中學檔案管理數字化建設面臨的困境及對策

李翠松

【摘要】從中學檔案管理工作實際情況來看，因為各方面因素的制約，中學檔案管理數字化建設仍舊面臨諸多的困境，是否能夠有效突破這些困境成為中學檔案管理數字化建設的關鍵所在。上述背景下，本文針對中學檔案管理數字化建設面臨的困境實施系統的分析，并基于中學檔案管理實際情況提出加強中學檔案管理數字化建設的措施與建議，旨在為中學檔案管理事業的發展貢獻自己的綿薄之力。

【關鍵詞】中學檔案管理;數字化建設;困境;對策

在信息化技術、科學技術快速發展的背景下，當前社會已經全面進入“互聯網+”時代，檔案管理通過多年的數字化建設，信息化處理方式已經全面取代了傳統的人工處理方式。中學作為培養社會主義人才的重要機構，檔案管理工作的好壞不僅關系到中學的發展，同時也會對我國社會與經濟的發展產生一定程度的影響。新課程改革的持續深入，中學也在進行著全面的改革，涉及的檔案信息資料更為復雜、多元，檔案管理數字化建設成為應對上述問題的重要途徑。但從當前中學檔案管理數字化建設的現狀來看，其仍舊面臨諸多困境，導致中學檔案管理數字化建設的整體情況不夠理想，如何加強檔案管理數字化建設成為中學急需解決的重要課題。

一、中學檔案管理數字化建設面臨的困境

（一）中學內部認知不足。傳統理念中，中學歷來更為傾向于教研工作，在檔案管理方面的重視程度不足。相較于中學教研工作的數字化建設來說，檔案管理數字化建設并沒有被提到足夠的高度，導致檔案管理數字化建設存在嚴重的滯后性。

（二）檔案管理體系不完善。對中學檔案管理數字化建設來說，其不僅需要充分遵循數字化建設的相關規律，同時也需要綜合參考中學教研事業的發展，建立健全檔案管理體系。然而，從諸多中學檔案管理數字化建設實際來看，大部分中學并沒有把檔案管理數字化建設歸納到整體發展戰略中來，自然也就沒有針對檔案管理數字化建設建立針對性的管理體系，仍舊沿用傳統的檔案管理體系，顯然不適應檔案管理數字化建設的需求。

（三）基礎配套設施滯后。正如上文所述，中學本身對檔案管理數字化建設的重視程度不足，檔案管理數字化基礎配套設施滯后，諸多基礎設施性能老舊，顯然難以滿足當前中學檔案信息資料的復雜化趨勢，基礎配套設施的滯后，嚴重制約了中學檔案數字化建設的推進。

（四）管理隊伍專業能力欠缺。中學檔案數字化建設本身是一項動態的工程，其必然需要跟隨信息化技術的發展來進行動態的優化調整。這就對檔案管理隊伍的專業能力、綜合素質提出了非常高的要求。但從中學檔案管理隊伍的實際情況來看，年齡老化、專業能力欠缺是普遍存在的問題，現有檔案管理隊伍的綜合素質參差不齊，顯然難以勝任檔案管理數字化建設的相關要求。

二、加強中學檔案數字化建設的措施與建議

（一）加強中學內部宣傳教育工作。中學內部是否能夠正確認知檔案管理數字化建設，直接關系到最終建設的效果與質量。這就需要各個中學加強檔案管理數字化建設的宣傳教育工作，綜合參考檔案管理數字化建設的要求、實際，在中學內部建立多元化的宣傳途徑，包括宣傳欄、內部媒體、學習會議等，使得內部教職工均能夠意識到檔案管理數字化建設對中學發展的意義。如此，才能夠在中學內部形成共同的認知，主動參與、配合檔案管理數字化建設的開展。

（二）加強檔案管理硬件設施建設。對于中學檔案管理數字化建設來說，要想保障數字化建設的效果，良好的基礎設施至關重要。這就需要各個中學全面加大檔案管理數字化建設的投入力度，主動更新當前的計算機設備，同時需要完善檔案管理數字化建設需要的硬件設備，包括掃描儀、打印機、相機等相關產品，為中學檔案管理數字化建設的開展奠定扎實的基礎。與此同時，各個中學還應當主動去完善檔案管理網絡系統，注重內網與外網之間的有效隔離，真正構建互聯互通、高速安全的網絡系統，進一步提升檔案管理系統、網絡的安全性。

（三）完善數字化建設整體計劃。中學檔案管理數字化建設本身是一項參與人員眾多、工作量巨大的工作，其必須要充分結合中學發展戰略來進行數字化建設的整體規劃。首先，針對檔案管理隊伍做好動員工作，通過動員會議，明確中學檔案管理數字化建設的整體目標，進一步強調檔案管理數字化建設的重要性、緊迫性以及必要性，使得檔案管理部門能夠在思想層面達成高度一致，全面履行自身的職責。其次，建立系統的檔案數字化建設計劃。充分結合中學檔案的數量、種類，同時參考現階段檔案管理軟硬件狀況，基于中學發展規劃，詳細制定檔案管理數字化建設的短、中、長期計劃，明確各個階段中學檔案管理數字化建設的順序、范疇，綜合參考人力、財力、物力情況進行階段性任務的制定。為有效保障檔案管理數字化建設的有序推進，應當組建以中學主要負責人為組長、分管教務領導為副組長，各個教職工主動參與、檔案管理隊伍協調開展的領導小組，將檔案管理數字化建設的職責落實到個人，使得中學檔案管理數字化建設能夠嚴格按照流程、制度來落實。檔案管理數字化建設領導小組應當著重落實數字化檔案處理的范疇及順序，應當嚴格按照“突出重點、先急后緩”的基本原則來開展檔案鑒定工作，需要將“永久保管”“年代久遠”“瀕臨破損”“利用價值高”“編研材料”和“全卷宗”的檔案作為數字化建設的優先考慮對象。最后，建立健全著錄規章制度。為有效保障中學檔案數字化建設的全面開展，必須要建立健全著錄規章制度，將《檔案著錄規則》《紙質檔案數字化技術規范》以及《文獻檔案資料數字化工作導則》作為著錄制度制定的基本原則，全面統一、規范檔案的提名與分類，全面提升數字化建設的檢索效率與質量。

（四）構建基于新興技術的檔案平臺。在具備海量檔案信息資源的狀況下，倘若無法針對這些檔案資源進行有效的利用，則必然會引發資源浪費現象。對中學檔案數字化建設來說，應當主動納入新興的信息化技術，構建基于大數據技術的檔案資源平臺，綜合利用該平臺進行檔案信息資源的共建共享。各個地區中學應當在檔案管理數字化建設方面進行有效的協調，構建區域一體的檔案管理資源平臺，統一中學檔案管理的具體標準，使得各個地區的中學能夠在檔案方面進行無縫的對接，通過大數據技術的接入，能夠針對檔案資源進行及時挖掘、歸納、整理，將其整合在中學檔案資源平臺當中，使得中學檔案資源實現歸檔、使用的一體化。與此同時，中學檔案管理數字化建設還應當致力于云計算技術的引入，針對兩者的優勢進行充分的整合，全面提升檔案管理平臺的服務、功能。

（五）重視檔案管理隊伍培訓及引進。正如上文所述，檔案管理隊伍專業能力欠缺是制約中學檔案管理數字化建設的重要因素。對各個中學來說，必須要重視檔案管理隊伍培訓及引進工作，為檔案管理數字化建設提供充足的人才儲備。其一，基于中學檔案管理數字化建設需求，加大檔案管理人才培訓教育力度，全面提升現有隊伍的綜合素質。其二，加強檔案管理綜合型人才的引進工作，以此來完善檔案管理隊伍的知識儲備、專業水平，帶動檔案管理隊伍整體素質的全面提升。

三、結語

綜上所述，中學檔案管理數字化建設是“互聯網+”時代必然的發展趨勢，無論是對中學發展，還是對人才培養，都具有重要的現實意義。對各個中學來說，必須要深入分析檔案管理數字化建設面臨的困境，主動吸收先進的經驗與技術，將檔案管理數字化建設納入中學整體規劃，提升檔案管理數字化建設的效率與質量，為教育事業的發展奠定扎實的基礎。

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