信息化在解決傳統公證服務問題中的優勢與應用策略

摘 要 目前我國公證行業的服務口碑發展狀況并不理想，相應服務質量低且效率差等問題廣受群眾詬病，導致公證服務成為群眾最不愿意選擇的方式。隨著信息化技術的發展，多數傳統行業的服務效率都可以借助這一技術得到顯著改善，公證服務也不例外。本文認為信息化技術在解決傳統公證服務問題時具有一定優勢，因此對傳統公證服務問題進行了總結，論證了信息化技術應用的優勢，提出應用建議，以期為業內機構提供參考。

關鍵詞 公證服務 信息化 優勢 應用

作者簡介：賀小梅，山西省呂梁市呂梁公證處。

中圖分類號：D926.6 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.07.188

一、傳統公證服務存在的問題

（一）難以滿足公證服務審查工作的時代需求

目前我國公證服務最主要的服務對象仍是基層群眾，傳統的公證服務審查工作受信息不對稱等因素的影響，很難保證其高效性。而目前我國各行業在服務質量及效率改革方面的發展趨勢較為統一，傳統公證服務審查工作的低效化問題日漸凸顯，明顯無法滿足行業時代性改革的基本需求。

從傳統公證服務中審查工作的實際條件及運行情況來看，傳統公證服務中審查工作一般先由當事人提出公證申請，在申請提出時，公證機構不了解當事人的實際情況和各類證明所需材料，當事人多數也不了解公證機構提供相應公證服務時所需要的材料類型，這種信息不對稱導致了大多數公證申請在首次接待過程中無法直接處理或完全處理，最少也需要進行兩次服務活動。而就個人了解來看，大多數公證服務中當事人往返公證機構的次數都超過兩次，這不僅嚴重影響了公證服務的基本效率，同時也降低了社會群眾對公證服務行業的認可度。

（二）難以應對行業內、日漸加劇的競爭壓力

信息化改革幾乎存在于當今時代的所有行業當中，公證行業作為服務領域的特殊行業之一也不例外，因此有許多較為前沿的公證機構都已經開始了全面的信息化改革。這一改革趨勢對業內機構產生了較大的競爭壓力，由于傳統公證服務行業在群眾中的口碑普遍不高，其中效率低下是群眾詬病最為嚴重的問題之一，而較早利用信息化技術改革來提升公證服務效率的機構往往能夠贏得更大規模的市場，對相對保守的機構造成較大的行業內競爭壓力。因此各類公證機構在面對新時期行業內的競爭現狀時，有必要及時進行信息化改革，迎合時代發展潮流以獲得更大的發展空間。

二、信息化技術在解決上述問題中的優勢

（一）有效提升公證機構審查工作的效率

在面向社會的公證服務供給過程中，機構所提供的服務信息與公證當事人之間的信息存在不對稱和不透明的問題，這使得機構難以在第一時間有效獲取當事人所需公證事務的完整信息，也因此導致了當事人在請求和獲取服務的過程中需頻繁往返來提供完整信息的情況。

從本根上來說，提供高效服務是公證機構的基本責任，因此解決信息不對稱、不透明問題也是公證機構的責任。而解決該問題最有效的策略是對信息渠道進行優化，在借助信息技術手段支持的情況下，公證機構可以在當事人現場提出需求時第一時間對其所提供的材料進行篩查，在發現其所提供的材料不完整時可以通過網絡信息渠道第一時間從其他相關機構的信息平臺中獲取有效信息，進而大幅提升工作效率，同時也有效降低當事人往返來完善資料的情況，進而提升群眾滿意度。

（二）通過信息共享實現區域間公證人才的有效共享

從目前我國公證體系和公證工作的發展現狀來看，行業內部的區域壁壘問題較為突出，其中最突出的表現為基層行政區域內公證機構類型豐富和數量較多，但各組織內高水平專業人才的數量相對有限，這在一定程度上限制了公證服務的效率和質量提升。而這一限制在短期內難以得到解決（需要在相關政府工作體系、行政管理和監督體系等的全面改革后執行），換言之，短期內國內公正行業的區域壁壘問題難以從制度層面上徹底解決，因此要解決公證人才資源的發展水平與利用質量，還需要考慮變通的調整方式來改進公證人才資源的保障方式。

信息化時代下，信息資源的共享條件成為有效打破公證行業區域壁壘的一個有效條件，消除當前行業內部非集約化發展所導致的資源限制問題。各機構將通過信息渠道實現人才資源信息的共享，幫助各地區機構快速獲取日常工作中需求度較低但特定公證業務中利用質量要求較高的優秀業務精英，通過線上快速借調進行遠程在線業務處理等，實現高效的人才借調的同時也能夠消除當前的行業內部的執業區域壁壘，大幅提升公眾資源的利用率，輔助提升群眾滿意度。

（三）滿足服務對象對于信息化服務的時代性需求

當今時代是建立在互聯網和信息化技術基礎上的特殊時代，當前時代下社會大眾的生活與思維方式都呈現出明顯的信息化時代特征，例如人民群眾越來越習慣于利用移動互聯網和智能終端進行便捷的服務申請、服務獲取和服務使用。這種習慣已經滲透到社會的各個層面，也幾乎貫穿了大眾生活的所有領域。

這使得我國基層群眾對于各類社會服務的形式都有較高的信息化需求，其對公證服務的信息化需求自然也不例外。在時代發展的基本趨勢下，公證行業無論是從自身發展角度來看，還是從滿足服務受眾的需求角度來看，都有必要逐步發展并完善信息化服務的基本能力，否則必將被時代所淘汰。

三、信息化技術在公證服務中的應用策略

（一）公證機構全面強化信息化服務理念

要想更好地發展與應用信息化技術，公證機構需要在機構管理層面和服務供給層面分別進行信息化理念的全面改革：

首先，要全面強化在組織內部管理以及組織服務工作中的信息化理念。在信息化時代背景下，信息化改革可以為幾乎所有組織的內部管理提供大量支持，全面改進機構的運行效率和管理質量，因此公證機構管理人員應當充分認識到信息化改革對于組織發展的重要意義，同時引領機構所有基層公證人員重新認識信息化發展的時代價值，形成對信息化公證服務價值優勢的正確認識。具體到工作實踐中，公證機構從上至下的各級領導和基層服務人員都應當建立起完善的信息化服務理念，消除以往公證人員長期工作于行政體制下所產生的官本位思想、一刀切工作理念等等，充分利用信息化技術來提升工作的質量和效率，贏得人民群眾的高度認可。

其次，要建立并完善公證機構的信息化服務渠道。要在官方網站（包括網站查詢和網頁公證預約與申請平臺）的服務系統基礎上，繼續提供包括微博、微信等平臺的便民服務手段，通過公證機構內部服務信息資源的整合與共享，使公眾能夠通過多種終端更快捷地查詢所需求的信息，進而提升公證機構首次接待當事人時成功完成準備工作的比例，從而有效避免當事人在公證申請時的頻繁往返問題。

（二）建立行業信息共享平臺

通過前文分析可知，目前我國公證行業存在一定的執業區域壁壘，根本原因在于區域間以及公證機構間的信息資源及其他資源的共享水平相對較低，因而限制了行業競爭環境的發展，也在一定程度上限制了公證資源的有效利用。我們建議未來公證行業的發展可以逐步加強行業內部的信息互通與共享，以此解決行業資源利用質量較低的問題，同時也強化信息互通增強對行業內部競爭壓力的傳遞。

逐步建立高度統一的公證信息標準。目前我國各地區以及各類公證機構在信息化工作中所采取的數據處理標準化方案不完全相同，這在很大程度上限制了行業內部資源共享的條件，也不利于機構間的信息互通。而大多數政府對于證據類信息的需求較為復雜，不同公證機構所保存的主要信息類型有所差異，在以往信息共享度不足的情況下，公證機構會要求當事人從其他機構處獲取相應信息來滿足自身工作需求，而在相對統一的數據標準下，公證機構可以跳過對當事人的要求，直接從相關機構中獲取所需信息，由此可進一步提升工作效率，并提高公共資源的利用質量。

（三）拓展信息化服務范圍、創新服務形式

從目前我國網絡和信息化服務行業的整體發展來看，基于信息化技術的現代服務內容與形式都有了十分顯著的多樣化發展成果，這也說明了信息化技術不僅僅能夠在服務效率和質量上提供重要支持，還能夠為服務類型與內容的拓展創造基本條件，進而改善公證服務的豐富性。結合個人工作經驗與體會來看，公證服務的信息化創新主要可以從如下兩個方面進行：

首先，可以利用公證服務資源的數字化條件，開展更多樣化的查詢服務工作。社會群眾對公證服務的需求并非完全局限于法定公證業務，也存在許多十分簡單的信息查詢需求，而此類需求在以往通常以公證服務的形式向群眾提供，這不僅增加了群眾服務獲取的基本門檻，也在一定程度上浪費了公證服務的人才資源。而借助信息化技術可以面向社會群眾提供合規的透明公證信息查詢服務，以自助服務替代人工服務而規避上述問題。

其次，可以在現有信息資源的基礎上建立大數據分析系統，利用數據分析和挖掘結果來為公證工作提供更高效的數據資源支持。比如目前許多公證服務中需要對公證當事人的申請進行核實，在人工核實時，需要對當事人的多數復雜無用信息進行識別，整體審核效率相對較差。而利用大數據分析可以較為精準地定位關鍵審核信息，使系統可以自動對網絡上提交的公證申請相關當事人信息進行快速核實，第一時間發現無效申請并自動拒絕，進一步避免公證資源的浪費。

參考文獻：

[1]孫兵.淺談我國公證信息化建設的問題及建議[J].法制博覽，2018（19）：147.

[2]朱玉笙.基于信息化建設的公證檔案管理問題[J].卷宗，2017（31）：33.