新形勢(shì)下檔案管理工作的問題及其解決措施

曹紅艷

摘要：信息化的到來，不僅為檔案管理提供了發(fā)展的新方向，同時(shí)也提出了新的要求。檔案是一個(gè)單位工作歷史情況的真實(shí)反映，檔案管理是單位規(guī)范管理的基礎(chǔ)。新形勢(shì)下開展好檔案管理工作，強(qiáng)化它的規(guī)范性，對(duì)提升單位檔案管理工作質(zhì)量具有重要意義和促進(jìn)作用。本文就新形勢(shì)下如何強(qiáng)化檔案管理工作，提升檔案管理的質(zhì)量，使其更規(guī)范有序進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理 問題 解決措施

中圖分類號(hào)：G271 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1009-5349（2019）12-0108-02

一、提高檔案管理科學(xué)化水平的重要意義和作用

1.推動(dòng)我國(guó)信息化發(fā)展水平

信息技術(shù)給人們的生活帶來了便利。隨著信息化的不斷發(fā)展，不科學(xué)和低效率的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，應(yīng)創(chuàng)新檔案管理工作的形式、內(nèi)容、模式、載體、平臺(tái)、檔案收集、整理等。先進(jìn)的信息技術(shù)是進(jìn)行科學(xué)化檔案管理的關(guān)鍵和前提，所以，應(yīng)該合理的利用，促進(jìn)檔案管理向著系統(tǒng)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。可以說檔案管理和信息技術(shù)之間的關(guān)系是相輔相成和密不可分的，同時(shí)信息化程度的高低直接影響著檔案管理的水平。

2.提升我國(guó)文化軟實(shí)力

檔案是國(guó)家、企業(yè)和個(gè)人的重要資料。在進(jìn)行檔案記錄的過程中，應(yīng)該堅(jiān)持真實(shí)性和簡(jiǎn)潔性的原則，不僅記錄國(guó)家、企業(yè)和個(gè)人的發(fā)展歷程，同時(shí)能夠發(fā)現(xiàn)其中的發(fā)展規(guī)律及其重要意義。

3.方便工作開展

檔案主要對(duì)過去發(fā)生的事情進(jìn)行記錄，如不及時(shí)整理，將無秩序，阻礙工作的順利展開。在進(jìn)行檔案整理的過程中應(yīng)該堅(jiān)持一定的原則，即科學(xué)性，只有這樣才能保證檔案管理的系統(tǒng)性和整齊，以方便工作中快速查找，提高工作效率。

二、檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不足

傳統(tǒng)的檔案管理方式根深蒂固，很多單位在檔案管理上沒有創(chuàng)新意識(shí)，不利于工作開展。

2.高素質(zhì)的檔案管理人員嚴(yán)重缺乏

在檔案的日常管理上，檔案管理人員兼職較多，專業(yè)性不強(qiáng)，對(duì)資料重要性鑒別不清，易出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，造成檔案資料歸檔不全不完整。由于兼職，認(rèn)為自已屬于邊緣崗位，不受重視，工作缺乏積極性，不能適應(yīng)現(xiàn)代管理模式。

3.自身經(jīng)驗(yàn)不足

大多數(shù)單位基本是沿襲以往做法，或按要求模仿照做，不能結(jié)合單位自身實(shí)際情況，因地制宜地強(qiáng)化檔案管理工作，檔案作用發(fā)揮不強(qiáng)，影響各單位經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展。

4.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后

隨著科技進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)化管理事務(wù)已經(jīng)成為常態(tài)，但還有個(gè)別單位不肯投入、不舍得投入資金，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。

三、新形勢(shì)下解決檔案管理現(xiàn)狀的措施

1.全面認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性

檔案管理是每個(gè)單位或部門以及個(gè)人工作的一部分，是每個(gè)單位或部門歷史發(fā)展的見證，科學(xué)規(guī)范管理檔案，順應(yīng)了檔案工作健康發(fā)展的總體要求，更為單位或部門的科學(xué)決策提供了翔實(shí)的資料記載。通過檔案資料分析，可以有效地查找出單位工作上存在的不足和問題所在，改進(jìn)不足，制定出適合的發(fā)展規(guī)劃。做好檔案管理工作對(duì)單位的發(fā)展建設(shè)、科學(xué)化管理、科技進(jìn)步都起到積極的作用，合理的利用檔案可以降低生產(chǎn)成本，減少資金和人力的支出，尤其在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，要發(fā)揮好檔案作用，擴(kuò)大它的社會(huì)效用，創(chuàng)新思路，創(chuàng)新發(fā)展，不斷促使單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮更大的競(jìng)爭(zhēng)力。

2.明確檔案管理目標(biāo)

管理目標(biāo)的制定是提升檔案管理水平和進(jìn)行科學(xué)化管理的前提。管理目標(biāo)的制定可以依據(jù)本單位檔案管理進(jìn)行，也可以針對(duì)整個(gè)社會(huì)工作有序運(yùn)行面提供信息服務(wù)。針對(duì)社會(huì)制定的目標(biāo)所涉及的范圍比較廣，不僅有政府，同時(shí)還有企業(yè)和個(gè)人。在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要對(duì)目標(biāo)進(jìn)行明確的定位，同時(shí)還應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的主流，從整體出發(fā)進(jìn)行科學(xué)的檔案管理;只有管理水平提升上來，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案為國(guó)家、企業(yè)和個(gè)人服務(wù)。

3.加快檔案管理建設(shè)提檔升級(jí)

（1）加大硬件投入。現(xiàn)今信息化發(fā)展速度較快，利用網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，已是近幾年檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。個(gè)別單位要強(qiáng)化硬件的投入，購(gòu)買計(jì)算機(jī)，將紙質(zhì)的檔案資料進(jìn)行收集整理、甄別篩選并輸入計(jì)算機(jī)，通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行分類管理，通過自動(dòng)化管理，提高工作效率和質(zhì)量。

（2）依法建檔。以《中華人民共和國(guó)檔案法》為依據(jù)，對(duì)檔案有效地進(jìn)行收集、整理和甄別。隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案種類在不斷增多，保存載體也多樣化，這就要求檔案管理人員要明確自身責(zé)任，不斷學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能，堅(jiān)持走依法建檔的道路，總結(jié)出行之有效的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，最大程度地發(fā)揮其社會(huì)效用。（3）適應(yīng)新形勢(shì)，加強(qiáng)檔案管理重心轉(zhuǎn)移。以往單位的檔案管理大多以存為主，不認(rèn)真篩選，資料內(nèi)容雜，利用率不高。新形勢(shì)下，對(duì)檔案管理的服務(wù)重心提出了要求，檔案管理人員根據(jù)單位的自身特點(diǎn)和單位中心工作，在完善基礎(chǔ)檔案管理的同時(shí)，結(jié)合單位重點(diǎn)工作收集相關(guān)的資料、檔案，為單位的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)、資料。

（4）加大檔案管理創(chuàng)新力度。檔案管理涉及方方面面，在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)，也要?jiǎng)?chuàng)新管理措施，強(qiáng)化檔案的安全保障。應(yīng)制定一套規(guī)范的電子文件管理系統(tǒng)，健全電子文檔操作權(quán)限管理。在軟件設(shè)計(jì)上，強(qiáng)化電子簽章、口令管理等技術(shù)應(yīng)用，確保安全。

4.加強(qiáng)檔案信息管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)

檔案信息的復(fù)雜性隨著信息時(shí)代的到來而不斷加大，這給管理人員的工作增加了一定的難度，所以，檔案管理人員應(yīng)該不斷提升專業(yè)素質(zhì)和管理水平，提升科學(xué)管理的目標(biāo)。可以定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，或者開展一定的講座活動(dòng)。經(jīng)過培訓(xùn)不僅能夠提升工作者的整體素質(zhì)和技能，同時(shí)還能提升其適應(yīng)管理工作的能力。

（1）建立穩(wěn)定的檔案管理團(tuán)隊(duì)。檔案管理工作具有延續(xù)性、嚴(yán)謹(jǐn)性，最怕經(jīng)常換人，造成檔案信息資料的斷檔遺露。在選擇檔案管理人員時(shí)，要選擇具有責(zé)任心、肯吃苦耐勞、工作細(xì)致人員來?yè)?dān)當(dāng)，要通過企業(yè)文化感染人、同事感情留住人，保證檔案管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性，避免因經(jīng)常調(diào)動(dòng)人員而造成不必要的檔案管理?yè)p失。

（2）做好檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。采取“走出去、請(qǐng)進(jìn)來”的辦法強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)，可以組織人員到檔案管理標(biāo)桿單位學(xué)習(xí)，也可以請(qǐng)學(xué)者、教授現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)，學(xué)習(xí)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理方式和經(jīng)驗(yàn)，提升檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì);進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，舉行業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，重點(diǎn)針對(duì)理論知識(shí)、專業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)來提高業(yè)務(wù)理論水平;開展社會(huì)教學(xué)，培訓(xùn)復(fù)合型人才，解放思想、創(chuàng)新工作能力;進(jìn)行現(xiàn)代管理教育，熟悉現(xiàn)代辦公軟件的使用。

四、結(jié)語(yǔ)

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息化程度的不斷提升使檔案管理的重要性逐漸顯現(xiàn)，同時(shí)對(duì)管理的過程也提出了更高的要求。在進(jìn)行檔案管理的過程中應(yīng)該及時(shí)對(duì)存在的問題進(jìn)行分析，同時(shí)及時(shí)找到解決的方式和方法，進(jìn)而不斷提升檔案管理的水平和質(zhì)量。此外，在管理的過程中應(yīng)該堅(jiān)持一定的原則，即科學(xué)化和規(guī)范化，對(duì)檔案中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真的管理和分析，為以后的工作奠定基礎(chǔ)，不斷提升檔案管理的水平。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 責(zé)任編輯：孫瑤