簡(jiǎn)析新農(nóng)村建設(shè)形勢(shì)下指導(dǎo)站的檔案管理

楊韓露

在新農(nóng)村建設(shè)形勢(shì)下，指導(dǎo)站的檔案管理工作十分重要，它是落實(shí)實(shí)際工作中技術(shù)服務(wù)與教育職責(zé)，充分發(fā)揮自身作用的基礎(chǔ)性工作。做好指導(dǎo)站的檔案管理工作，將會(huì)為新形勢(shì)下的工作順利開(kāi)展提供有利條件。

1、指導(dǎo)站檔案管理的重要性

①為實(shí)際工作提供決策依據(jù)

在指導(dǎo)站的檔案管理工作中，收集保存著大量有價(jià)值的女性群眾信息和以往工作案例等資料，是指導(dǎo)站統(tǒng)計(jì)數(shù)字的重要來(lái)源，通過(guò)對(duì)檔案中的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以為指導(dǎo)站的工作決策提供參考。而且，根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以對(duì)當(dāng)前工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析對(duì)比，用于指導(dǎo)當(dāng)前的各項(xiàng)工作，使指導(dǎo)站的工作有重點(diǎn)、有計(jì)劃、有落實(shí)，更好地完成指導(dǎo)站承擔(dān)的技術(shù)服務(wù)與培訓(xùn)等工作目標(biāo)。

②能夠更優(yōu)質(zhì)地服務(wù)于廣大育齡女性

指導(dǎo)站的檔案管理工作可以為廣大女性群眾提供更優(yōu)質(zhì)的技術(shù)指導(dǎo)和服務(wù)，促進(jìn)指導(dǎo)站各項(xiàng)工作不斷改進(jìn)，能夠進(jìn)一步解決廣大女性群眾遇到的各類(lèi)實(shí)際問(wèn)題。指導(dǎo)站的檔案管理，可以對(duì)實(shí)際工作中的資料進(jìn)行整理和分析，針對(duì)分析中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行具體的指導(dǎo)和技術(shù)服務(wù)，使指導(dǎo)站的工作更能滿(mǎn)足實(shí)際工作的需求。

2、指導(dǎo)站檔案管理中存在的主要問(wèn)題

①重視程度不夠，工作人員素質(zhì)不高

當(dāng)前，在一些指導(dǎo)站檔案管理的實(shí)際工作中，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有給予充分重視，對(duì)檔案管理的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理工作的支持不夠。由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，導(dǎo)致各部門(mén)對(duì)檔案管理支持和配合不力，提供的檔案材料不夠全面準(zhǔn)確，存在著資料造假等問(wèn)題，導(dǎo)致指導(dǎo)站的部分檔案資料的真實(shí)性不夠，不能滿(mǎn)足為領(lǐng)導(dǎo)提供參考、為女性群眾提供服務(wù)的要求。而且，指導(dǎo)站的檔案管理工作人員大多屬于兼職的，工作不專(zhuān)心、不嚴(yán)謹(jǐn)，在收集檔案資料時(shí)，存在疏漏問(wèn)題，使資料收集得不夠全面，缺少系統(tǒng)性。隨著檔案管理信息化程度的提高，檔案管理人員素質(zhì)跟不上檔案管理工作的要求，對(duì)新技術(shù)、新的管理手段不夠了解，對(duì)信息化設(shè)備的實(shí)際操作能力有待提高。管理人員對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)還需要提高，檔案管理工作中創(chuàng)新能力較差。由于一些指導(dǎo)站負(fù)責(zé)檔案管理的人員流動(dòng)性比較大，不能長(zhǎng)期任職，而且在指導(dǎo)站內(nèi)屬于邊緣人員，再加上有的檔案管理人員文化程度不高，自覺(jué)能力不足，對(duì)檔案管理知識(shí)一知半解，使檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)各種失誤。

②制度不夠完善，基礎(chǔ)工作不到位

一些指導(dǎo)站對(duì)制度化管理不夠重視，沒(méi)有制定相應(yīng)的規(guī)章制度，更談不上執(zhí)行。即使有的制定了管理制度，也只是掛在墻上，甚至鎖在抽屜里，形同虛設(shè)，沒(méi)有起到應(yīng)有的作用。而且檔案管理所需的硬件設(shè)施欠缺，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房，甚至沒(méi)有專(zhuān)用的檔案柜。各種材料混放在一起，導(dǎo)致資料污損、丟失現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。由于對(duì)指導(dǎo)站的管理工作缺乏具體的要求和指導(dǎo)，導(dǎo)致資料的收集和保管不規(guī)范，導(dǎo)致組卷無(wú)序，序號(hào)不清，一卷多冊(cè)等問(wèn)題出現(xiàn)。而且資金投入嚴(yán)重不足，信息化建設(shè)速度慢。

3、提高指導(dǎo)站檔案管理工作水平的措施

①提高認(rèn)識(shí)，滿(mǎn)足經(jīng)費(fèi)需要

指導(dǎo)站的檔案管理工作是計(jì)劃生育工作的重要組成部分，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作納入工作日程，促進(jìn)檔案管理工作與指導(dǎo)站其他工作同步發(fā)展。采取多種方式，加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要意義的宣傳教育，在指導(dǎo)站上下形成檔案管理非常重要的共識(shí)。積極領(lǐng)導(dǎo)要支持檔案管理工作，確保經(jīng)費(fèi)投入，加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)速度，為檔案管理工作選配高素質(zhì)的工作人員，使檔案管理工作在人力、財(cái)力等方面得到切實(shí)保障，促進(jìn)指導(dǎo)站檔案管理事業(yè)持續(xù)發(fā)展。

②更新觀(guān)念，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

指導(dǎo)站檔案管理人員的素質(zhì)是保證工作質(zhì)量關(guān)鍵，現(xiàn)在檔案管理信息化步伐正在加快，檔案資源需求和利用率日益增大，在這樣的形勢(shì)面前，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求更高。不僅要盡到保管職能，還要具備信息化設(shè)備運(yùn)用能力，對(duì)保管的檔案資料非常熟悉，與當(dāng)前實(shí)際工作銜接緊密，具有對(duì)檔案資料快速檢索及分析能力，能迅速及時(shí)地為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的參考資料。檔案管理人員還要加強(qiáng)工作責(zé)任心，創(chuàng)新工作方法，改變檔案管理的傳統(tǒng)思維和模式，運(yùn)用新技術(shù)、新方法做好檔案管理工作。指導(dǎo)站要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的整體素質(zhì)，以利于指導(dǎo)站檔案管理工作的順利開(kāi)展。

③加強(qiáng)制度管理，推進(jìn)檔案管理水平的不斷提高

完善的檔案管理制度是做好檔案管理工作的重要保證，要結(jié)合工作實(shí)際，制定和完善檔案管理的規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。指導(dǎo)站的檔案管理工作內(nèi)容比較繁雜，指導(dǎo)站要加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)目標(biāo)責(zé)任，加強(qiáng)監(jiān)督考核，建立起責(zé)任追究制度，使檔案管理人員做到嚴(yán)于律己，提高工作成績(jī)。進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理方式和手段，建立符合指導(dǎo)站實(shí)際情況的管理模式，做好檔案資料的收集、分類(lèi)整理和保管、利用等工作，及時(shí)準(zhǔn)確地解決檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，持續(xù)推進(jìn)指導(dǎo)站檔案管理水平的提高。

總之，目前指導(dǎo)站的檔案管理還沒(méi)有完全引入信息化技術(shù)，管理方式陳舊，水平不高。需要進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，應(yīng)加強(qiáng)資金投入，人力投入和精力投入，把三投入做好了，檔案管理自然會(huì)水漲船高。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣計(jì)劃生育宣傳指導(dǎo)站）