我國政務社交媒體文件歸檔主體界定研究

文/國家海洋信息中心（中國海洋檔案館） 于釗 門翔

《2018年上半年人民日報·政務指數微博影響力報告》指出，截至2018年6月，經過微博平臺認證的政務微博已突破17.58萬，2018年上半年政務微博的總粉絲已經達到29億，總閱讀量達到1523億次，政務微博的規模繼續穩定增長，并朝矩陣化、專業化、垂直化的方向發展。根據微信數據，目前中國政務微信公眾號已逾10萬。由此可見，隨著政務社交媒體體系與政府行政職能體系的全面對接，微博、微信等社交媒體平臺已經逐漸成為發布信息的窗口，逐步形成全面覆蓋、各級聯動的新局面。政務社交媒體實現了突飛猛進的發展，“兩微一端”（微博、微信和移動客戶端）在很多政務民生領域已成為常態，社交媒體文件歸檔問題逐漸被重視起來。然而社交媒體文件的所有權一直存在爭議，到底由誰來負責歸檔管理工作也一直未有統一定論。將社交媒體文件進行安全、高效的歸檔保存和管理具有迫切性，因此，應盡快確定社交媒體文件歸檔策略，界定社交媒體文件歸檔主體和歸檔工作模式，為后續歸檔工作的開展提供借鑒和參考。

一、國外政務社交媒體文件歸檔主體概述

英國國家檔案館承擔制定歸檔管理政策與歸檔文件保存的雙重職責，即英國國家檔案館直接參與社交媒體文件的捕獲，是具體歸檔工作的執行者。這種歸檔模式與其歸檔范圍有關，英國國家檔案館的政務社交媒體文件歸檔范圍只包括Twitter和Youtube兩個平臺。其中Twitter歸檔內容主要包括英國中央政府及直屬機構發布的信息，政府機構的視頻庫，2012年倫敦奧運會及殘奧會官方平臺發布的推文及視頻庫；Youtube上歸檔與政府職能相關的視頻信息。

美國國家文件與檔案局（署）（NARA）制定綱領性政策，美國政府機構結合本部門業務職能劃定社交媒體文件歸檔范圍并實施捕獲，把其中具有永久保存價值的文件向NARA移交。由此可見NARA并不是歸檔工作的執行者，政府部門以NARA政策為指導，承擔捕獲社交媒體文件的具體工作，NARA接收政府部門移交的具有永久保存價值的社交媒體文件。

澳大利亞的歸檔模式與美國相似，澳大利亞國家檔案館在政策制定和業務指導方面為政府機構提供幫助，不具體負責社交媒體文件的捕獲，政府機構根據相關政策完成文件捕獲后并不是定期向國家檔案館移交，而是由國家圖書館負責保存并提供利用，國家圖書館在全國性的網絡信息資源組織中起主導作用。

由上可見，英國、美國、澳大利亞三國的社交媒體文件歸檔主體不盡相同，但都已經對歸檔主體作出了明確的界定，并已在國家層面出臺相應政策支持歸檔工作。我國應該根據自身情況，界定歸檔主體和歸檔工作模式，盡快出臺規范、政策，指導和監督歸檔工作的開展。

二、我國政務社交媒體文件歸檔主體界定

（一）歸檔參與者。傳統電子文件形成于辦公系統、辦公網站，文件歸屬明晰，文件形成者即文件所有者，政務社交媒體文件形成者一般為政府機構，也是社交媒體賬號的實際管理者，擁有文件的管理權。誰形成，誰歸檔，文件形成者自然承擔歸檔工作，是歸檔主體。而在社交網絡環境下，社交媒體文件區別于傳統電子文件，文件發布、存儲于社交媒體平臺，文件實際所有權并不在文件形成方，文件的直接管理者是社交媒體平臺，他們擁有這些社交媒體文件和元數據信息。而檔案管理機構是保存和利用檔案信息資源的中心，是我國檔案事業的主體，檔案管理機構應對社交媒體文件進行保存和管理。由此可見，社交媒體文件歸檔參與者主要有三方：文件形成者、社交媒體平臺和檔案管理機構。

（二）歸檔主體界定和角色定位。文件形成者熟知自身業務工作和發展發向，對文件內容及背景信息更為了解，對文件有處置權和管理權，能夠根據自身情況確定哪些文件應列入歸檔范圍，哪些文件不納入歸檔范圍，能夠根據文件的價值劃分相應的保管期限，制定具體的歸檔時間，便于對社交媒體文件整個生命周期的管理與控制，是社交媒體文件歸檔的責任主體，因此，文件形成者應該直接負責文件歸檔工作。

社交媒體平臺是實際擁有文件信息和背景元數據的一方，現常用于發布信息的社交媒體平臺包括微信、微博、客戶端以及直播平臺。發布在社交媒體平臺上的信息被存儲于服務器上，但迄今為止，還未有任何一家社交媒體平臺承諾過永久保存這些信息。社交媒體平臺直接保管著這些文件，對發布于平臺上的信息實施全過程跟蹤，記錄保存著轉發、評論、留言、點贊等相關信息，這些屬性也是社交媒體文件顯著區別于其他傳統電子文件的關鍵特點，是要全程記錄并留存的。因此社交媒體平臺是文件歸檔工作的重要參與者，能夠為歸檔工作提供必要的技術支撐。

檔案管理機構包括國家檔案局和各級各類檔案管理機構，國家檔案局做好頂層設計，各級各類檔案管理機構對文件形成者和社交媒體平臺進行指導和監督。社交媒體文件歸檔的目的是將這些有利用價值的信息進行有效保存和管理，為后續各項工作提供利用。而檔案機構正是集中管理檔案的文化事業機構，指導、監督社交媒體文件歸檔工作的開展，檔案管理機構也是社交媒體文件歸檔工作不可或缺的重要一方，在社交媒體文件歸檔制度建設、標準建設上起主導作用。

三、歸檔合作模式

文件形成者、社交媒體平臺和檔案管理機構應該明確各自在歸檔工作中所承擔的責任，互相合作，形成有效的歸檔工作模式，推進社交媒體文件有效保存和管理，三方歸檔合作模式見“圖1”。

圖1 文件形成者、社交媒體平臺和檔案管理機構歸檔合作模式

國家檔案局應出臺相應的規范、標準、管理辦法，構建完善的體系框架，明確三方權責，協調各方關系，使社交媒體文件歸檔工作在政策支撐下有效開展；各級各類檔案管理機構依據相關政策對文件形成機構進行指導、監督，檔案機構也要對社交媒體平臺所保存和管理的社交媒體文件進行監督；文件形成者應按自身職責確定歸檔范圍、歸檔時間、保管期限等關鍵問題，與社交媒體平臺簽訂合作協議，建立長期合作機制，確保社交媒體文件能夠被長期獲取和利用，此外，文件形成機構還應定期向各級各類檔案機構移交社交媒體文件；社交媒體平臺根據協議提供服務，提供社交媒體文件和元數據信息，對各級各類檔案管理機構提供技術支持。

國外關于社交媒體捕獲歸檔已出臺相關政策，并已有成熟的實踐，而我國雖然在相關規定中明確了應將社交媒體文件納入歸檔范圍，但至今還未在國家層面上制定歸檔策略，未明確歸檔責任主體。近幾年，社交媒體文件歸檔問題逐漸受到國家層面和研究學者的關注和重視。應盡快確定歸檔責任主體和歸檔工作模式，建立合作關系，減少社交媒體文件流失的隱患。