計算機信息技術在機關檔案管理中的應用

屈思彤

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各個領域的融合運用越來越豐富，基于信息技術高效、便捷的特點，不少工作都出現了新的發展特點。機關檔案是涉及國家機關重要機密文件的檔案資料，是國家重要的信息資源，需要得到充分的保護，因此，機關檔案管理工作是關乎國家信息安全的重要工作。隨著計算機信息技術的應用，機關檔案管理工作在享受新的發展機遇的同時也面臨著一定的信息風險。

關鍵詞：計算機技術 機關檔案 管理應用

計算機信息技術是時代進步與發展的重要產物，給整個經濟社會都帶來了強勁的發展動力。計算機信息技術具有能智能化、便捷化以及高度信息化等特點，有助于大大減輕人工操作活動的工作量，使得工作效率得以大幅度提升。機關檔案管理是涉及到國家信息安全的重要工作，將計算機技術合理應用于機關檔案管理工作，有助于實現機關檔案管理的無紙化操作，減輕檔案管理工作的復雜度。

一、信息技術在機關檔案管理應用中的意義

（一）擴展檔案資源的范圍

機關檔案數量繁多、內容繁雜，傳統的機關檔案管理工作是由工作人員手動進行記錄、分析、歸納和整理的，工作任務較為艱巨。且傳統的機關檔案多為紙質版文件，隨著時間的推移，一些文件檔案會出現發黃、褪色等情況，容易造成檔案中記錄的信息丟失，極不利于檔案管理工作的順利開展。加強信息技術的應用，機關檔案資料能夠實現由紙質版文件向電子版文件的轉變，且不同部門與不同地域的檔案管理系統可以相互聯通，實現資源的互利共享，有助于極大地保存和擴充檔案資源，使得檔案資源的數量不斷增加、內容不斷豐富。

（二）提高機關檔案管理工作效率

傳統的機關檔案管理工作對工作人員的數量需求較大，需要工作人員定期對檔案進行分類匯總、整理查詢、并及時更新檔案中已經產生變更的內容，工作效率較為低下。且由于機關檔案多為紙質版材料，保管相應的檔案資料需要占據一定的空間范圍，在查找具體信息時需要工作人員根據檔案放置順序進行逐一查找，也使得檔案管理工作的效率難以提升。使用計算機信息技術，工作人員可以將檔案信息全部錄入電子信息系統，并運用電腦操作對檔案資料進行分類、整理、查詢和保存等，有助于大大減輕工作人員的負擔、提高其工作效率。

（三）提高檔案管理人員的科學化水平

由于計算機信息的使用使得機關檔案管理工作的效率得以進一步提升，因此檔案管理工作的人員需求量大大減少，有些機關部門甚至只需要1～2名工作人員即可，有助于提升機關部門的整體運作效率，真正體現了信息技術為社會發展帶的時代紅利。雖然機關檔案管理工作的人員得以精簡，但是每一名工作人員都需要不斷提高自己的計算機技術運用能力，熟練掌握相應的計算機操作技術，不斷提升自己的科學化水平，以滿足更高的工作需求。

二、計算機技術應用面臨的主要問題

（一）難以確保檔案資源真實性

雖然網絡信息技術使得檔案管理工作的效率得以大大提高，但是由于對于檔案信息的增刪修改以及查詢保存等都只需要通過電腦鼠標進行操作，一旦存儲著檔案信息的電腦被非工作人員使用，那么就有可能造成檔案信息被刪除或篡改，嚴重損害檔案信息的真實性。此外，隨著PS技術等的成熟和發展，一些不法分子甚至可以對機關檔案信息進行相似度極高的偽造和模仿，也將嚴重破壞檔案管理的正常工作秩序。

（二）檔案資源面臨信息泄露風險

事物都有兩面性，信息技術的發展同樣有利有弊。在檔案管理工作中， 雖然信息技術的發展讓檔案管理工作變得更加高效，但是一些精通計算機技術的網絡黑客們往往可以擊破嚴密的網絡防護、巧妙地繞過網絡監控，對網絡上的任意信息進行竊取和偷盜，這對檔案資源的信息安全性提出了挑戰。

（三）檔案資源存在保留風險

隨著計算機技術的普及和廣泛應用，檔案資源信息基本上以數據的形式存儲于電腦中，而一旦電腦出現死機或斷電的現象而存儲信息沒有被成功保存，則檔案資源信息將會出現大面積的丟失，相關工作人員需要對數據進行重新錄入，這大大加重了工作人員的工作負擔。

三、如何機關檔案管理中信息技術的應用

（一）轉變檔案管理工作觀念

檔案管理工作是關乎國家信息安全的重要工作，但由于檔案管理工作的社會熱度不高、許多人對該工作的內容和意義并不了解，導致不少檔案管理人員對其工作的重視度和認可度均不高，缺乏應有的工作熱情，這極不利于檔案管理工作的進一步發展。因此，檔案管理工作人員應當積極轉變工作觀念，增強自己對于該工作的認可度，并不斷提高自己的信息技術應用意識。

（二）加強信息技術建設

由于當前機關檔案管理工作還面臨著信息被竊取或篡改等風險，因此檔案管理電子信息系統的開發者或設計者應當加強信息技術建設，不斷提高檔案管理網站的安全性和保密性，對登錄該網站的人員進行嚴格的身份核實，禁止非工作人員進入并使用該網站。同時，網站也應加強防火墻等信息檢測工具的開發與完善，增強其抵御不良信息侵入的能力。

（三）加強專項法規建設

機關檔案管理工作是涉及國家信息安全的重要工作，國家應當制定并完善相關的法律法規，對破壞檔案管理正常工作流程以及非法竊取檔案信息的不法分子進行嚴厲的法律打擊和制裁，維護機關檔案管理工作的尊嚴與安全。

（四）加大對內部員工的培訓力度

當前機關檔案管理工作對工作人員的信息技術水平要求較高，因此相關部門應當加大對內部員工的培訓力度，不斷提升工作人員的信息技術使用能力，提高機關檔案管理工作的信息化建設質量。

總之，計算機信息技術的應用對于機關檔案管理工作具有十分重要的意義。當前機關檔案管理工作的信息化建設過程中還存在一定的問題和風險，國家以及檔案管理工作人員應當采取切實有效的措施，不斷提升機關檔案管理工作的信息化成效。

參考文獻：

[1] 陳思音.計算機信息技術在人事檔案管理中的應用[J].科技風，2017（15）：55.