信息中心檔案管理保密性分析

黃偉明

【摘要】檔案管理是事業單位的重要工作內容，在信息化技術不斷發展的今天，給檔案管理工作帶來了很多便利，但同時數據的安全性也成為關注的重點，若檔案內容被泄漏將給單位的發展帶來很多不利的影響，本文主要對檔案管理的保密性進行分析，以促進我國檔案管理信息化更好地發展。

【關鍵詞】檔案管理;保密性;原則

在檔案管理工作中引入信息技術能夠提高工作效率，減少傳統工作模式中的常見問題，因互聯網的特點是共享性和開放性，但在資源共享的同時還會對檔案的安全性造成威脅，因此加強對檔案管理信息化的保密工作是非常重要的。

一、檔案管理保密的意義

檔案管理是事業單位的主要組成部分，在經濟全球化不斷推進的同時，企業之間的競爭力逐漸加大，對人才和科技的需求也就越來越大，只有引入信息技術才能夠提高自身市場競爭力，檔案管理涉及企業甚至國家機關的秘密，一旦泄露就會造成不利影響，因此保密工作對信息化檔案管理是非常重要的，單位只有在保證信息安全的基礎上才能對資源進行開發。

二、提高檔案管理保密性的措施

（一）宣傳保密工作的重要性。首先要做的是提高管理人員對保密工作的重視，并了解計算機網絡的利弊，在工作過程中保證信息的真實性和完整性。同時還應有較強的責任心，因檔案管理人員能夠直接接觸到信息內容，加強他們對相關法律法規的了解十分必要。對此相關單位應提高培訓力度，提高他們的專業技能和管理水平，并明確一旦出現原則問題自己需要承擔的法律責任。在日常工作中應強化他們的保密意識，使其遵紀守法。

（二）健全相關機制。事業單位的管理機制是保證檔案管理工作正常進行的關鍵，領導應根據單位的實際情況制定健全的制度，包括查閱制度、管理制度等，使管理工作能夠有序進展。在處理檔案時應依照相關規定對其進行銷毀，對檔案的歸納、收集、整理和查閱等環節都要嚴格要求。此外，管理員應定期對信息進行檢查，若發現泄漏問題應及時處理，并維護系統的正常運行，部門領導也要加強監督和管理的力度。在涉及檔案的傳真時，應確保接收方的信息，和網絡情況的安全性，在檢查完畢后方可進行傳輸，若出現問題應及時制止并處理。管理人員每天都應對沒有使用意義的信息進行銷毀，從而保證信息不外漏。

（三）庫房管理工作。在建立庫房時應根據相關規定合理建立，需要將其單獨建立在一棟樓內，但很多單位的條件不允許，將其設置在辦公樓內，對于這種情況應保證庫房的樓層，不應設置在最底層，將辦公室等辦公地區與其隔離開來，并將庫房的門窗進行加固，還應有防火措施，以此來保證檔案庫房的安全性。

（四）加強監管力度。檔案管理涉及單位內部資料，甚至是國家機密，在人員需要查閱資料時，應核實身份并查看審批公文，在查閱人觀看資料時管理人員應對其行為進行監督，防止拍照和復制，而查閱者也應提高自身素質，保證不將資料內容泄露出去。管理人員在監管過程中，應弄清查閱人查看資料的意圖，并根據實際情況分析他們的動機，做到全面監督，切不可濫用職權。對此管理人員應做到以下幾點：對查閱者宣傳相關制度和規定，并與其交流，明白他們查閱資料的動機;在查閱者查看資料時，不能讓他離開自己的視線，以免對資料進行復制;對查閱者翻閱過的相關資料片進行查看，若發現問題應及時登記，進而保證檔案內容的安全。

（五）完善責任追究制度。保密工作對檔案管理是非常重要的，若追究制度不完善會對單位造成不利影響，一旦工作人員破壞了保密原則而沒有受到相應懲罰，就會給他們下次犯錯的機會。因此單位應對這種現象進行嚴格的管理：首先，應加強對管理人員的要求，使他們明白自己所在崗位應負的責任，若因個人原因將檔案內容破壞或丟失，應對其進行嚴厲的處置。其次，對查閱者的行為進行嚴格的規范，在查閱資料過程中應禁止抄錄、復制或拍照，在瀏覽完資料后不得將資料內容泄出，且不允許對文件內容進行偽造或修改;最后，不允許任何人為了任何利益將檔案交還給其他人，更不能贈送或賣出，保證檔案的安全性。

若工作人員出現違反原則的行為應對其進行相關處分，若泄漏了檔案內容，且涉及到國家機密的，應追究法律責任，在此期間檔案管理人員的責任是最大的，作為直接接觸檔案的工作人員，應提高警惕，并時刻監督查閱人的行為;不能濫用職權，因個人利益將單位信息泄露給其他人。

隨著信息化社會的快速發展，在檔案管理工作中引入信息技術能夠提高工作效率，但同時檔案內容的安全性也成為事業單位需要關注的重點問題，檔案的保密工作是管理人員的首要職責，在工作中應時刻注意查閱人的行為，并提高自身的職業道德，此外單位還應建立健全追究制度，對破壞保密原則的工作人員進行法律追究，從而保證檔案管理工作的順利進展。

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