實物檔案收集與管理工作中存在的問題及對策

何彩燕

【摘要】實物檔案是檔案體系重要的組成部分，實物檔案的收集和管理需要安排特定人員進行妥善保管。本文針對企業(yè)在實物檔案的收集和管理過程中存在的問題進行了剖析，并對如何加強和完善實物檔案的收集和管理工作提出了相應(yīng)的對策。

【關(guān)鍵詞】實物檔案;收集;管理;方法

實物檔案是企業(yè)在業(yè)務(wù)工作中所形成的以及個人在其工作、生活中形成的以實體為載體的物品檔案，它直接承載著企業(yè)的榮譽與歷史，不僅對國家、社會和企業(yè)具有極高的保存價值，而且對企業(yè)未來的發(fā)展也具有很高的參考價值。隨著經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展，企業(yè)擁有的實物檔案越來越多，對于空間占用比較大的實物檔案，在收集和管理方面，存在著很多的問題，也存在很多的困難，這就要求我們在日常工作和生活中妥善處理好實物檔案的收集和管理。

一、檔案的收集與管理工作中存在的問題

隨著我國現(xiàn)代化進程的加快，國家對檔案的收集和保管日益重視起來，《檔案法》的頒布和執(zhí)行也是為了進一步加強檔案管理，以形成一套規(guī)范化和標準化的管理流程。但是在現(xiàn)實中，實物檔案的管理并沒有引起各企業(yè)的足夠重視，在保管過程中尚存在諸多問題，主要體現(xiàn)在如下幾個方面：

（一）實物檔案歸檔意識不足，保管工作不到位。很多企業(yè)對文書檔案建立了一套規(guī)范完整的管理體系，而對實物檔案卻不夠重視，歸檔意識薄弱，究其原因主要有三：1.對實物檔案認識不足，意識不到實物檔案對企業(yè)的價值與意義。2.沒有建立相應(yīng)的監(jiān)管及獎懲機制，造成實物檔案在保管上的疏忽。3.溝通不及時，造成實物檔案歸檔不及時，甚至造成實物檔案的破損或丟失等。

（二）實物檔案的應(yīng)用價值體現(xiàn)不足。由于實物檔案來源廣泛，不同屬性的實物檔案大小、形狀均不一致，個性化明顯，而且不同類別的實物檔案使用頻率不一，因此有些企業(yè)為了圖省事，往往將各種實物檔案集中統(tǒng)一存放，這就造成了在日常工作中，使用和展示實物檔案的機會較少，其在宣傳教育、弘揚企業(yè)文化的應(yīng)用價值方面未得到充分的體現(xiàn)。

（三）實物檔案的保管條件較差。與紙質(zhì)檔案和電子檔案相比，實物檔案在存放上往往對空間范圍要求較高。很多企業(yè)為了節(jié)省空間，在進行實物檔案存儲和保管時，所提供的空間范圍與妥善保管實物檔案必需的合理空間嚴重不符，容易造成實物檔案的過度堆積。這對于實物檔案的保管工作很不利，過度堆積的結(jié)果會導(dǎo)致實物檔案的意外破損，不僅會破壞實物檔案的完整性，而且也會導(dǎo)致實物檔案的價值大大降低。

（四）實物檔案保管的手段落后。檔案管理人員在進行實物檔案空間管理時，對實物檔案保管位置的編號分類， 大部分還停留在手工登記，對實物檔案隨意挪動，如有其他部門來借調(diào)實物檔案時，不容易快速地查找到該借調(diào)實物檔案排放的確切位置;借調(diào)實物檔案歸還時，沒有對該實物檔案進行原位置排放，對實物檔案的編號信息也沒有及時進行更新，編號前后不統(tǒng)一，導(dǎo)致對實物檔案查找困難。

二、改進實物檔案收集與管理的措施

（一）強化實物檔案管理意識，建立健全檔案管理工作制度。加強與深化實物檔案收集與管理意識，最直接的辦法是進行教育宣傳活動。企業(yè)可以結(jié)合《檔案法》在員工中普及實物檔案的價值與作用，加大對實物檔案收集與管理人員的培訓(xùn)力度。這些教育宣傳活動不僅能讓普通員工充分認識到實物檔案所承載的意義和歷史目的，從思想上提升對實物檔案的價值認知;對于實物檔案管理人員而言，可以從制度上對收集與管理行為進行規(guī)范和約束，進一步提高實物檔案工作人員對其本職工作的重視程度，提升實物檔案的管理意識以及管理水平。在進行宣傳教育的同時，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)制定在實物檔案收集與管理方面的規(guī)章制度以及獎懲機制，對于因某些部門或人員的疏忽大意而導(dǎo)致實物檔案遺失或損壞等行為，應(yīng)結(jié)合實物檔案的價值進行問責(zé)。此外，還可以將實物檔案的收集與管理成效納入員工的績效考核體系，獎勤罰懶，通過合理的管理制度，積極促進實物檔案管理人員自主學(xué)習(xí)和自我提升，有效提高其工作能力和管理水平。在實物檔案的收集、歸檔過程中，各部門應(yīng)當(dāng)積極配合，加強溝通與協(xié)調(diào)，保證實物檔案的完整性以及歸檔的及時性，確保實物檔案的收集與管理工作順利進行。

（二）拓展實物檔案的利用途徑，提高實物檔案的使用率。在實物檔案的利用過程中，可以在適當(dāng)?shù)胤綄ζ涑休d的信息進行分類標識，使觀覽人員清楚不同實物檔案的基本信息、文化背景、實物的性質(zhì)與功能。對實物檔案的具體信息進行明示，不僅可以充分發(fā)揮實物檔案的價值與作用，也提高了實物檔案的使用效率。為此，各企業(yè)可以結(jié)合本單位的經(jīng)濟及資源情況，因地制宜地對各實物檔案進行展示，有空間條件的，可以搭建實物檔案的展示臺、展示走廊等多種展示載體。企業(yè)還可以利用廣播、多媒體、LED屏幕、展示架等宣傳途徑，充分發(fā)揮實物檔案的初始記錄作用，展現(xiàn)企業(yè)文化。如很多企業(yè)都將具有榮譽性質(zhì)和功能的實物檔案在企業(yè)單位較為顯眼的地方進行擺放，在加強企業(yè)榮譽感的同時，可以起到展示企業(yè)獨有的文化特色、弘揚企業(yè)多元化文化的作用。（下轉(zhuǎn)第163頁）

（上接第110頁）

（三）升級實物檔案的管理條件。在實物檔案的收集與保管方面，企業(yè)結(jié)合自身實物檔案的性質(zhì)、功能、利用率、價值等特點，設(shè)立專門的實物檔案室。針對某些實物檔案對保管環(huán)境有特定要求，比如在防潮、防塵、防高溫等方面對儲存環(huán)境有較高的要求，可以按實物檔案的材質(zhì)確保特定裝具的規(guī)格，并對實物檔案室的空間結(jié)構(gòu)進行合理的規(guī)劃設(shè)計，以改善實物檔案的保管條件，提高檔案室空間的利用效率。在提高空間利用率的同時，盡量做到實物檔案擺放有序，確保各實物檔案的安全距離，這樣可以有效避免與其他實物檔案因意外碰撞而造成毀損，也可以方便工作人員對其日常維護和保養(yǎng)，實現(xiàn)實物檔案的精細化管理。

（四）對實物檔案進行數(shù)字化的收集與管理。在采用傳統(tǒng)方法對實物檔案進行保管的同時，企業(yè)還可以將先進的數(shù)碼技術(shù)引入到實物檔案的管理工作中，如可以對實物檔案進行拍照，對照片進行電腦圖片處理，也可錄制成光盤進行宣傳，制定實物檔案數(shù)字化信息的管理方式，并與相關(guān)的文書檔案建立相對應(yīng)的標識關(guān)系，形成一套對實物檔案具有索引查找的電子數(shù)據(jù)庫管理模式，以便快捷地調(diào)用抽取實物檔案的圖像，方便查找及利用，減少手工登記的失誤與涂改，對實物與編號及時進行更新，前后信息一致，節(jié)省人力物力。同時，利用互聯(lián)網(wǎng)功能建立網(wǎng)頁，將實物檔案圖片加入簡潔的文字介紹，進行編輯后上傳到網(wǎng)頁以供瀏覽，拓展宣傳渠道和范圍，使得實物檔案得到更充分的宣傳與利用，管理更加科學(xué)。

三、結(jié)束語

實物檔案不僅記載了企業(yè)在不同發(fā)展階段所取得的成績，也體現(xiàn)著企業(yè)文化的沉淀與積累。為了加強實物檔案的收集與管理工作，各企業(yè)不僅應(yīng)當(dāng)建立健全完善的實物檔案收集與管理制度，還必須采取行之有效的措施以確保這些規(guī)章制度落到實處。企業(yè)在不斷地總結(jié)自身實物檔案管理中所取得經(jīng)驗的同時，也可以吸收和借鑒其他單位在實物檔案管理方面的一些好的做法，適當(dāng)加大在實物檔案收集與管理方面人、財、物等投入力度。也只有這樣，才能穩(wěn)步推進本企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化和標準化進程，以更好地發(fā)揮實物檔案的獨特作用。

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