信息技術與檔案服務融合的策略

莊瑞弋

【摘要】電子信息技術高速發展，深刻改變了檔案管理的機制以及檔案服務的模式，檔案服務朝著智慧化、科學化以及便利化的方向發展。檔案服務的根本出發點是滿足檔案需求、人員需求，根本落腳點是提升本單位檔案管理成效，最大限度對檔案經費予以使用，實現資源利用效率的最大化。信息技術融入我國檔案服務中的時間不長，許多單位在綜合利用信息技術的能力上仍存在欠缺，不利于單位檔案管理的可持續化，影響了單位檔案管理效能。本文立足于信息時代，著重探討檔案服務與信息技術的融合，希望能夠為有關單位提供理論借鑒。

【關鍵詞】檔案服務;信息技術;互聯網;檔案經費

一、基本理論概括

信息技術是一個較為寬泛的概念，但能夠運用到單位檔案管理的信息技術主要有：互聯網技術、大數據技術和信息加密技術。隨著信息技術的迅猛發展，有部分單位開始探索在檔案管理中運用區塊鏈技術和人工智能技術。信息技術在處理信息資源層面具有天然的優勢，不僅能夠將海量的信息資源進行集中處理，而且能夠對海量的信息資源進行快速分析，找出其中關鍵性的信息。單位將信息技術運用到檔案服務當中，能夠有效提升檢索效率，及時滿足檔案需求主體的檔案需求，提高檔案服務滿意度，防止檔案管理工作邊緣化。

檔案服務與信息技術融合后，呈現出一定的特征，表現如下：第一，檔案服務智慧化。單位將信息技術融入檔案服務后，對檔案資源在互聯網上統一進行管理和利用，表現出智慧化的特征。傳統檔案服務機制中，檔案管理人員需要到檔案室逐步找尋相關的檔案，將檔案提供給檔案需求主體。現代檔案服務機制則有所不同，檔案管理人員在計算機檔案管理系統上能夠集中對檔案進行管理，利用信息技術能夠對檔案資源進行快速檢索，快速將檔案資源調出。檔案需求主體對檔案服務工作的滿意度和認可度都顯著提升。第二，單位資源的節約化。一方面，單位將信息技術融入檔案管理當中，可以減少單位人力開支。許多需要由人工處理的事項都被計算機所代替，將檔案管理人員從管理工作中解放出來，推動檔案管理向著檔案治理轉變，檔案服務效能顯著提升。另一方面，單位將信息技術融入檔案管理當中，可以最大限度減少檔案經費的使用。傳統的檔案管理機制當中，單位不僅需要提供大量的紙質檔案管理場所和工具，還需要定期對紙質檔案進行維護，防止紙質檔案被侵蝕，檔案經費增加。在現代化管理機制當中，單位只需要購置幾臺高性能計算機、檔案管理系統和相關信息處理設備，就可以將紙質檔案轉化成電子檔案，集中在計算機上實現檔案管理和提供檔案服務，檔案經費被節約使用的同時，檔案資源利用率也得到提升。

二、信息技術與檔案服務融合的策略

（一）進一步加強檔案服務建設。首先，為了進一步節約檔案經費開支，實現檔案服務的可持續化發展，單位應當探索建立檔案共享機制。具有相關橫向聯系和縱向聯系的單位，可以打造檔案服務云系統，打造“一站式”的檔案管理、檔案傳輸和檔案服務平臺，進一步優化檔案服務。其次，單位可以打造檔案智慧服務系統，提高檔案服務效率和服務質量。所謂檔案智慧服務系統，就是指單位利用APP開發技術或者微信公眾號平臺，打造相關的智慧服務系統。例如，單位以微信公眾號為平臺，在公眾號上開發相關的檢索功能、查詢功能和借閱功能等，用戶輸入關鍵詞就可以享受到相應的檔案服務，進一步延伸了檔案服務的界限;單位也可以從提升檔案智慧服務系統穩定性的角度出發，開發相應的檔案服務APP，利用APP技術打造檔案服務平臺。最后，檔案安全是檔案服務的前提，也是確保檔案真實可靠的前提。因此，單位必須綜合利用信息加密和數據秘鑰技術，進一步提升檔案服務的安全性能。

（二）全方位優化檔案服務。首先，單位應當堅持“以人為本”理念，打造綜合素質高、經驗豐富和技術過硬的檔案服務人才隊伍。單位應當從單位實際情況出發，拓寬并優化培訓內容，提高培訓的科學性和有效性。單位在設計培訓內容時，應當重點考量計算機技術、現代化檔案管理等方面的知識。其次，單位應當進一步提升對檔案部門的經費支持。檔案現代化建設是一項長期性的事業，檔案管理部門只有具備充裕的經費，才能購置相應的軟硬件設備并優化檔案服務環境。最后，單位應當變更現有檔案服務機制，重新擬定檔案服務內容和服務流程。只有建立相應的檔案服務機制，檔案管理人員才能做到有章可循。

三、結束語

在信息化時代，檔案為社會所提供的社會效益和經濟效益都是無窮的。作為信息資源的集合體，檔案資源中潛藏著許多具有價值的信息資源。現階段，檔案資源日益增多與檔案經費的有限性成為單位檔案服務的一項主要矛盾。如何解決這樣這項主要矛盾，在有限的經費內對檔案進行有效管理，提升檔案管理成效，考驗著單位檔案管理人員的智慧。信息技術是現階段高效處理信息資源的一項工具，能夠顯著提升信息資源的處理能力和分析能力。單位檔案管理人員在樹立創新意識和應用意識的基礎上，牢牢抓住這一有利工具，能夠處理好單位檔案管理的主要矛盾，推動單位檔案管理在良性的軌道上運行。

【參考文獻】

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