試論事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的重要性

譚藝

【摘要】人事檔案是事業(yè)單位、企業(yè)單位重要的人事工作基礎(chǔ)，直接關(guān)系到企事業(yè)單位人才梯隊(duì)的建設(shè)和發(fā)展，是企事業(yè)單位發(fā)展的重要輔助力量。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)、人工編制處理的人事檔案已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企事業(yè)單位發(fā)展需求，檔案信息化建設(shè)成為必然趨勢。本文從事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的必要性入手，分析當(dāng)前存在的問題，探討優(yōu)化措施。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位人事檔案;檔案信息化;重要性分析

人事檔案中包含著工作人員的工作年限、主要經(jīng)歷、主要業(yè)績以及獎(jiǎng)罰等信息，是事業(yè)單位的人力資源基礎(chǔ)，只有保證人事檔案長久、有效保存才能夠保證事業(yè)單位人才梯隊(duì)建設(shè)得當(dāng)，為管理層進(jìn)行人才的使用提供重要依據(jù)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展，信息化檔案平臺(tái)和保存方式才能夠得到有效、長期的保存。目前事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)還存在一定的問題，需要進(jìn)行優(yōu)化，提高對(duì)人事檔案保存和利用的程度。

一、人事檔案信息化建設(shè)

（一）人事檔案信息化建設(shè)存在的問題。人事檔案對(duì)于事業(yè)單位的人才使用具有重要意義，事業(yè)單位管理層和工作人員能夠認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，卻對(duì)人事檔案信息化建設(shè)不夠重視，不少事業(yè)單位人事檔案的管理還停留在傳統(tǒng)工作模式，對(duì)于工作人員的信息重視度不足，有疑問或有需要時(shí)無準(zhǔn)確信息可依據(jù)的現(xiàn)象并不少見;在人才開發(fā)、選拔、培養(yǎng)等方面，對(duì)既有人才檔案信息的挖掘和使用深度不足，人才梯隊(duì)建設(shè)存在較大的領(lǐng)導(dǎo)決定程度和隨意程度;日常材料收集不及時(shí)、不全面，經(jīng)常有人員出現(xiàn)調(diào)動(dòng)、晉升等異動(dòng)時(shí)才進(jìn)行檔案材料補(bǔ)充，人事檔案漏洞很多;部分事業(yè)單位還停留在紙質(zhì)、手工錄入信息的工作形式，人事檔案工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力、有效性低，部分事業(yè)單位開發(fā)信息化平臺(tái)，卻難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交流，對(duì)人才梯隊(duì)建設(shè)的輔助不盡如人意。

（二）人事檔案信息化建設(shè)的重要性。對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位人力資源管理工作具有重要意義。首先，進(jìn)入信息化平臺(tái)的檔案可以進(jìn)行永久保存，且在服務(wù)器完好的情況下可以有效避免人為和自然因素的損傷，規(guī)避了紙質(zhì)檔案保存過程中溫度、濕度、鼠蟲等因素的影響，且信息化人事檔案修復(fù)難度較紙質(zhì)檔案更低。其次，信息化平臺(tái)進(jìn)行信息查詢、錄入、修改時(shí)更加便捷，較紙質(zhì)檔案更容易進(jìn)行搜索和修改，幫助人事檔案管理人員在日常工作時(shí)順利進(jìn)行查詢、添加、刪除和修改，并且對(duì)各信息化平臺(tái)之間數(shù)據(jù)信息的交流與共享提供了技術(shù)和平臺(tái)基礎(chǔ)。

二、優(yōu)化人事檔案信息化建設(shè)的措施

（一）正確認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)。事業(yè)單位管理層和工作人員既要認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)單位發(fā)展的重要，也要認(rèn)識(shí)到信息化檔案平臺(tái)建設(shè)的重要性，在短時(shí)間內(nèi)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案建設(shè)和管理的模式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)解決傳統(tǒng)人事檔案管理中遇到的問題，提高人事檔案工作效率和質(zhì)量。事業(yè)單位管理層要強(qiáng)化人事檔案信息在選人用人中的重要性，通過對(duì)人事檔案的數(shù)據(jù)化、科學(xué)化使用，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位用人制度的科學(xué)性、合理性，避免選人用人中的人為因素，為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供助力。

（二）完善人事檔案信息化建設(shè)制度。人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)與管理的制度與傳統(tǒng)人事檔案管理有較大不同，事業(yè)單位管理層要正視這一點(diǎn)，針對(duì)信息化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)和運(yùn)維建立相應(yīng)的工作制度，對(duì)人事檔案的日常維護(hù)、關(guān)鍵事件添加管理、信息平臺(tái)運(yùn)維、數(shù)據(jù)交流共享等人事檔案信息化管理方面進(jìn)行統(tǒng)一要求，防止人事檔案在管理過程中因新運(yùn)營方式出現(xiàn)問題、影響檔案管理效率。在人事檔案信息化管理過程中，要落實(shí)管理制度，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的保存和維護(hù)，防范不法分子入侵，降低資料泄露和丟失的可能性。

（三）加大財(cái)政資金對(duì)信息化建設(shè)的投入。事業(yè)單位要重視對(duì)人事檔案信息化建設(shè)和管理，更要通過財(cái)務(wù)資金對(duì)人事檔案的信息化平臺(tái)建設(shè)進(jìn)行投入，一方面提高平臺(tái)建設(shè)的質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)信息化設(shè)備和技術(shù)的引進(jìn)和使用，另一方面加強(qiáng)對(duì)管理人員的專項(xiàng)培養(yǎng)，為事業(yè)單位人事檔案信息化管理提供優(yōu)質(zhì)的物質(zhì)基礎(chǔ)，為事業(yè)單位可持續(xù)用人提供幫助，為人事資源數(shù)據(jù)化和交流共享提供技術(shù)基礎(chǔ)。

（四）提高人事檔案管理人才專業(yè)水平。事業(yè)單位人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，必須伴隨著對(duì)人事檔案管理人員的培養(yǎng)和提升，事業(yè)單位要注意引進(jìn)具有信息化運(yùn)維和管理能力的高素質(zhì)人才，也要注意對(duì)既有工作人員的信息化技能提高，為人事檔案信息化建設(shè)和管理培養(yǎng)專業(yè)水平合格的人才梯隊(duì)，保證人事檔案信息化管理工作質(zhì)量和效率，提高事業(yè)單位對(duì)人事檔案的使用效率。

三、結(jié)束語

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案的信息化建設(shè)成為事業(yè)單位發(fā)展的時(shí)代性需求，對(duì)事業(yè)單位人才梯隊(duì)建設(shè)和人才使用提供可靠的數(shù)據(jù)支持，為事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息共享和交流提供技術(shù)基礎(chǔ)，為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造更為有利的條件。

【參考文獻(xiàn)】

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