淺談如何做好醫院檔案管理工作

劉麗麗

【摘要】檔案管理是醫院管理工作的重要一環，其所管理的檔案能夠記錄醫院的發展歷程，也為醫院有關決策提供真實可靠的參考依據，作用十分顯著。在新醫改背景下，醫院檔案管理要更加注重檔案管理的兩重性——檔案形式和管理形式，更加科學規范檔案管理工作[1]。但是在實際情況中檔案粗放式管理現象仍然十分嚴重，因此，在實現醫院現代化發展的路途上必須加強醫院檔案管理工作，為醫院標準化建設發展奠定良好基礎。本文針對新醫改下醫院檔案管理工作中存在的問題及其對策一一研究探討。

【關鍵詞】醫院;檔案;管理

【中圖分類號】R821.4+2【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-6851（2019）07-106-01

1 制約醫院檔案管理現代化的因素分析

1.1 經費投入不足的因素

醫院檔案現代化管理離不開先進設備的投入，先進檔案設備、軟件的采購需要必要的經費支出。目前，醫院尤其是基層醫療衛生機構的經費十分緊張。此外，醫院檔案管理作為一項基礎性工作，只見“經費投入”不見“經濟效益產出”，短期效益難以體現。長期以來，醫院檔案管理及其現代化發展得不到足夠的重視，現代化管理科技手段投入不足，成為制約醫院檔案現代化管理的重要因素。

1.2 管理理念陳舊的因素

醫院檔案管理實現現代化離不開先進的管理理念。計劃經濟條件下，檔案管理人員的思想陳舊，重檔案管理輕利用的現象普遍存在，且對醫院檔案現代化管理工作的重要性認識不足，導致對于新的檔案管理方法和手段的研究不足，成為制約醫院檔案現代化的短板。此外，檔案管理理念陳舊還表現在對醫院檔案管理缺乏前瞻性，檔案管理觸角不夠敏銳，對醫院檔案管理的新政策、新舉措、新要求理解不透、掌握不深，檔案管理理念不能夠與時俱進。理念是行動的先導，正是受管理理念等因素制約，醫院檔案管理現代化的成效才有待進一步提升。

1.3 管理素能薄弱的因素

醫院檔案現代化管理需要一支復合型人才隊伍，不僅需要掌握扎實的檔案專業理論知識，還需要將現代信息技術和現代管理理念應用于醫院檔案管理中。但從醫院檔案管理的現狀來看，從事醫院檔案管理的人員中大多是從行政、護理、醫技等崗位交流過來的，非檔案專業人員管理檔案的現象較為普遍。缺乏系統的檔案專業知識培訓，檔案管理人員的現代化專業水平參差不齊，且年齡結構、知識結構不合理，人員年齡老化、知識單一，流動性大，也在一定程度上制約了醫院檔案現代化進程。

2 醫院檔案管理改進措施

2.1 加快建立健全檔案管理制度，完善檔案管理體系

以往的檔案管理模式多為松散、無序，醫院今后要進一步健全檔案管理部門，采取集中管理方式，將檔案管理環節中的歸檔、保管、節約、保密、銷毀等規范化、制度化。將檔案管理納入管理者績效考核當中，落實管理者責任制度，促使每個科室領導重視檔案管理工作，明確各人員職責。

2.2 轉變管理觀念，強化對檔案管理信息化的重視

醫院檔案的管理需要醫院領導的重視與支持，這樣才能使醫院檔案管理工作更加有效率。嚴格的醫院檔案管理是推動醫院可持續發展的動力，在具體的醫院檔案管理過程中，不僅要求領導層要重視檔案管理工作，對于醫院檔案管理的人員也有一定的要求，檔案管理人員要結合不同的發展形勢，適時轉變管理觀念，強化對檔案管理信息化的重視，要用新的眼光看待問題，不應該把思想停留在過去的檔案管理的方式上，要學會適應新時代的發展，用現代化技術手段對醫院檔案進行管理。此外，還應對檔案管理人員進行專業培訓，建立科學系統的檔案管理制度，使醫院檔案管理更加有計劃性，這樣不僅可以提高醫院檔案管理的工作效率，還可以更有效的進行檔案信息化建設，使醫院檔案管理更加規范，質量更加有保障。

2.3 改變傳統陳舊觀念，加強檔案資源開發利用

檔案管理工作最終是要實現檔案資源的充分開發和利用，在實際檔案管理工作中，從業者要時刻牢記這一思想，堅持將服務作為工作核心，努力在實際工作中踐行。擴大獲取資源信息來源，進一步開發信息資源，提升醫院整體經濟效益。醫院可組織符合實際情況的編研活動，可對檔案信息進行較深層次的研究開發，可實現信息多元化、立體化，為檔案信息的再次使用提供更為便捷的服務。

2.4 增大檔案管理資金投入，完善硬件基礎建設

在各種相關法律法規前提下，結合醫院自身情況，在條件允許下為檔案管理設立檔案庫房，并配齊安保設施，防止不安全事件的發生;打造醫院檔案信息化，實現檔案資源共享化，為此，醫院應著力做好基礎設施的建設，如軟硬件設施齊全，配備各種現代化儀器設備，利用計算機、掃描儀等將醫院檔案工作實現網絡化辦公，在這種網絡化平臺上，檔案信息可以無障礙共享，實現信息利用的最大化;盡量減少人工重復性勞動，避免人力資源浪費，可引進檔案掃描系統，提高檔案錄入效率;利用局域網共享的特點，將檔案信息整理后錄入局域網，方便人們在尋找信息時只需要按照自己需求輸入相關關鍵詞就可以搜尋到，效率得到顯著提升，同時有利于壓縮檔案所占空間。

2.5 加強培訓，提升檔案管理素能現代化

新時期，醫院檔案管理人員理念和素能也面臨著新的挑戰。醫院檔案管理人員的現代管理理念、綜合素能，以及現代信息技術的應用和理解能力也是實現醫院檔案管理現代化的關鍵性因素。為此，應加強人才引進、培訓，不斷提升醫院檔案管理人員的綜合素能，為醫院檔案管理提供一支現代化人才隊伍。一方面，要加大具有檔案專業知識背景、掌握一定現代信息技術的專業人才的引進力度;另一方面，要積極做好現有檔案管理從業人員關于醫院檔案管理新技術、新方法和新模式應用的培訓力度，與時俱進，更好地與醫院現代化管理接軌。

總之，近年來，我國醫院檔案管理不斷向信息化發展，這種趨勢對于醫院檔案管理具有重大意義。目前，我國的醫院檔案管理還存在十分嚴峻的問題，這些問題嚴重制約了醫院檔案管理信息化的開展。對于這些問題，如不及時采取綜合的手段與方法進行信息化建設，那么很難確保醫院日后的長足發展。因此，醫院檔案管理部門應盡快落實和開展信息化檔案建設，從而為醫院的各項醫療活動保駕護航。

參考文獻：

[1] 李曉燕.醫院檔案現代化管理問題及對策分析[J].中國衛生產業，2017（15）：149—150.

[2] 高麗春.醫院檔案現代化管理工作的探索[J].辦公室業務，2016（9）：133—134.

[3] 孫長美.淺談醫院檔案現代化管理理念的創新[J].湖北檔案，2011（2）：25—26.