大數據背景下醫院行政辦公檔案電子化管理探討

朱霞

【摘要】在大數據時代，各種數據資源不斷增長，當數據增長到一定數量時很可能出現一種規律，通過采集大量數據，能夠總結出數據的規律，從而為管理者提供幫助。目前我國醫療改革正處于關鍵時期，醫院作為一種特殊的服務機構，需要適應時代的變化。這就要求醫院加強自身的行政管理，利用先進的管理方法實現管理工作的提升。醫院信息化水平成為評價醫院綜合實力的重要指標，利用大數據技術進行行政辦公檔案管理成為醫院行政管理的發展趨勢。

【關鍵詞】大數據背景;檔案管理;電子化

一、大數據與檔案管理

（一）大數據。大數據也被稱為海量數據，是指一種信息化資源，這種資源通過分析能夠作為決策的依據。大數據具有大量、快速、多樣、價值的特點。信息技術的發展推動了大數據技術的誕生，云計算就是其中的一種。大數據技術是指通過分析海量數據，從而對其中的規律進行整理與加工，從而為決策者所利用。大數據在解決實際問題中具有重要的作用，關系到民生領域，能夠改善人們的生活，能夠避免過去由于不了解規律而產生的錯誤，能夠節省大量的時間與精力。

（二）檔案管理。檔案是在社會活動中形成的，主要是通過文字、圖像、聲音以及其他方式與載體保存下來的歷史資料。隨著信息時代的發展，檔案的制作與管理進入信息化時代，電子檔案也就孕育而生。電子檔案是指通過電子化儲存的檔案資料。電子檔案是檔案工作創新的產物，具有紙質檔案所不具備的優勢，能夠提高檔案管理的效率。因此，檔案管理人員需要重視檔案的信息化建設，加強對檔案信息管理的研究，從而讓檔案資料能夠更好地保存。電子檔案與傳統紙質檔案相比，其具有可復制的特點，且在檔案制作的過程中，對于錯誤數據的刪改是非常方便的，能夠制定統一的標準，從而便于檢索。電子檔案的應用功能能夠提高檔案管理的效率，管理者僅需要通過計算機即可實現檔案的調取、整理、歸檔與分類。電子檔案最大的特點是數字化的數據，能夠節省紙張與空間，這與傳統紙質檔案有著本質上的區別。

二、大數據背景下行政辦公檔案電子化管理策略

（一）提高行政辦公檔案管理人員的專業素質。首先需要建立完善的行政辦公檔案管理制度，檔案管理人員需要不斷提高自身的專業素質，從而提高自身的工作水平。行政辦公檔案管理是醫院行政辦公工作的重要資源，需要提高檔案管理人員的專業水平、服務意識以及實際操作能力。行政辦公檔案的電子化管理工作依賴于檔案管理人員，因此檔案管理人員的專業水平決定了行政辦公檔案管理的質量。電子化檔案技術對于檔案管理人員有著一定的要求，檔案管理人員除了具備高度的愛崗奉獻精神，還需要具備扎實的信息操作能力，從而將紙質檔案轉變為電子檔案。這些電子檔案能夠為醫院行政辦公管理提供有效的支持，在現代醫院中，行政辦公檔案可能涉及眾多科室，這就要求檔案管理人員能夠及時為各部門提供服務，從而確保醫院各科室行政辦公管理的有序開展。

（二）提高檔案管理人員的服務意識。檔案管理人員要不斷提高自身的服務意識，從而為行政管理人員帶來更好的使用體驗，將被動服務轉變為主動服務，改進自身的服務理念，拓展新的服務模式，加強行政辦公人員信息反饋的整理，從而提高行政辦公檔案電子化管理的科學性。行政辦公檔案是為了更好地服務于醫院行政辦公管理。電子檔案不僅僅是將紙質檔案數字化，更是要利用信息化技術，通過大數據技術對過往管理經驗進行分析，從而做好決策管理工作。檔案管理者需要謹記這一點，增強服務意識，在日常工作中不斷發現需要改進的地方，從而為行政辦公檔案的電子化管理提供更好的服務，讓醫院行政辦公人員獲得更好的服務體驗。可以從優化工作流程著手，在檔案的采集、傳輸以及使用等方面加強資源共享，從而便于行政管理者的工作。

（三）加強安全管理。隨著信息技術的發展，電子檔案成為現代檔案管理的主流趨勢，但是由于電子檔案自身的特定決定其具有一定的風險，因此采取單一的儲存方式是不可取的?？梢酝ㄟ^采取多種儲存方式，例如硬盤式儲存、光盤儲存、網盤儲存以及備份儲存等多種儲存共同應用的方式。通過多種儲存方式的應用，能夠確保行政辦公檔案的安全性，但是這可能增加對儲存空間的要求，需要采購大容量的儲存介質。同時考慮到介質的兼容性，需要不斷更新儲存方式，例如光驅的使用逐漸被淘汰，那么光盤儲存的數據很可能損失，這就需要重新進行數據轉移。

三、結語

綜上所述，隨著當今社會的發展，醫院信息化水平成為評價醫院綜合實力的重要指標，利用大數據技術進行行政辦公檔案管理成為醫院行政管理的發展趨勢。在大數據時代，各種數據資源不斷增長，當數據增長到一定數量時很可能出現一種規律，通過采集大量數據，能夠總結出數據的規律，從而為管理者提供幫助。隨著信息時代的發展，電子檔案在現代醫院檔案管理中具有重要作用，行政辦公檔案管理要不斷完善電子化管理的建設，從而為決策提供支持。

【參考文獻】

[1]洪亮.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].辦公室業務，2016，23（5）：79.

[2]孟強.大數據時代知識管理對檔案管理的啟示[J].蘭臺世界，2016，34（11）：39-42.