淺談醫院醫療設備檔案管理

呂歡

【摘要】醫療設備需要做好檔案管理工作，因為其對于醫院的管理非常重要，本文對醫療設備檔案管理中存在的難點問題進行解析，針對加強醫療設備檔案管理提出了幾點建議，并對于名醫檔案管理提出了自己的一點見解。

【關鍵詞】醫院醫療設備;檔案管理;醫療設備檔案管理

隨著醫療衛生事業的發展，大型醫療設備配置已經成為衡量醫院醫療技術水平的重要指標。加強醫療設備檔案管理的工作對于設備管理非常重要，因此，我們要將醫療設備檔案管理工作做好，讓其充分發揮好檔案管理的作用，如何建立規范的設備檔案，加強醫院醫療設備的使用和管理，提高設備的使用效率，已成為一個亟待解決的問題。

一、目前醫療設備檔案管理中的難點

（一）檔案管理員管理意識不強，對檔案管理工作不重視。檔案建設是檔案管理的基礎，檔案管理是關鍵，檔案利用是目的。因為它不能直接創造效益，檔案管理則在全院工作中并沒有給予足夠的重視，這是常見的重視醫療、輕視檔案的現象。文件和檔案盒易于收集和保存的材料可以進行管理，但是科技檔案一般都比較匱乏。靜態檔案比動態檔案簡短一些，所以靜態檔案是更詳細的，而動態檔案則相對稀缺。

（二）醫療設備檔案管理團隊合作有待加強。醫療設備檔案的開發管理檔案占據了很大一部分，操作和維護設備需要由設備使用的用戶、管理者和維護者共同合作來完成。任何一方的不配合或疏忽會直接導致醫療設備檔案不完整。

（三）醫療設備檔案的收集周期長，收集的難度較大。醫療設備檔案不像其他的檔案，記錄的是醫療器械使用的全過程，以及過往使用過的所有信息，從計劃采購開始就應該登記入冊，因此，醫療設備檔案一般收集數據的周期都會比較長，而且很難保持數據的完整性。

（四）有些檔案收集環節還處于手工階段。盡管計算機和網絡技術已經在醫院管理中得到廣泛應用，也有通過計算機和網絡技術管理更多的文件，但是他們基本保持了手工收集數據的工作習慣，特別是醫療設備檔案，其使用和維護的信息主要靠手工管理。

二、加強醫療設備檔案管理的對策

（一）加強檔案管理意識的培訓，改變觀念。醫院必須加強檔案管理的法制宣傳和培訓，讓全院自上而下引起高度重視，對于醫療設備檔案的建立，要讓全員加強對檔案收集的習慣以及設備動態數據的收集管理意識，真正體現需求、論證、驗收等各個環節，在設備檔案的運行和維護過程中，樹立好醫療設備檔案適應醫院發展的理念，服務于臨床工作。在我院，檔案管理知識培訓是對新員工每年崗前培訓的必要內容，并嚴格進行考核。在每周的會議和醫療工作會議，設備部和檔案室將定期向臨床醫務人員收集醫療設備檔案，尤其是動態檔案。

（二）完善檔案管理制度建設，加強考核。醫療設備檔案管理工作應該緊跟醫院的發展，而醫院的發展也需要適應醫療市場（患者）的需求。因此，醫院必須建立完善的醫療設備檔案及患者信息檔案，將這些信息加以利用體現價值，有必要進一步明確管理者和使用者的責任，各級要建立好崗位責任制，修訂和完善好醫院檔案管理制度，明確管理目標和發布部門職責。在去年年底，我院已經形成了有效的檔案管理網絡系統，我院的檔案管理網絡中，領導小組組長1名，有2名專業的檔案管理員以及20名兼職的檔案管理員，分工不同。每年定期開展活動。與此同時，對一系列制度不斷進行改善，如采購、管理、維護、大型設備的三級保養、關鍵設備和醫療設備的報廢管理。護士長或部門負責人指定一名專人保管貴重和精密儀器。定期檢查和維護都需要做好維修記錄，記錄故障、排除方法，更換配件的日期。醫院組織行政部門每個月都有一個例行檢查，而醫療設備的使用管理和檔案記錄是重點檢查內容。發現問題要及時反饋給臨床科室，并與他們的綜合目標管理考核掛鉤。通過這個管理網絡，檢查和推進醫院設備檔案管理制度的改革。

（三）提高設備檔案利用率。醫院需要將醫療設備檔案真正用起來，將所有醫療設備檔案實現真實可追溯，將設備的采購、使用、維修、正常維護、工作數據等全程入檔，對設備要制定檢查與維護保養，讓醫院的醫療設備檔案可以發揮最大的作用。

（四）醫療設備檔案管理現代化。互聯網的普及與計算機技術的發展，智能化取代人工進行檔案管理是必然趨勢，也是今后檔案工作的重點。在醫療設備管理中，醫院應建立符合自身特點的設備網絡管理系統。除了對設備的采購信息和訪問信息進行注冊和查詢的功能外，還應進一步加強采購申請管理、招標采購管理、技術管理、財務管理和維護管理等功能的擴展和完善。實現遠程讀取數據，讓信息可以實時共享，真正實現現代化的管理，為醫院管理提供更好的服務。

三、醫院加強名醫檔案管理的建議

（一）形成名醫檔案的意義。名醫檔案主要是指在醫療領域作出重大貢獻或者有相當影響力的知名人士，經當地醫療機構、病人認可，從事醫療、教學、科研等工作與活動的檔案。它對于樹立醫院形象，提高整體的醫院水平，促進醫院發展起著重要作用。

（二）對名師檔案管理的建議。加強名醫檔案的收集整理，著名醫學專家的檔案中有許多載體，大小不一、數據形式多樣。因此，在收集著名醫學專家檔案之前，應制定詳細的分類方案。著名醫學專家的檔案可分為六類：手稿、視聽圖像、實物、圖書期刊、電子文獻等。在主要類別下有三個子類別：工作總結筆記、個人簡歷以及論文和作品的手稿。分類號由數字序列號表示，然后以文檔為單位對文件進行排序、打包和編目。醫院檔案室應當單獨設置名醫檔案。每個人有一個獨立的文件號和目錄號，按時間順序排列。根據檔案的不同性質，選擇不同的管理方法，對名人檔案進行歸檔和管理，定期向有關職能部門和醫學專家本人收集工作資料。

四、總結

我院在加強醫療設備檔案管理工作方面已經取得了一定的成績，促進了檔案的完整收集。目前，我院的醫療設備檔案廣泛用于環境影響評價、醫療項目收費標準核定等方面的工作，而在名醫檔案管理工作方面還有缺失，這也是后期需要重點跟進的工作。

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