試論基層醫(yī)院辦公室檔案管理

劉棟艷

【摘要】檔案管理工作對醫(yī)院來說很重要，特別是基層醫(yī)院，但是在實際工作中，很多基層醫(yī)院對檔案工作不夠重視，根本意識不到其存在的價值，造成檔案管理工作存在問題。本文以基層醫(yī)院辦公室的檔案管理為研究對象，主要是對檔案管理存在的問題及其應(yīng)對措施進行分析論述，希望能夠提供一些有價值的借鑒。

【關(guān)鍵詞】基層醫(yī)院;辦公室檔案;檔案管理

辦公室檔案管理工作是單位職能管理部門的一項重點工作，是一個單位發(fā)展前進軌跡的展現(xiàn)，它為研究單位業(yè)績、制定科學(xué)的發(fā)展道路提供了強有力的依據(jù)，由此可以看出檔案對醫(yī)院發(fā)展的重要性。但在實際工作中檔案不受重視，發(fā)揮不了其應(yīng)有的價值。本文將對基層醫(yī)院辦公室檔案管理的相關(guān)內(nèi)容進行論述。

一、基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）工作人員檔案意識淡薄。很多醫(yī)院的工作者甚至是領(lǐng)導(dǎo)，都沒有檔案意識，根本意識不到檔案的重要性，在工作中注重經(jīng)營，輕視檔案工作，更別說是對檔案的管理工作了，導(dǎo)致其缺乏科學(xué)的管理，造成醫(yī)院發(fā)展的歷史性資料不完整，甚至很多流失了;此外，醫(yī)院檔案的利用率非常低。

（二）檔案管理的設(shè)備設(shè)施落后。隨著時代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進步，很多新進的機器設(shè)備被研發(fā)制作出來，大大提高了工作效率。但是醫(yī)院的檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的模式，未引進先進的管理設(shè)備設(shè)施，依然使用之前落后的甚至是老化的設(shè)備設(shè)施，導(dǎo)致檔案管理的現(xiàn)代化水平不高。一般來說，基層醫(yī)院檔案管理工作存在的問題有：房屋不夠、資金短缺、設(shè)備陳舊等等，甚至在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普及的時代，有些單位仍然采用傳統(tǒng)的手工收集檔案的方式，大大降低了工作效率，同時也不利于檔案的檢索及使用。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高。現(xiàn)階段，很多基層醫(yī)院中從事檔案管理的人員在上崗之前沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致專業(yè)素質(zhì)低，并且很多管理人員存在學(xué)歷低、知識儲備有限、計算機操作能力低等等問題。另外，基層醫(yī)院只注重醫(yī)護人員專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)的培養(yǎng)提高，對其進行繼續(xù)教育培訓(xùn)，而不關(guān)心檔案管理人員的素質(zhì)水平，最終致使很多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時代的發(fā)展趨勢。

（四）醫(yī)院檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。很多基層醫(yī)院沒有建立健全完善的檔案管理制度，造成收集檔案的效率低下，缺乏集中的管理及信息資源不完整。與此同時，很多醫(yī)院的檔案管理工作缺少一致的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，對納入檔案的內(nèi)容沒有明確的要求和規(guī)定，更別說統(tǒng)一的立卷歸檔制度了。缺乏完善的檔案管理制度，導(dǎo)致有價值的資料、數(shù)據(jù)流失，不利于醫(yī)院的研究發(fā)展。信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，從而導(dǎo)致現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展跟不上新時期發(fā)展的需要。

二、做好基層醫(yī)院辦公室檔案管理工作的措施

由上可知，現(xiàn)階段我國基層醫(yī)院辦公室的檔案管理工作存在著一些問題，影響醫(yī)院檔案工作的健康發(fā)展，不利于醫(yī)院的研究發(fā)展，因此需要針對問題，采取行之有效的措施，從而保證醫(yī)院辦公室檔案管理工作的順利開展，具體措施如下：

（一）提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要樹立檔案意識，充分認(rèn)識到檔案對醫(yī)院發(fā)展的重要性與必要性。檔案是醫(yī)院實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要依據(jù)，有利于促進醫(yī)院由單純經(jīng)營型、粗放型向科學(xué)型、集約型轉(zhuǎn)變，從而有利于提高醫(yī)院的技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量，提高醫(yī)院的競爭力，并且增加其經(jīng)濟效益。此外，還要做好檔案室的建設(shè)，為其配備必要的設(shè)備設(shè)施，如電腦、文件柜等等。

（二）加強檔案管理人員的教育學(xué)習(xí)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。保管檔案的最終目的是使用，加之檔案的種類很多，而且每種之間差別特別大，這要求檔案管理人員必須具備較高的專業(yè)素質(zhì)，掌握專業(yè)知識，才能保證檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計到最后提供利用有序開展，最終滿足社會的發(fā)展需要。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理向自動化、電子化轉(zhuǎn)變，這對管理人員提出了更高的要求，需要與時俱進，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，從而滿足新時期檔案工作發(fā)展的需求。

（三）建立健全完善的檔案管理制度。檔案管理工作的有序開展需要完善的管理制度作保障，因此要建立健全完善的檔案管理制度，使檔案管理工作的開展有制度可循。醫(yī)院檔案會以不同的形式、種類，如文字、聲像、圖表等記錄下來，并且涉及很多內(nèi)容，不僅包括本醫(yī)院的發(fā)展歷史，而且還有病人的各種健康資料，是指導(dǎo)協(xié)調(diào)醫(yī)院各項工作正常運行的重要參考資料，更是醫(yī)院在進行工作計劃和決策時的可靠依據(jù)。所以，醫(yī)院應(yīng)制定完善的規(guī)章制度，實現(xiàn)各種檔案資料的收集、整理、登記、歸檔等工作，并且劃分到具體的科室，由專人負(fù)責(zé)，從而確保醫(yī)院檔案資料的完好無損。

三、結(jié)束語

綜上所述，基層醫(yī)院辦公室的檔案管理對醫(yī)院自身的發(fā)展起著非常重要的作用，然而在實際工作中由于受某些因素的影響，導(dǎo)致其發(fā)展存在著一些問題，影響檔案事業(yè)的健康發(fā)展，因此要針對問題，采取對策，從而推動醫(yī)院檔案工作有序開展。

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