檔案管理信息化面臨的問題及對策

高紅霞

【摘要】現代社會信息技術正日新月異地發展。在目前的檔案管理工作中，信息技術正逐漸占有重要的比重，檔案管理的信息化可以提高工作效率，而且能夠提高檔案工作的服務水平。本文從實際工作出發，對檔案管理的信息化進行深入分析，闡述檔案信息化管理的必要性和存在的不足，并提出相應的改進措施。

【關鍵詞】檔案管理;信息化;對策

檔案管理信息化是指使用計算機技術手段，同時借助網絡技術，按照相關的制度規定，對檔案資源進行全面分析和有效管理。目前來看，基層檔案管理信息化還未得到全面普及，因此，檔案的信息化管理方式有待提高和改進，但是在實際的工作中，檔案管理的信息化并不等同于檔案的數字化。

一、檔案管理信息化的背景

（一）檔案管理信息化的內容。檔案管理信息化是在傳統檔案管理的基礎上，全面收集檔案信息、完整存儲檔案信息、快速查找檔案信息，利用信息技術，遵循工作中的相關規定，對檔案進行快速、高效的管理方式。檔案管理信息化包括四個方面的內容：一是檔案管理信息化系統的開發;二是檔案管理信息化的標準建立;三是檔案管理信息的建設;四是檔案管理人員水平的提高。

（二）檔案管理信息化的特征。與傳統的檔案管理方式相比，檔案管理信息化具有時效性、開拓性、效益性。檔案管理在信息技術的基礎上，能夠實現檔案管理的及時更新，在對信息進行采集、存檔、管理時能夠快速、高效完成檔案管理工作。加入信息技術后，檔案管理可以對存檔的全部檔案信息進行整合和分類管理，同時能夠全面提高檔案的使用價值。

（三）檔案管理信息化的必要性。檔案管理信息化能夠將檔案信息在社會中更廣泛更全面傳播，還能充分發揮檔案本身信息存儲的作用，通過計算機的技術建立檔案信息管理系統，在檔案管理系統中完成檔案信息的建立與擴建，檢索、分析的作用，能夠全面提升檔案信息的使用效率。

二、檔案管理信息化面臨的問題

（一）檔案信息管理人員水平有待提高。目前，檔案管理部門存在著管理人員短缺，整體管理水平有待提高的問題。尤其短缺專業的信息化人才，有信息化專業知識背景，又兼具檔案管理的人才少之又少，從而導致配置的信息化設備沒有發揮最大的作用和價值。比如在電子文件和檔案信息的采集、存儲、維護上，如果檔案管理人員對信息技術不夠了解，工作效率低下，就無法充分使用檔案資源中數量巨大的信息。

（二）基礎設施落后。隨著我國經濟的發展以及科學技術水平的不斷提高，我國一直在增加對信息化項目資金的投入，能夠有效解決檔案信息化管理中關于資金緊張的問題。但是檔案管理工作有其特殊性，可以看到檔案管理的基礎設施還存在一些問題。由于檔案的信息化管理需要數量巨大的服務器與存儲器，需要用于檔案錄入和管理的專業軟件，需要檔案管理網絡的日常管理與維護，從客觀上檔案管理的資金投入不僅是硬件設施，也需要全方面的資金維護，但是目前無法提供全面維護的資金需求，導致基礎設施陳舊落后。

（三）紙質檔案與電子檔案并存。目前，電子檔案在日常的檔案管理工作已經常態化，但是紙質文檔也沒有被取消。在檔案管理工作中二者同時存在，在進行檔案保存時，會形成兩套檔案，實行雙軌制。但是有些單位由于基礎設施落后，導致計算機存儲的容量受到限制，在接收新電子文件后，刪除原有的電子文件，有可能丟失一部分文件，導致電子檔案信息不完整。而紙質檔案盒電子檔案同時歸檔，增加了檔案管理的工作量，也使檔案管理的難度增加。

三、檔案信息化管理的對策

（一）提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員在檔案管理系統起著至關重要的作用，因此應全面提高檔案管理人員的綜合素質。首先，在思想上要使檔案管理人員重視檔案系統建設，加強檔案信息化管理的意識，才能更好完成檔案管理工作。其次，全面提高檔案管理人員的業務水平，通過定期培訓，使得檔案管理人員掌握更加專業的技術知識，做好檔案信息化管理工作，也要做好檔案管理的日常維護。

（二）加強檔案管理基礎設施的投入。檔案管理部門應該加大對基礎設施的資金投入，及時更新計算機、存儲工具、服務器、路由器、掃描儀等硬件設備并不斷更新檔案信息化軟件管理系統。另外檔案管理部門，應根據檔案資料的不同類型使用多媒體信息技術和3D可視技術，使傳統的紙質檔案能夠通過多媒體的形式表現。

（三）對紙質檔案和電子檔案的雙軌制管理。目前，電子檔案存儲技術已經比較成熟，可以運用到實際工作中?，F階段，檔案管理部門實行紙質檔案與電子檔案的雙軌制管理，也需要對雙軌制進行改革管理。一方面不可能完全放棄紙質檔案的歸檔，另一方面可以將具有研究價值的檔案文件進行電子化存儲，一般價值的紙質檔案進行普通歸檔。這樣就可以提高檔案管理效率，逐步提高檔案管理人員的業務水平。

四、總結

在當前檔案管理工作中，檔案信息化管理是一項舉足輕重的工程，需要對檔案管理人員不斷加強檔案管理信息化的意識，在制定相關規章制度的基礎上，實行檔案管理信息化的創新，從而提高檔案管理工作的效率和服務水平。

【參考文獻】

[1]關紹鵬.機關單位檔案管理信息化探討及研究[J/OL].蘭臺世界，2018（S2）.

[2]陸益.強化檔案管理現代化面臨的問題與對策研究[J].經貿實踐，2018（19）：209.

[3]孫錫銘.淺析信息化建設項目中的檔案管理系統建設[J].中國管理信息化，2018，21（18）：176-177.

[4]許華萍.基建檔案管理信息化探索[J].科技經濟導刊， 2018（26）：223.