新時期事業單位檔案管理創新思路分析

李冬梅

【摘要】創新是事業進步的靈魂，新時期做好檔案管理工作的創新也是新時代工作創新的需要。只有不斷創新才能夠更好地進步，才能夠更好地發揮檔案的作用和功能。本文從檔案管理入手，探索信息化時代檔案管理創新思路，尋找創新途徑，促進檔案管理工作跟上信息化的步伐。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;創新思路

檔案是寶貴的信息資源，在知識經濟時代，檔案管理自然需要加強建設和推進。只有對于檔案進行科學化的保護與充分的調動利用，才能夠使檔案得到充分利用，將檔案的潛在價值激發出來。新時期檔案管理工作需要不斷創新，不斷完善，摒棄過去的傳統檔案管理方式，只有這樣，才能實現檔案的科學管理和利用。

一、傳統檔案管理的缺陷

（一）載體的缺陷。近些年來，我們逐步完成由紙質檔案轉換為數字檔案的工程。但是，筆者認為這種數字化載體依舊需要耗費一定的人力物力去維護，去更新。很多時候人們對于需求檔案的調動以及使用依舊相對麻煩。特別是一些工程建設方面的檔案資料，數字化的檔案信息在查找利用時反而不及傳統紙質檔案來得直觀明了，一些單位或部門依舊更愿意去調閱傳統的紙質檔案資料，這使得檔案的數字化轉化形同虛設。同時，部分偏遠地區的檔案管理依舊是紙質檔案，錄入工作過于龐大，工作人員對于檔案錄入興趣較低，導致錄入效率較慢，載體轉換也較慢。

（二）制度的缺失和管理不足。目前，我國事業單位的檔案管理工作依舊存在制度不完善、管理工作執行不到位的問題。當前各事業單位使用的檔案管理制度大同小異，缺乏對自己單位實際工作情況的考量，一些制度可能并不適用，這就可能導致檔案管理效率低下，員工形成惰性思維，不利于事業單位檔案管理工作的創新。同時，對于檔案管理工作的監督力度依舊缺乏，檔案正確率審核依舊不到位。很多事業單位檔案甚至出現了泄露、販賣等等現象，有損單位形象。

（三）創新力的不足。當前各單位對于檔案管理創新工作不夠重視，沒有一些鼓勵創新的措施或者獎勵，這就導致了員工沒有創新精神，只是安于崗位，不思進取。同時，筆者發現事業單位的人才引進制度不完善，這就導致了創新思維較少，管理工作積極性不高，創新力低下。

二、新時期事業單位檔案管理工作的創新

（一）記錄和存儲的創新。隨著時代的創新和發展，信息化、網絡化成為未來的發展趨勢，我們可以將傳統的紙質檔案或者是數字檔案轉化為信息化檔案，加快推進檔案管理網絡建設，實現信息數據的互聯互通。利用信息技術實現檔案的網絡化管理，可以將檔案信息錄入權限下放到個人手中，這樣可以提高檔案信息錄入的及時性，同時也能減輕檔案管理者的工作量，各部門可以將各種檔案上傳至電子元件或者云資源網址上，那么檔案的存儲工作就變得相當容易了。此外，新型的存儲載體相對于傳統的紙質檔案或者器物檔案而言，存儲空間小，而且拷貝復制方式更加容易，信息內容既不容易損失并且更加容易存儲，只需要將存儲檔案的硬盤進行規格化存儲，定期對其進行考核抽查檢測。

（二）管理的創新。筆者認為，管理主要針對于兩個對象，一個是人，一個是工具。對于檔案工作者，一定要嚴格要求，設立專門的監督部門對于員工的工作內容進行績效考核，要讓每一個人匹配具體的權限，防止檔案泄露等現象的發生。目前我國很多私人信息得不到安全保障，甚至在移動或者電信營業廳中的客戶電話號碼有時候都會泄露。因此，一定要加強檔案信息化管理的制度建設，追責到個人。對于工具，筆者認為可以加強檔案管理系統的建設和創新，將所有檔案進行關系構建，進行關系圖的搭建。另外，增強檢索系統的檢索能力，可以添加關鍵字搜索、關鍵詞搜索、條件搜索等重要搜索手段。這樣能夠更加方便地進行檔案的調動利用。增強檔案調查權限，對于公開檔案設置為全員可看，對于隱私檔案設置為個人可看。這樣能夠很好地限制檔案的訪問權限，防止信息泄露現象的產生。

（三）應用的創新。檔案管理工具開發與利用離不開專業化人才的支持與設計。單位檔案的建設一定要善于使用編研手段，從各行各類入手，對零散檔案進行信息關聯，努力實現檔案一體化管理，這樣能夠有效提升檔案信息資源的利用價值，方便利用者使用。通過開展檔案信息編研，能夠將碎片化的知識信息進行整合，管理者在調閱資料時才能夠獲取更全面更準確的信息，有效提升決策的科學性。尤其是在事業單位，檔案十分繁瑣，很多檔案信息涉及群眾的切身利益，只有做好檔案細化、分類、管理、更改工作，才能夠為檔案的利用和管理打下堅實的基礎。目前檔案的利用主要是被動服務，根據利用者的需求進行點對點信息服務，在未來我們應當加強主動服務方面的思考和創新，利用“微”平臺推送檔案編研成果信息，進一步提高資源的利用范圍。

三、結束語

檔案是重要的社會資源，檔案管理的重要性不言而喻，在新時期，檔案管理工作面臨著重要的變革和轉型，傳統的檔案管理模式必定會面臨前所未有的機遇和挑戰。所以說，加強檔案管理創新工作勢在必行。

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