芻議新時期民政檔案信息化管理及利用

曾月霞

【摘要】21世紀不僅是經濟快速發展時期，更是信息化新時代，民政檔案管理也不例外。和傳統檔案管理模式相比，信息化檔案管理有利于保存和修改，更能通過網絡查詢和傳遞檔案信息，增強檔案管理利用，大幅度降低檔案管理成本。

【關鍵詞】民政;檔案信息化;管理;利用;新時期

互聯網在當今社會經濟背景下發揮著不可小覷的作用，甚至影響整個世界，改變人們現有的工作、學習和生活方式。如果現代人們和企業無法充分了解互聯網知識和技術，那么就無法適應經濟信息化和全球化，注定會被激烈的競爭而淘汰。民政檔案也需要借助信息化實現管理，進一步提高民政檔案利用率和管理質量。

一、完善檔案管理信息系統，改變工作人員認識

民政檔案在新時期信息環境下面臨較多的挑戰和機遇，尤其不斷加快的社會發展節奏對民政檔案資料獲取和處理也增添了準確和快速等要求。傳統民政檔案管理無法滿足新時期社會經濟變化和民政檔案管理信息化要求，因而需要民政檔案部門建立涵蓋檔案資料收集分析、檔案存儲與檔案管理等內容的信息管理系統，由此精確獲取、分析和處理民政檔案資料信息。即使我國民政檔案管理實現信息化建設，但運用的技術軟件較為落后且在某種程度上無法適應經濟社會發展情況。所以在新形勢背景下開展民政檔案信息化建設需要建立在自身基礎上，并善于借鑒國內外先進檔案管理軟件，或和其它部門聯合運用信息技術開發檔案信息管理軟件，實現高效管理。此外，還需優化檔案管理工作人員思想意識，在構建檔案管理信息化之前需對管理人員的認知能力進行培養，使其從內心深處理解構建檔案管理信息化的必要性。在開展工作之前使其明確檔案管理信息化緊跟時代發展趨勢，更好地滿足經濟時代發展需求。民政部門內部也需對員工定期開展培訓和交流，或聘請優秀檔案管理咨詢團隊對員工開展培訓，進一步提高檔案管理效率和質量。此外各級民政部門還需重視檔案信息化建設并將此工作作為年底考核重點指標，并在此基礎上逐步建立各個地區檔案信息平臺，提升檔案管理工作效率和水平。與此同時，根據《檔案法》規定并結合民政系統實際工作情況健全完善檔案信息化管理規章制度，促使民政檔案信息化工作朝著現代化、科學化以及規范化方向不斷發展。

二、建立檔案安全保障體系，注重信息人才培養

民政檔案在實現信息化管理中也不可避免地面臨內部和外部安全風險，民政檔案管理部門必須構建安全保障體系才能降低風險發生幾率。在此過程中，需建立嚴謹科學的檔案管理信息系統內控制度，促使檔案管理信息系統可以實現安全運行，該制度還涉及檔案管理信息化硬件管理和軟件開發以及人員管控和計算機病毒消除與預防等方面，由此更好維護民政檔案管理信息系統。與此同時，民政部門應注重培養信息化人才，長期以往檔案信息化管理人員經常被瑣事纏身，沒有時間接受培訓教育，以致于信息素養能力不足。對此管理人員自身應樹立終身學習意識并將其內化為動力，使自身水平可以緊跟時代發展趨勢，游刃有余解決工作中面臨的問題。檔案管理信息化最為主要的要求即工作人員熟練掌握計算機使用方法，民政部門領導必須意識到信息化在民政檔案管理中的優勢作用，響應對檔案管理人員開展的關于計算機培訓和組織提高檔案管理人員素質的實踐活動、講座、獎勵制度等，采取多種方式提高工作人員對計算機軟件的應用和系統維護。檔案管理者應發自內心熱愛檔案管理這項工作，積極參與計算機知識和能力培養，增強工作人員對電子技術的掌握程度，進一步提高檔案管理工作能力。

三、明確檔案信息管理定位 完善民政檔案基礎工作

毫無疑問，民政檔案管理信息化在于更好地為社會發展和大眾服務，提高民政檔案管理效率和質量。檔案管理負責人在開展信息化建設之前應結合檔案實際工作情況和同領域信息化建設情況明確自身定位，挖掘檔案管理真正需求，只有明確自身需求并結合其他信息化建設經驗才有利于后續信息化軟件購買和后期維護。由于信息化有較多系統功能，民政部門在建設應用初期必須結合實際情況并專注于這些功能推進，其他功能可以一邊使用一邊添加，以點帶面推動信息化建設，避免前期設計過于理想化后期功能應用不符實際而出現失敗。與此同時，民政部門需建立標準化操作手冊，即統一規范信息化系統操作，實現各個部門資源共享。除此之外，民政部門還應健全完善檔案基礎工作，如果基礎工作沒有落實到位，必然影響信息化運行。

四、結語

總之，信息化在當今經濟社會已經成為必然發展趨勢，因而行政部門應結合實際情況不斷完善管理信息系統，優化工作人員思想意識，建立安全保證體系，創新檔案信息管理，注重培養高質量信息檔案管理人員，由此才能更好地滿足現代化經濟社會發展需求。

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