工程建設項目檔案管理探討

倪小紅

【摘要】在工程建設中，項目檔案管理發揮著重要的作用，因為它能為企業提供所需要的各種信息資源，包括審批文件、勘察、設計與施工方面的資料，如果一個企業沒有檔案管理，則企業的效益就不能得到增長。本文論述了工程建設項目檔案的問題，針對問題提出相應的解決對策。

【關鍵詞】工程建設;檔案管理;問題及措施

一、工程建設項目檔案管理的現狀問題

近幾年，隨著中石油建設項目的快速發展，項目負責人認識到了項目檔案管理的重要性，但在此之前，項目檔案管理發展十分緩慢，因為項目管理人員只注重工程的質量與速度，卻忽視了項目文書的重要性，也未意識到檔案管理的重要性，所以檔案管理人員沒有落實自己的職責，現場的施工文件存在不完善的情況，人員資料變動較多，卻不能及時更新，也不能及時收集與整理各項資料。另一方面，檔案管理人員對現場的資料、文書等監管力度不夠，這就造成企業檔案存在殘缺，歸檔不完整，數據錯誤的現象，使得項目檔案管理的作用不能得到真正發揮，使用率下降，不能促進企業經濟效益的增長。

二、工程建設項目檔案管理采取的措施及對策

（一）加大依法管理檔案力度。近幾年來，我國制定的檔案法律法規逐步得到完善，尤其是在頒布了《檔案法》之后，我國的各個省市相繼出臺了一些適合本地發展的地方性法律法規，用于規范檔案管理的行為，在工程建設方面，國家出臺了《檔案資料管理暫行辦法》。另外，21世紀初，出臺了幾項具有說服力的文件，比如2001年出臺的檔案管理規范，為檔案管理營造了更加良好的環境，同時也為建立健全項目檔案打下了基礎，是工程質量管理的重要內容。

（二）健全檔案管理工作機制。檔案管理部門需要與其他相關部門積極配合，使其達到預期效果。根據相關規章制度，需要在工程項目中成立檔案管理小組，并在小組成員之間形成網絡，加強對文件材料的管理，并建立相關人員的責任制度和獎懲制度，明確人員的崗位職責，加強對人員的考核，發現錯誤行為需要予以一定的懲罰措施，加強監督管理，使工程項目的承包單位、設計單位與施工單位都對檔案管理工作引起重視，把它當作一項工程任務來承擔，把檔案工作納入工程質量領導體制，明確領導法人制度和合同監理制度。

（三）明確職責，形成檔案管理網絡。項目檔案管理人員要認真履行自己的職責，并形成檔案管理網絡;在近幾年，項目負責人明確了自己的職責，對于檔案管理工作安排合理，配備了專業人員管理檔案，并實現了全面管理，項目中分設了項目經理與項目成員，由項目經理負總責，把檔案管理列為自己的職責范圍內的工作，并且加強其他各部門、人員對項目檔案管理的監督，包括監理單位與施工單位，指派專人負責項目檔案，并對檔案進行跟蹤管理，實時監控，保證檔案管理跟得上企業和現代社會的發展，保證人員都積極參與到檔案管理的工作中來。

（四）健全項目檔案制度，全程控制管理。要想保證檔案文件保持完整性和準確性，需要系統提供堅實有力的保障制度。比如成立一個檔案中心，將檔案文件都歸檔到各項制度的考核當中，將項目檔案也作為考核的標準，充分發揮這一行為的激勵機制作用，這是提高項目文件歸檔質量的重要手段。對項目檔案管理進行全面控制與監督，近幾年企業建立了一些關于檔案管理的規章制度和獎懲制度，可以積極發揮檔案的作用，提高對檔案管理的重視度;另外要加強項目檔案管理的培訓，定期對相關人員組織培訓，提高他們的專業知識和技能。在每年的某一階段，公司的檔案項目負責人與監理單位一起，都要對相關檔案、文書和資料進行管理，形成行之有效的檔案管理制度。2015年分別出臺了幾項文件，包括檔案歸檔規定，項目檔案竣工管理辦法和歸檔要求，2017年也相應出臺了部分文件，用于規范檔案管理，包括考核標準和編制表，這些文件的出臺保障了公司中各部門的管理職能，使檔案管理有更清楚的保管規則，人員對檔案管理更加有章可循，各部門職責分明，檔案管理制度的建立也提高了檔案管理的效率。

（五）抓好工程項目檔案的過程管理工作。由于工程項目檔案管理涉及到的方面非常多，也貫穿于整個工程建設的全部，為了保證項目檔案管理與工程建設相適應，需要做好工程項目檔案管理工作的過程管理工作，尤其是在項目建設前期，人員要遵循檔案文書形成的規律，不能違背該規律，對工程項目進行合理規劃，做好檔案收集工作，如果收集的時間不到位，那么可能會給工程帶來不可估量的損失。在檔案工作的驗收時，需要按照國家有關規定，進行項目檔案竣工驗收工作。檔案管理人員要對檔案管理工作具有高度的責任心和使命感，以便最大限度地發揮檔案在經濟建設、社會發展中的巨大作用。檔案管理人員要切實負起責任，依法履行好對基本建設項目特別是對重點建設項目檔案的指導、監督職能，從而確保工程檔案管理的完整性、系統性與安全性。

（六）加強檔案管理工作人員的技能培訓。工程中來自監理方與施工方的人員較多，他們的水平參差不齊，做好檔案管理工作，就需要保證人員具有較高的業務知識水平和豐富的實踐經驗，因此，需要管理人員加強對他們的培訓，單位可以通過多種途徑對他們進行檔案管理培訓，向他們介紹檔案管理的法律法規和相關制度，對項目檔案的收集、整編以及移交程序進行詳細說明，從而提高檔案管理水平。

三、結束語

總之，工程建設項目檔案管理能夠為企業決策提供重要的依據，規范企業中的管理行為，對企業的施工活動進行真實記錄和反映，我們需要提高對工程項目檔案管理的認識，提高檔案管理的重要性，這樣才能保證企業和社會效益的增長。

【參考文獻】

[1]楊秀華.石油工程建設項目檔案管理探討[J].辦公室業務，2018（7）：93-94.

[2]郭麗青.工程建設項目檔案管理創新探討[J].城建檔案，2018（5）：42-43.