于智能化的監控、監管體系也就必不可少了。

（四）保護模塊。簡單來講，檔案保護就是對檔案的合理備份以及對實體檔案、機房、建筑的防火、防震、防磁以及電力供應保障等的專業保護制度。在智慧檔案館中，信息存貯可以在云端進行備份，而其他實體的保護則是基于智能化的控制系統進行，一個獨立于檔案管理系統之外的基于智能化管理的保護系統是必不可少的。

四、結語

誠然，在目前智慧城市建設仍處于探索階段之時，智慧檔案館的建設似乎還離我們很遙遠。但隨著人工智能、高性能材料以及工業技術等的發展，智慧檔案館必將成為智慧城市的亮點和支撐，智慧檔案工作在新時代必將會煥發青春與活力。