檔案信息化管理的優勢及安全問題分析

郭曉濱

【摘要】檔案是社會發展歷程的承載者，檔案管理水平與社會進步息息相關，現階段信息技術發展飛速，在社會各個行業與領域發揮著重要作用。本文以新時期檔案信息化建設實踐為基礎，探討檔案管理信息建設的優越性，對發展中凸顯的安全問題進行深入的分析，構建行之有效的發展戰略，以期增強檔案信息化管理的應用效果，最大化發揮檔案服務社會的價值。

【關鍵詞】檔案信息化;優勢;安全;策略

縱觀新時代，傳統檔案管理模式嚴重滯后，與時代節奏不相適應。在信息技術的背景下，檔案管理迎來新的契機，但信息技術自身具有雙面性，在為檔案管理提供便利的同時，安全問題也比較突出。因此，要正視信息化管理對檔案管理的正面影響，更要深入剖析安全問題，構建行之有效的解決方法，切實維護檔案的安全性與準確性。

一、檔案信息化管理的優勢

一是傳統檔案管理模式，需較大的人力與物力支持，檔案資料丟失幾率較高。而電子檔案借助搜索引擎，能實現對檔案的準確定位，提升檔案搜索速度，準確度更高。二是隨著無紙化辦公的普及，紙質檔案凸顯滯后性，電子檔案省去了紙質材料的投入，檔案的重復使用和利用率提升。三是電子檔案管理模式，檔案調取工作更加便捷，不受時空限制。檔案信息支持網絡傳輸，信息傳遞效率更高，方便性更強。四是傳統紙質檔案管理模式，檔案可靠性受到威脅，需要專人看管。電子檔案只需進行檔案信息數字化轉換，對其進行整理與存儲，檔案管理工作效率提升。

二、檔案信息化管理中存在的安全問題

（一）檔案管理人員安全意識薄弱，專業能力不高。在新發展時期，檔案信息化管理發展方向勢不可擋，以計算機為工具，完成檔案信息的存儲與管理。但是，一些檔案管理人員在信息技術應用過程中，工作缺乏嚴謹性，失誤現象無法避免，從而威脅檔案信息的可靠性，誘發檔案資料丟失的可能性。另外，針對信息化管理，管理人員安全意識不強，對信息系統的保密措施缺乏足夠的重視，尤其是密碼與賬戶的防護觀念不強，檔案信息系統很容易遭受攻擊，信息泄露幾率增大。

（二）未構建完善的檔案信息管理安全保障體系，流程急需優化。紙質檔案管理系統，管理層簽字以及單位蓋章是必不可少的環節，目的是維護檔案的合法性與可靠性。同時，紙質檔案在復制拷貝方面約束性強，有效維護了檔案的安全性，降低了被盜用的可能性。但是，電子檔案的最大風險是拷貝的隨意性，同時，有一些黑客通過遠程控制對檔案信息管理系統進行破壞，信息系統安全性遭受威脅，很難維護檔案的完整性與可靠性。

（三）檔案安全深受多方面因素影響，技術防范措施亟待豐富。隨著計算機技術的不斷發展，對于檔案信息化管理，網絡安全問題一直是信息技術應用的焦點，成為影響應用效果的重要因素。從本質上講，檔案信息安全與計算機軟、硬件及操作規范性息息相關，檔案信息化管理深受多方因素影響，技術防范措施不容忽視。

三、如何提升檔案信息化安全管理水平

（一）全面增強檔案管理人員安全管理觀念，將安全培訓與教育工作落到實處。首先，要在全員范圍內滲透檔案信息保密性法規，增強憂患觀念。其次，對檔案信息安全管理制度進行優化，合理調整與完善保密制度，為檔案信息安全觀念的增強提供指導。另外，要加強人員培訓，開展安全教育，提升檔案管理人員素質，在根本上保證檔案信息的可靠性。

（二）重視建立檔案信息管理安全保障系統，全面落實安全保證措施。首先，對檔案信息管理流程與程序進行優化，由專業人員進行程序的編寫，強化安全的根本保障。其次，要重視防病毒軟件的安裝、升級和掃描，降低系統感染病毒的幾率。另外，要建立責任管理體系，增強責任意識，保障安全責任到崗到人。最后，落實電子檔案與紙質檔案的雙重管理手段，在借鑒紙質檔案管理優勢的同時，實現二者的高效結合，強化整合優勢，切實提升管理效率，推動新時期檔案管理工作的順利開展。

（三）綜合運用多種安全技術手段，有效維護檔案信息的安全性與完整性。首先，積極應用加密技術。加密技術主要分為對稱與非對稱加密兩種形式。前者的關鍵是保證加密秘鑰與解密秘鑰的統一性。后者是加密與解密秘鑰的差異性，在加密秘鑰公開的前提下，解密秘鑰必須保密，由專人進行保管，強化對電子檔案的加密保護。其次，合理應用簽署技術。主要涉及手寫式與證書式，實現對文件真實性的證明與呈現。再次，將權限制度落實在信息安全管理中，實現對用戶身份的有效驗證，防止無關人員獲取檔案信息。另外，結合檔案保密程度與用戶身份，對訪問權限進行控制。第四，積極使用監控技術，實現對檔案存放地網絡與外界網絡的有效隔離，發揮防火墻的系統監控功能，避免非法訪問。最后，落實防寫技術，也就是說，只能依托計算機進行信息的讀取，不允許進行修改，以便有效維護檔案的原始性與安全性。

四、結語

隨著科技的不斷進步，信息化與檔案管理積極融合，對促進檔案管理工作的有序開展發揮了巨大作用。因此，要立足現代社會，對檔案信息化管理的價值進行準確分析，掌握優勢所在，同時，重視安全問題的解決，落實安全管理對策，依靠高效的安全管理制度，提升安全管理水平，發揮多種安全技術的作用，為信息技術作用的發揮營造優質的環境，在根本上促進檔案信息化建設的順利開展。

【參考文獻】

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