基層法院檔案管理工作問題與對策

葉莉

【摘要】檔案工作是人民法院的一項重要基礎性工作，是審判工作不可分割的組成部分。本文旨在通過對基層法院檔案管理工作存在問題的分析，提出針對性解決問題的對策措施。從而提高基層法院檔案管理工作水平，促進人民法院整體工作同步發展。

【關鍵詞】基層法院;檔案管理工作;問題;對策

人民法院檔案室主要負責歷年辦結的訴訟檔案、文書檔案的管理和利用，其中占絕大部分比例的訴訟檔案是國家重要的專門檔案之一，是人民法院審判活動所形成的最客觀、全面的真實記錄，是人民法院進行審判工作的重要依據和必要條件。近年來，人民法院案件數量大幅增長，直接導致訴訟檔案數量急劇增長，“案多人少”的矛盾越來越突出。另一方面，隨著科技與社會的飛速發展，新形勢下對檔案管理工作的要求也越來越規范，這就對檔案工作提出了更高的要求。

一、當前的現狀和存在的問題

（一）伴隨法院案件大幅上升，檔案數量同步大量激增。隨著經濟社會發展進入轉型期，各類社會矛盾疊加和凸顯，訴至法院的糾紛也在不斷增長。同時，2007年4月1日實施的《訴訟費用交納辦法》降低了訴訟費用收費標準，從而使基層法院受理案件數量大幅度增加，與此同時，檔案數量也隨之急速遞增。以筆者所在的法院為例，1950年至1990年庫存檔案數量為13810卷;1991年至2000年庫存數量為35623卷;2001年至2010年庫存檔案數量達到93579卷。截止到2018年10月31日，全院庫存檔案總量高達194768卷，增長勢頭極為迅猛。

（二）人員配備不足且能力素養參差不齊。一是人員缺口大。目前基層法院因為案多人少，大量的人力物力集中到審判執行部門，一般只會配備檔案員1-2名。而根據《人民法院檔案工作規定》第十一條規定：“各級人民法院應當根據本院檔案工作的實際需要配備專職檔案工作人員，根據保管檔案的數量適當增配人員，增配人員的標準為，以保管檔案—萬卷設專職檔案工作人員一人為基數，每超過二萬卷增配一人”，以筆者所在的法院為例，室藏訴訟檔案已達19萬卷，只配備了2名檔案員，有的法院檔案員還身兼數職，承擔著信訪接待、案件咨詢等工作。人員與工作量的增長成反比，導致檔案工作人員疲于應付日常工作，無暇顧及檔案的信息化、科學化管理。二是能力素質不適應。在全部檔案員中，臨聘人員及服務外包人員占比大，很多缺乏專業技術培訓，實際工作中這些人員并不能很好地適應檔案管理工作。

（三）檔案信息資源開發利用不充分。檔案部門與當事人、公安、檢察、律師等群體接觸緊密，可從訴訟檔案認知一個區域不同時期在經濟、法治等方面的面貌，但檔案歸檔后僅提供檔案查閱業務，統計、編研、開發利用工作相對滯后，使得檔案的價值無法得到充分的發揮。

（四）硬件設備投入缺乏。各種因素影響下，基層法院檔案管理工作在硬件的投入上往往存在許多短板。有的建設規劃期對檔案數量激增判斷不足，場地設計已經無法適應案件儲存的需要;有的檔案管理的設備陳舊，環境惡劣，存在較多安全隱患;有的沒有及時更新管理理念，不能適應新變化，對新出現的影音視頻等電子產品、設備管理不善，導致損壞，造成了不可逆轉的后果。

二、做好基層法院檔案管理工作的對策和建議

（一）加強檔案隊伍建設，提高檔案管理水平。各級人民法院應當加強對檔案工作的領導，把檔案工作列入人民法院發展規劃和工作計劃，制訂切合本單位實際的檔案管理制度。根據訴訟檔案的特點，配備既具有法律知識又具有檔案專業知識的檔案員，積極參加各類檔案工作培訓。組織兼職檔案員進行檔案信息化相關培訓，督促其熟練掌握歸檔流程及電子檔案系統操作，全面實現通過數字系統查詢檔案。所有檔案員都要進行網絡信息技術的指導培訓，通過自主學習，不斷更新檔案管理知識體系，掌握檔案管理的未來發展方向和問題，提高整個法院檔案管理隊伍的事業心和責任感。

（二）多措并舉，破解當前制約檔案管理的瓶頸問題。一是對于場所不能適應新需要的，積極爭取財政支持，爭取項目立項，新建或改造庫房。二是理順工作機制，積極與當地檔案局協調溝通，共建檔案移送寄存機制，將一些使用頻率不高但屬于永久和長期保管的檔案移送至檔案局庫房。三是成立鑒定、銷毀工作小組，制定方案和標準，確定銷毀范圍，將一部分已經到達保管期限的檔案經逐卷、逐件、逐頁地認真審閱鑒定后進行銷毀。

（三）探索多元化服務機制，多途徑優化檔案管理。檔案管理部門在做好傳統查閱業務的基礎上，還要堅持高標準服務理念，積極探索檔案開發和利用渠道，切實滿足人民群眾司法需要。深入貫徹落實“最多跑一次”的改革精神，堅持“讓數據多跑路，讓當事人少跑腿”的服務宗旨與理念。充分利用掃描儀、電子文檔、數字影像視頻數據、存儲系統以及軟件處理系統等現代化技術手段，將立案、審理、執行、歸檔全過程進行數字化檔案管理。開展網點式跨區域異地辦理訴訟事務，提供遠程查閱檔案服務，讓當事人或有關單位工作人員在異地就可以查閱案件材料，有效減輕當事人的負擔。

三、結語

檔案工作是一項立足當下著眼未來的事業，隨著各項工作規范化程度要求越來越高，我們要把法院檔案工作與法院科學發展緊密聯系起來，積極利用電腦、網絡等現代化手段，不斷提升檔案管理的現代化管理水平，開創嶄新的檔案管理模式，同時，重視檔案的開發利用效益，充分發揮檔案的巨大潛力，推進司法工作的發展進步，滿足人民群眾的司法需求。

【參考文獻】

[1]檔案工作實務[M].浙江大學出版社，2014.

[2]人民法院檔案工作規定（法辦〔2012〕11號）.

[3]人民法院訴訟檔案管理辦法（法〔2013〕283號）.