創新發展辦公檔案管理的路徑

李新媛

【摘要】網絡通信技術以及信息設備的迅猛發展，使得各行各業的生產生活方式發生了重大變革，一些新型的管理模式出現在人們視野當中。檔案領域近幾年較為火熱的話題是檔案管理模式創新化，如何利用網絡通信技術和信息設備實現檔案管理模式的創新，是近幾年檔案管理學界需要探討的命題。辦公檔案作為辦公文件的匯集體，其對于單位的價值不言而喻，因此，有必要探討辦公檔案的創新發展，提升辦公檔案管理效能。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;創新思路

一、辦公檔案管理創新發展概況

在現代社會，單位內外部之間的信息交流愈發頻繁，單位檔案管理部門應多承擔起提供信息資源和推送檔案信息服務的責任。信息資源的爆炸式增長以及檔案需求者需求的多元化，使得單位檔案管理人員在實際的檔案收集和檔案利用工作中面臨著挑戰。我國檔案事業起步較為緩慢，與發達國家相比仍有較大差距。在這種環境下，檔案管理人員可供參考的路徑和管理模式較為單一，要實現檔案管理的創新是一件具有挑戰性的工作。

互聯網技術和信息設備的迅猛發展給檔案管理工作帶來了機遇，為檔案管理人員創新檔案管理模式提供了一條可行性的路徑。愈來愈多的檔案管理人員運用信息技術實現了檔案服務模式的創新，創造了巨大的經濟效益和社會效益。但是由于檔案管理是一項復雜性的系統工程，加之相應的機制與制度建設并不完善，辦公檔案管理在創新發展過程中還是遭遇了一些阻礙。

二、辦公檔案管理創新遭遇的阻礙

（一）信息技術運用上的阻礙。現階段，許多檔案管理部門雖然基本普及了計算機的應用，基本上能夠將辦公文件在計算機上進行管理，但是這種管理是一種管理效能較低的管理。一方面，辦公檔案共享能力的不足，使得資源利用效能無法實現最大化，浪費了大量的人力、物力和財力。辦公檔案中許多辦公文件涉及多個部門的職能工作，這些文件是可以被多個部門共同利用的，但是由于共享能力的不足，使得各個部門在利用辦公檔案時都處于“信息孤島”的狀態。另一方面，辦公檔案數字化處理能力不強。辦公檔案的形式有兩種：一種是電子格式的辦公檔案，另外一種是紙質形式的辦公檔案。紙質檔案需要經過掃描后才能轉化為電子格式，現階段由于硬件設備的缺失，工作人員在掃描紙質檔案時的效率不高。

（二）人才隊伍的阻礙。無論多么優良的檔案管理模式，多么高效的信息技術，歸根到底都需要依賴檔案管理人員進行檔案管理。現階段，由于培訓機制的不健全，許多單位缺乏一支永立蘭臺的人才隊伍，檔案管理人員創新意識、利用意識和服務意識不高，導致辦公檔案管理創新工作難以開展。除此之外，許多管理人員雖然有心進行檔案服務模式創新，但是受限于自身知識水平以及技術運用水平，難以找出一條合適的路徑來創新檔案管理模式。總而言之，如果沒有一支綜合素質過硬、檔案管理素養過強的人才隊伍，是難以進行檔案管理創新的。

三、創新發展辦公檔案管理的路徑

（一）提升信息技術運用能力。一方面，單位要通過構建檔案資源共享機制實現檔案利用效能的最大化。單位可以通過檔案管理系統將各個部門聯通起來，構建以檔案管理部門為主導，各個部門為分支的檔案管理模式。例如，各個部門將文件發送至檔案管理部門，檔案管理部門集中歸檔后上傳到檔案管理系統當中，有關部門的工作人員通過訪問權限后可以直接訪問該檔案，實現檔案管理的一站式服務。另一方面，單位要提升辦公檔案的數字化處理能力，充分利用先進的信息設備。筆者建議單位購置高速電子掃描儀，實現紙質檔案在轉化為數字檔案時能夠高效、科學和規范，方便檔案管理人員利用計算機集中對辦公檔案進行集成化管理，減輕檔案管理人員負擔的同時，凸顯檔案管理成效。

（二）加強人才隊伍建設。人才隊伍建設主要從兩個層面開展：第一，培訓機制的搭建。單位在搭建培訓機制時要做到合理、科學和規范，避免培訓機制的盲目性。單位要在充分調研的基礎上，結合本單位檔案管理實際情形設置相應的培訓機制。培訓內容要與檔案管理人員的知識結構相匹配，要保證每一次培訓工作的開展都能取得成效，都能彌補檔案管理人員的知識缺陷，提升檔案管理人員綜合能力和信息技術運用能力。除此之外，單位也要加強與本區域檔案館、檔案局的聯系，積極學習檔案館和檔案局先進的管理模式，提升單位管理能力。第二，搭建人才引進渠道。單位未來在進行招聘時，要著重考量應聘人員的知識結構，招收復合型人才，為單位的檔案管理提供人才支撐。總而言之，單位應當從多角度和多維度加強人才隊伍建設，培養一支創新意識強、主觀能動性高和檔案管理素養高的檔案管理隊伍。

四、結語

檔案工作人員既是管理者，更是服務者，辦公檔案最終需要回歸到利用和服務當中。只有正確利用辦公檔案，實現辦公檔案服務效能的提升，才能真正挖掘辦公檔案的價值，體現辦公檔案在決策支撐以及工作計劃制定上的作用。未來隨著人工智能技術以及互聯網技術的進一步發展，辦公檔案管理和服務工作還有可供創新的空間。因此，檔案管理人員必須牢牢抓住時代發展機遇，以服務為根本出發點，以提升檔案管理效能為落腳點，為檔案需求用戶提供更加滿意的檔案信息服務。筆者相信，隨著檔案管理人員利用意識、服務意識以及創新意識的提升，辦公檔案管理工作的面貌會煥然一新。

【參考文獻】

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