檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的運用分析

雷素玲 楊麗 孫康燕

【摘要】基于對檔案管理模式改革內涵和意義的研究，本文指出醫院檔案管理中需要強化改革的方向，并在此基礎上提出檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的具體應用方法，讓醫院的檔案管理工作能夠被科學有效地推行。

【關鍵詞】檔案管理;醫院檔案;檔案管理改革

我國當前各類機構的檔案管理，已經開始逐步落實由傳統紙質檔案管理向電子檔案管理方向的轉變，對于檔案管理模式來說，在新時期需要有效改革，保證新的檔案管理模式能夠與各類新型技術有效契合。要達到這一目的，除了要關注各類硬件設施外，也需要通過相關軟件設施的建設達成目的，保證醫院檔案能夠有效管理。

一、檔案管理模式改革的涵義

檔案管理模式改革的概念為，針對當前檔案管理技術的改革和優化，推行的一種檔案管理工作體系的變革，促使新建設的檔案管理體系能夠與當前的檔案管理工作有效契合。對于醫院檔案管理工作來說，由于在醫院的運行中會產生大量檔案，傳統檔案管理模式會在很大程度上對檔案管理的速度和效果產生負面影響，而檔案管理模式改革中，將大幅應用計算機設備進行檔案管理，在很大程度上提升了檔案管理工作的效率，另外對于在新的檔案管理體系中，將會廣泛應用新的檔案管理思想和管理體系，這對于檔案管理工作有積極的指導意義，所以在醫院的運行中，需要大力推行檔案管理模式改革工作。

二、醫院檔案管理模式改革的關注重點

要探究醫院檔案管理模式改革的關注重點，需要對當前醫院檔案管理工作中存在的問題進行研究，通過對一些樣本醫院的調查和了解，本文認為檔案管理模式改革的關注重點包括以下內容：

（一）檔案管理思想方面。檔案管理思想的科學與否將直接決定醫院檔案管理模式改革能否被有效推行，所以在模式改革過程中，需要摒棄舊有的檔案管理觀念，為檔案管理模式改革打下思想基礎。

（二）管理制度方面。在推行醫院檔案管理模式改革的過程中，需要應用新的管理制度，保證檔案的管理工作能夠與時代要求相契合，然而在一些醫院中，管理制度方面存在較大缺失，無法保證整個管理工作的有效推行。

（三）硬軟件建設情況。在檔案數字化管理這一大背景下，醫院檔案管理也需要順應時代要求，加強信息化系統建設。在系統的建設過程中，涉及硬件建設和軟件建設兩個方面，要保證醫院檔案管理的有序性，需要保證硬軟件設施都能夠全面合理建設。

三、檔案管理模式改革在醫院中的具體應用

（一）檔案機構建設方面。在醫院檔案管理模式的改革過程中，為保證檔案工作能夠科學有效推行，醫院方面需要加強對相關機構的建設，對醫院檔案的管理工作進行有效指導和控制。在檔案機構的建設過程中，需要從兩方面進行建設，一方面為硬件設施，另一方面為軟件設施。對于硬件設施方面，當前各類醫院已經擁有了較為全面完善的基礎設施，只需在現有基礎上進行適當修正即可投入運行，所以在檔案機構的建設過程中，主要建設內容為軟件設施。對于軟件設施，主要包括以下幾個方面內容：1.檔案管理理念方面。在應用新的檔案管理制度進行醫院檔案管理時，工作人員需要對各類新型理念有深入了解和研究，同時對于管理層人員來說，需要提高對檔案管理工作的重視程度，從而讓檔案管理工作能夠有效推行。例如在玉溪市人民醫院的檔案管理中，領導人員提高了對檔案管理的重視程度，研究政府出臺的相關政策和文件，并結合當前開發的各類優秀檔案管理理念，提升了檔案管理的效率和效果。2.管理機制建設。在管理機制中，需要涵蓋檔案保密制度、檔案借閱制度等各類涉及檔案管理的制度，并在工作中將這些制度嚴格落實。

（二）檔案相關工作方面。在醫院檔案的管理過程中，相關工作包括檔案收集、檔案整理、檔案歸檔、檔案保管、檔案統計以及分析工作，其中對于前四個方面，是整個檔案管理工作的基礎內容，后兩個方面通常為醫院通過檔案獲取相關信息。傳統的醫院檔案管理過程中，前四個方面的工作量極其龐大，原因是醫院的運營過程中會產生大量的紙質檔案，這些檔案對收集和整理過程提出了巨大挑戰。而在當前的信息化系統建設和應用中，將會通過計算機軟件產生電子檔案，并將該檔案傳送到檔案管理人員手中，工作人員只需對檔案進行記錄和分類保存，在很大程度上降低了工作量。在檔案管理模式改革的過程中，由于工作量大幅降低，所以要對檔案管理質量提出新的要求，制定并落實檔案管理過程中的各項追責制度，保證檔案管理工作的有序推行。另外對于檔案管理工作來說，需要讓相關人員進行檔案查閱和研究，在該過程中，需要將傳統的紙質檔案存儲到電腦系統中方便管理，可以按照相關法律法規以及醫院的運行情況對檔案進行整理和處理，對于超過存儲年限以及研究意義較低的檔案，可以采用相應措施進行處理。

（三）信息化建設方面。在當前的檔案管理工作中，已經開始深度推行檔案管理工作中的信息化建設，在當前的很多醫院運行過程中，針對檔案信息化系統的建設也已經提上了日程。在信息化系統的具體建設過程中，包括軟硬件兩個方面內容的建設。對于硬件方面，通常包括掃描機、復印機、計算機設備等內容，另外對于硬件設備來說，最為重要的為檔案存儲設備，通常將這些內容存放在醫院內部的服務器中。在該部分的建設中，需要保證服務器的存放環境能夠滿足其最佳運行狀態，同時需要保證環境中存在足夠數量的消防器材，當發生問題時能夠實現對相關問題的快速處理。對于軟件系統，當前國內外已經開發出了性能較高的軟件系統，可以根據醫院的實際情況進行軟件系統選取。例如玉溪市人民醫院在信息化建設中，按照相關要求配套安裝了硬件設備，同時應用檔案管理系統完成檔案管理工作，極大提升了檔案管理的效率和效果。

（四）檔案應用方案。在醫院檔案的管理工作中，一項重要工作為通過對檔案的應用發現醫院運行中出現的問題，以及探究醫院的發展情況。在新的檔案管理模式中，由于檔案存放在服務器硬盤中，所以需要由工作人員將需要應用的檔案進行打印。為了保證檔案信息不外泄，檔案借閱人員需要持有完整的檔案調用和查閱手續，另外在檔案管理的軟件系統中，還需要配備相應的檢索系統，讓工作人員能夠實現對所需檔案的快速調出和應用。例如在玉溪市人民醫院的檔案管理工作開展中，當相關人員需要進行檔案查閱和調用時，需要持有完整的手續，而在檔案的具體應用過程中，能夠通過對檔案的研究制定《科室總結匯編》等材料，通過對這些材料的應用能夠讓醫院深入了解運營和發展情況。

（五）硬件設施配置方面。在醫院檔案管理工作的開展中，不但涉及上面提到的相關硬件設施建設，同時還涉及各類硬件設施的配置。常見的為各類辦公用品，以及相應的消防器材，為了保證這類設施能夠被正常使用，需要對存放區域進行合理規劃，最大限度消除環境因素對這類硬件設施造成的不利影響。對于各類器材的配置過程來說，醫院方面還需要建設相應的配套制度，通常情況下，這些配套制度主要的管理內容為進行工作人員的合理配置。例如在玉溪市人民醫院的檔案管理工作開展中，已經建成并落實了相應的管理體系，讓專業人員對各類硬件設備進行定期維護，尤其是對于檔案管理系統中的計算機硬件設備，由于這類設備對環境要求苛刻，所以要做好防潮、通風工作，保證這些設施能夠處于最佳運行狀態。

（六）軟件設施建設方面。對于醫院檔案管理中的軟件設施，除了計算機系統軟件，工作人員素質以及相應的規章制度也可包含進軟件系統中。對于工作人員來說，需要加深對檔案管理工作相關法律法規和規章制度的了解程度，例如在玉溪市人民醫院的檔案管理工作中，院領導組織開展對《檔案法》的學習和研究，同時積極領會各類相關文件精神，保證檔案管理功能能夠被科學有效開展。另外為了讓工作人員的素質得到提升，醫院方面組織工作人員參與到檔案管理知識競賽中，從而讓工作人員的個人素質得到有效提升。

四、結論

綜上所述，在醫院檔案的管理過程中，當前的關注重點為檔案管理思想、管理制度和硬軟件設施建設三個方面，要想提升檔案管理工作的開展效率和效果，可以通過建設專用檔案管理機構、完善檔案相關工作體系、加強信息化建設、推行檔案應用方案制度等措施達成目的，同時注重其余方面的硬軟件建設，讓檔案管理工作能夠得到有效開展。

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