與時俱進做好高校檔案管理工作

劉琳琳

【摘要】本文對高校檔案管理信息化建設的重要性、具體實施辦法、檔案管理者應具備的素質(zhì)、檔案工作的科學化管理提出自己的建議與看法。新時期做好檔案管理，應建立健全檔案管理體制，完善檔案基礎設施設備，提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

【關鍵詞】檔案管理信息化建設;兩個轉(zhuǎn)變;檔案管理

高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案工作是高等學校的基礎性工作，2008年9月1日教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案管理工作由此被正式納入學校整體發(fā)展規(guī)劃中。作為高等學校的學院部門，各學院辦公室承擔了學生檔案、教師檔案以及院系圍繞教學、科研及其他各項教學科研工作產(chǎn)生的資料匯集整理、保存、分發(fā)等服務活動，檔案管理工作對院系工作效率產(chǎn)生著重要影響。高級檔案管理專業(yè)人員要有較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術，同時具有較高的政治理論和政策水平，能科學地制定檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，有很強的決策能力和組織協(xié)調(diào)能力，在學術理論研究上有所突破。隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，信息技術已經(jīng)被廣泛應用在各項工作中，新時期如何使檔案工作高效、有質(zhì)量地為教師和學生服務，已成為檔案工作者需要學習和思考的問題，結(jié)合自身工作實踐對如何做好檔案工作有以下幾點思考。

一、檔案管理信息化建設的重要性與實施辦法

高校檔案信息化建設是高校“數(shù)字化校園”建設的重要組成部分，是利用信息技術工具獲取、處理、傳輸、應用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，發(fā)掘摘取檔案資源，向社會提供更多有價值的檔案信息，實現(xiàn)資源共享。它以檔案信息資源建設為核心，以加強電子文件管理為重點，以計算機網(wǎng)絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標。努力適應高校信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，逐步實現(xiàn)高校檔案資源信息化、數(shù)字化、信息服務網(wǎng)絡化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化，為教學、管理、科研服務，為高校的建設和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案信息。檔案管理的信息化建設對于高校檔案管理有著極其重要的意義。1.建立檔案數(shù)據(jù)庫，采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、設置防火墻等多種防護措施，防止自身誤操作刪除修改，防止信息丟失，確保檔案信息安全。2.對現(xiàn)存檔案資源進行數(shù)據(jù)化處理，通過縮微照相技術和對紙質(zhì)載體的重要檔案進行縮微復制、掃描等手段，將論文、照片、文書、書籍、音像等轉(zhuǎn)換成電子文件。利用文檔處理軟件對數(shù)據(jù)庫進行規(guī)范整理，便于檢索利用。3.對電子文件進行轉(zhuǎn)換升級，使其處于可用狀態(tài)，防止因技術升級而失去效用造成檔案資源損毀。4.采取紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，既要有數(shù)據(jù)化電子文檔，又要有紙質(zhì)檔案，工作量雖然是雙倍甚至更多，但可以使很多重要數(shù)據(jù)及檔案得以有效保存。5.按照《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定精神，制定出符合實際工作的具體措施和辦法，加強檔案信息化的標準和規(guī)范建設，逐步完善檔案信息安全管理體制，加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全，加強對電子文件歸檔工作的管理，監(jiān)督和指導保障歸檔電子文件完整真實有效。

二、檔案管理工作人員提高自身素質(zhì)的緊迫性

辦公自動化加快了檔案工作信息化的進程，高校在社會快速發(fā)展中已逐步實現(xiàn)無紙化辦公，郵箱、QQ、微信等網(wǎng)絡傳播手段已滲透到辦公生活的方方面面，這對檔案管理者學習新事物的能力和知識結(jié)構提出了全新的要求。檔案信息化對檔案管理人員的思想觀念、寫作水平、專業(yè)技能及綜合素質(zhì)都有較高的要求。檔案管理人員要有精通的檔案業(yè)務知識、熟練掌握計算機操作技能、掌握操作多種電子文件模板等新型載體的使用與傳播方法，使計算機操作成為檔案管理工作最有效的助手，快速、便捷、高效地發(fā)揮其作用。在日新月異發(fā)展的工作生活中，不斷提升自我，努力學習新知識，成為檔案工作者必備的素質(zhì)，檔案管理工作者的業(yè)務素質(zhì)與業(yè)務能力直接影響檔案工作的效率與質(zhì)量。現(xiàn)階段高校院系還沒有專職檔案管理工作者，在兼職工作中要適應時代發(fā)展，加強自身業(yè)務素質(zhì)的提高，是目前檔案管理工作者最迫切的工作。

三、檔案工作的科學化管理是時代的要求

檔案具有原始記錄的本質(zhì)屬性，能夠真實客觀地再現(xiàn)學校教學活動的原貌，與其他信息來源相比，具有很強的可靠性，說服力。用科學理論指導檔案管理，以科學方法推進檔案管理，讓科學制度保障檔案管理，促進檔案管理制度化、規(guī)范化、信息化，以最大限度地提升檔案管理的質(zhì)量和效益是時代發(fā)展的迫切需要。高等學校院系檔案工作大致分為教師人事檔案、教學檔案、學生學藉檔案、科研活動、成績管理及圍繞教學產(chǎn)生的綜合測評、獎學金評定、院系活動等等一系列工作所產(chǎn)生的檔案收集整理工作，科學細致的檔案分類工作是提高檔案管理工作及檔案查詢工作的有力保障。努力探索有效路徑，使檔案工作科學有序，便捷高效。

四、做好檔案科學管理工作的有效途徑

（一）適時抓住中心工作。著眼于為教師、學生服務，為社會服務，簡言之就是為檔案中心工作服務，只有自覺把檔案工作融入中心工作的要求，善于從全局的角度來考慮和謀劃工作，胸中有全局，增強大局意識和責任意識，找準工作著力點，在抓好常規(guī)性檔案管理工作的同時，注意整合和把握階段性工作重點，增強工作的實效性和針對性。

（二）有效推動兩個轉(zhuǎn)變。1.使檔案管理在資源上由數(shù)量型向質(zhì)量型轉(zhuǎn)變。加強檔案收集工作，拓展檔案管理收集的渠道和范圍，把有利用價值的檔案資料盡可能收集全面，豐富檔案資源著重在資源的整理、整合上下功夫，科學分類、合理歸檔，加強同其他高校同類專業(yè)之間的橫向聯(lián)合，建立互動交流機制，推動檔案資源的共建，共享共用。2.使檔案管理在手段上由傳統(tǒng)型向科技型轉(zhuǎn)變。信息技術的不斷更新使檔案工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實體檔案管理為主漸進為紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案管理共存，從傳統(tǒng)的面對面服務轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡化服務，檔案工作的科技化、信息化水平越來越高。高校檔案管理要強化科技意識、重視信息化建設、注重運用現(xiàn)代信息技術對傳統(tǒng)的工作模式和載體手段進行根本性改造，全面提高檔案管理的科技含量。3.拓展檔案管理的范圍。推進學生就業(yè)追蹤反饋資料收集存檔工作。目前大學生就業(yè)存在很強的流動性，已不再是從前意義上的在一個單位工作一生的現(xiàn)象。及時了解學生動態(tài)，不斷更新畢業(yè)生就業(yè)資料，為學院提供最新就業(yè)需求，有利于學院在客觀上調(diào)控教學計劃、教學內(nèi)容，使在校生學到更實用的知識，為社會培養(yǎng)出更加符合時代需求的高層次人才。

五、高校檔案管理工作存在的問題

（一）目前院系檔案管理還沒有納入學校檔案管理的整體管理范疇。加強學校內(nèi)部局域網(wǎng)建設，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡與辦公網(wǎng)絡的接口，并在校園網(wǎng)上使用檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，完成各單位向校檔案館的遠程歸檔，將是檔案工作數(shù)字化的最好前景。

（二）資金投入薄弱。加強檔案信息化建設，需要購置計算機、掃描儀、路由器、縮微設備等等，需要投入較大的經(jīng)費，目前，高校對于院系檔案管理工作還沒有專項經(jīng)費。

（三）缺乏專職檔案工作人員，服務程式化，要更新服務概念，提升服務質(zhì)量。一切從檔案管理信息化、科學化、制度化出發(fā)，提高檔案管理工作人員的自身素質(zhì)，本著為學院學校全面服務的宗旨，加強檔案管理制度及工作效率建設，著眼于為廣大師生提供更高效便捷的服務，是每個檔案管理工作者刻不容緩的責任與義務。

【參考文獻】

[1]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設[J].現(xiàn)代情報， 2007（06）.

[2]李國蘭.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].山東社會科學，2011（01）.