熵與耗散結構理論視角下高校二級學院綜合辦公室管理探析

盧遠

摘要：本文以高校二級學院綜合辦公室作為研究對象，使用熵與耗散結構理論的新視角，結合辦公室管理的問題和困境，分析辦公室實現良好管理的前提、發展的動力與機制，提出行之有效的對策。

關鍵詞：負熵；耗散結構理論；綜合辦公室管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2019）26-0022-02

一、引言

2017年4月，《關于深化高等教育領域簡政放權放管結合優化服務改革的若干意見》（教政法〔2017〕7號）的實施，教育部等五個部門進一步將多項權利下放到地方政府和高校。天津市高校在人員招錄權、人員聘任權、績效工資分配權、教師職稱評聘權、科技成果處置收益權等方面都有了較大的自主權。作為學校基層的管理和服務部門，二級學院綜合辦公室（以下簡稱“辦公室”）的工作面進一步擴大。毫無疑問，運行管理的良好與否，不僅關乎學院日常工作，還將影響學校整體工作的效率與質量。

辦公室工作事無巨細，在管理和發展的過程中也出現了一些問題，如果達不到妥善解決，勢必影響高校改革和發展進程。考慮到辦公室是一個綜合、復雜的大系統，內部又有負責各項工作多個子系統，本文將從耗散結構理論的全新視角，研究辦公室運行管理的前提，探討前進與發展的內部動力與機制，并結合辦公室現狀，提出解決措施。

二、熵與耗散結構理論

（一）熵的基本概念與跨學科發展

德國物理學界克羅修斯于1854年提出了“熵”的概念。他發現，在孤立的系統中，系統與環境沒有能量交換，系統總是自發地向著混亂無序（熵增）的方向發展。因此，熵被用來度量系統的混亂程度。1944年，奧地利物理學家薛定諤將熵變原理引入生物學領域。他認為，熵增展示了生物有機體的無序性，而負熵則表明了有機體的有序性：生物體具有從環境中獲取負熵（物質、能量）的能力，用來抵抗熵增加，并在此過程中積累負熵。20世紀末，“管理熵”的概念應運而生。管理熵揭示了組織結構中管理效率遞減的規律，是指任何一種管理的組織、制度、政策方法等，在相對封閉的組織運動過程中，總呈現出有效能量逐漸減少，而無效能量不斷增加的一個不可逆的過程。

（二）耗散結構理論及特征

在負熵理論的基礎上，1969年比利時學者普利高津提出了“耗散結構理論”，并給出了熵平衡方程。耗散結構理論強調開放、非平衡的系統在出現閾值的情況下，通過內外能量的耗散，重新推動系統趨向有序。隨著研究的深入，普利高津發現該理論也適用于人類社會這個復雜的系統，人類社會也具有耗散結構的特征：系統具有開放性。開放是有序的前提，它使系統內部成分能夠與外部環境不斷地交換物質、能量和信息等負熵，從而抵抗系統內產生的熵增，形成有序的結構狀態。系統要遠離平衡。非平衡是有序的內部動力，在平衡區或近平衡區都不可能從一種有序走向另一種高級有序。系統內各要素之間存在非線性相互作用，它促使子系統或系統內部各要素之間產生協同效應，從而使無序走向有序。對管理工作來說，在耗散結構理論的視角下審視、分析辦公室運行管理，勢必會有新的視角與啟示。

三、二級學院綜合辦公室的管理問題與困境

（一）一崗多責，工作界限不清晰，影響工作時效性

“一崗多責”是辦公室普遍存在的問題。究其原因，主要有三。第一，隨著高校管理重心的下移，學院擁有了較大的管理權，所承擔的任務量也在增加，而在有限的人員編制下，就會出現一崗多責的情況；第二，高校在內部改革的過程中，根據上級要求或學校發展情況，調整成立新的處室或教學部門，這就需要辦公室第一時間有工作人員對接該處室或教學部門的工作，從而導致一崗多責情況的發生；第三，辦公室工作人員因臨時調動、離退休等出現的崗位空缺，也是一崗多責的一個重要原因。

（二）業績難以量化，評價考核主體單一，人員晉升難度大

辦公室日常工作復雜煩瑣，又需要處理突發事務，很難直接轉化為研究成果。在評價考核上，辦公室人員的評價主體較為單一，多是主管領導進行評價。另外，與教師崗量化的教學時間與固定的教學進度相比，辦公室人員很難以定量的方法來判斷完成了多少工作；如果完全使用定性的考核辦法，則有較強的主觀性，又顯失公平。辦公室管理隊伍晉升難，行政類職稱、政工師職稱競爭激烈，發展空間受阻，導致管理人員工作積極性受挫，影響工作質量和效率。

（三）人員專業性欠缺，專業能力不足，影響辦公室綜合管理水平

對于辦公室工作人員來說，“工作性質專業性較弱”是不少人的看法。隨著教育改革的推進，高校對辦公室工作人員的工作提出了越來越高的要求。辦公室工作人員再也不是僅僅處理一下繁雜瑣碎、程序性的事務，而是要結合學校的安排，處理財務預算、宣傳工作、人力資源等專業性較強的事務，對綜合能力提出了極高的要求。然而，辦公室工作人員多是單一專業出身，在其他專業或領域的知識上有所欠缺，能力不足；加之工作時間缺乏彈性，辦公室工作人員很難在短時間內接受培訓，這影響了辦公室管理的綜合水平。

四、熵與耗散結構理論對高校二級學院綜合辦公室管理的啟示

（一）保持高度開放，引入負熵流，抵抗熵增

人員專業性欠缺、專業能力不足等問題是辦公室管理中出現的正熵，并會隨著辦公室的繼續發展而不斷增加，從而引起管理水平的下降、管理效率的遞減。封閉系統中的熵增會導致系統陷入無序與混亂，最終導致熵死，陷入終極的平衡。因此，要實現辦公室良性的管理，需要高度的開放，可從外部環境中引入負熵，來維持系統的有序性。

構建開放的學習方式。目前，工作要求高與專業能力不足之間的矛盾、專業能力不足與時間缺乏彈性之間的矛盾已經成為辦公室管理的一個相互制約的存在，解決這個問題迫在眉睫。與傳統的學習方式相比，開放式的學習方式既具有空間上的開放性又兼有時間上的開放性，而且可以將知識獲取方式從組織內部轉變到同時向外部主題開展學習活動的開放學習方式，拓寬了學習寬度。李同正等學者認為，開放式學習寬度越高，越有利于提高雙元創新相對探索性和互動效果，因為它獲取的知識和技術與現有資源基礎差異較大。

保持管理制度的開放性，是抑制管理熵增加與系統混亂的重要方式。一是針對學校機構調整、臨時調動等情況，領導層要及時調整辦公室人員崗位職責和工作范圍，使各項工作能夠落實到崗、細化到人，避免工作界限不清晰導致的相互推諉、耽誤工作等情況的發生。二是加強與其他院系、學校的溝通與交流，積極學習先進高效的管理制度。

（二）打破平衡，激發人的活力與積極性

遠離平衡，是系統擺脫僵死與靜止的內部動力，推動系統從一種有序走向另一種高級的有序的重要力量，是與外部環境進行信息、物質、能量交換的條件。

打破整體性評價模式，引入動態過程評價機制。由于工作的性質，量化辦公室人員的工作并進行考核，存在著很大的困難。很多辦公室在年度考核時，重視整體完成程度，卻忽略了工作過程。引入動態過程評價機制，將辦公室人員的工作分為可以量化的既定工作、不可量化的突發性工作，并對兩類工作進行分別評價，前者可以從工作量進行考核，后者可以從時效性來考核。持續性的動態過程評價有助于工作人員總結經驗，反思不足，指導下一階段的工作。

打破評價主體的單一化，促使評價主體多元化發展。常規的辦公室人員評價考核主要是主管領導的評價，其他主體很少參與辦公室人員的評價。因此，評價主體應該朝著多元化方向發展，使教師、學生、工作對口處室共同參與其中，從不同角度進行客觀評價，最大程度實現科學性與公正性，讓辦公室工作人員被認可、被關注，實現提升自我效能感。

五、總結

熵和耗散結構理論為高校二級學院綜合辦公室管理提供了一個新的視角。辦公室的高度開放是保持有序的前提，負熵流是抵抗工作效率下降的關鍵因素。打破平衡，使辦公室管理擺脫僵化和平靜，激發內部活力。總結發現，創造有利的條件，使辦公室成為一個耗散結構，抵抗逐漸出現的管理問題，才能提高管理效率。

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