基于信息時代談老年大學檔案管理有效舉措

于萍

摘要：老年大學檔案是記錄一個學校歷史發展的重要憑證，而學校做好老年大學的檔案管理工作就是一件非常重要的事情。在這個現代化的信息社會，學校以及檔案管理工作者需要全面利用好信息化的方式去對學籍檔案進行有效的管理，因此，筆者就主要圍繞著老年大學檔案的信息化管理方式進行詳細的闡述和分析，希望可以為老年大學的檔案管理工作提供一些有利的建議。

關鍵詞：老年大學;檔案管理;信息時代;信息管理模式

一、在老年大學檔案管理工作中容易存在的問題

在通常情況下，學籍檔案屬于學校非常重要的檔案管理工作，尤其隨著我國社會經濟水平的快速發展，老年大學的發展也越來越得到人們的關注，所以如何為老年人帶來更好的知識服務就需要從教者做好檔案的管理工作。然而從目前來看，學校的檔案管理工作主要存在兩個問題：

1.老年大學檔案管理工作過于表面化

在老年大學的檔案管理過程中，普遍存在過于表面化的管理狀態，其中主要體現在學校及檔案管理工作者沒有對學籍檔案管理引起足夠的重視，他們認為對學生檔案進行一個簡單的信息錄入就可以了，并沒有在記錄頁面上顯示更多的老年學生的檔案信息，這種檔案信息的不完整容易造成，一旦有相關組織或者部門需要查看學生的學籍檔案，但是工作人員卻無法遞交出準確度較高的檔案信息，這樣也就會為工作人員以及學校和學生造成不必要的麻煩。

2.老年大學檔案管理工作信息化管理程度不夠

雖然現在我們處在一個網絡發達的時代當中，但是在檔案信息管理這一方面，有些老年大學的學籍檔案卻缺乏信息化的管理。熟不知網絡化的信息管理不僅可以讓檔案信息量變得更大，而且還更容易查找、儲存和攜帶，還可以全面提升工作人員的檔案管理質量。所以學校以及檔案管理工作人員需要及時通過現代化信息技術手段做好檔案的管理工作。

二、關于提高老年大學檔案管理質量的方法分析

1.對檔案管理模式進行改革和創新創

要想讓學校的檔案管理質量得到有效的提高，學校以及相關工作人員首先就要對檔案管理模式進行及時的改革和創新。第一、學校的檔案管理部門和其他部門加強聯系，實現檔案信息資源的共享。因為隨著信息化時代的快速發展，社會信息資源數量也在大幅度的上升，僅僅憑借一個學校的檔案管理部門是無法對這些龐大的信息資源進行有效管理的，所以只有和其他部門加強聯系，通過資源信息的共享才能讓學生的檔案信息變得更加完整。第二、通過電子自動化手段來管理檔案信息，在這個信息時代里管理者需要對電子檔案進行及時的建立和整理，直接通過計算機系統就可以及時的找到相關信息，也能對檔案信息進行及時的修改、使用和保存，可以加快當擔信息數字化的處理步伐。

不過，在進行數字化的檔案處理時，檔案管理人員需要利用掃描機對檔案信息進行處理，這樣才能做到對紙質版檔案內容的保真。對于一些錄音或者錄像的資料，還要通過刻錄機進行檔案的備份儲存，在電子檔案管理時還要做到把草稿內容、修改稿以及正文進行統一的歸檔，修改草稿時一定要顯示改稿人的名字、修改的時間以及修改內容，在檔案整套歸檔的過程中電子文件不可以變動。第三、根據檔案內容特點構建網絡服務平臺，通過計算機網絡技術建立一個開放性的網絡服務平臺，從而滿足信息時代的檔案管理要求。

2.學校加強檔案管理的保密措施

現代化信息技術雖然為檔案管理帶來了一些便捷，但同樣它也為檔案資料的保密工作帶來了一些安全隱患，而檔案信息出現不安全的情況主要是由計算機使用過程中突然中病毒、人員操作不規范以及電子設備出故障等這樣幾個原因組成，所以我們必須通過有效的措施對檔案資料加強保密方面的管理。

第一、檔案管理部門人員要安裝最新的軟件管理系統，這樣才能保證檔案資料可以安全使用，并得到安全的保存;第二、檔案管理工作者要及時對計算機進行全面的殺毒和檢測，要避免信息資源因為感染病毒而出現隱患;第三、學校檔案管理部門的工作人員在工作期間要避免使用其他的外網連接，避免因為黑客的侵入而導致檔案資源的丟失和泄露。第四、學校要盡可能配備最專業、最先進以及最規范的檔案保管設備，并加強檔案管理措施，對檔案資料以及絕密檔案進行安全的保存。

三、總結：

綜上所述，在網絡信息時代下對老年大學的檔案管理工作模式進行全面的改革和創新，就可以讓檔案管理工作質量得到全面的提高，所以對于學校以及檔案管理部門來說，不僅要認清楚信息技術為檔案管理工作帶來的更多好處，也要及時轉變檔案管理人員的思想觀念以及工作態度，并為他們提供更加可靠、更加齊全的信息管理工具，這樣才能提高老年大學的信息化檔案管理進程。

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