文書檔案管理中存在的問題及優化策略

胡維娜

【摘要】文書檔案管理工作質量直接關系到檔案管理質量和完整性，為了有效提升檔案管理的有效性，充分發揮檔案管理的積極作用，需要采取必要措施提高文書檔案管理水平。因此，本文在對文書檔案管理中現存的一系列問題進行深入探究的基礎上，提出相應優化策略，以有效促進檔案文書管理工作質量進一步提升。

【關鍵詞】文書檔案管理;問題;優化策略

目前，在文書檔案管理過程中，存在諸多不足和問題，嚴重影響著文書檔案管理工作的有效性和完整性，不利于檔案管理工作的可持續發展。基于此，需要在深入分析文書檔案管理工作問題的基礎上，探究優化文書檔案管理的策略，切實提升文書檔案管理水平，提高文書檔案利用率，發揮文書檔案管理工作的職能和作用。

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）文書和檔案工作缺乏有效銜接。由于目前我國缺乏完善的文書檔案管理制度和機制，導致實際文書工作和檔案工作之間的銜接存在一定問題，進而造成文書檔案管理工作不夠規范和科學，影響文書檔案管理水平的進一步提升。文書和檔案工作兩者具有一定差異性，但是連接密切，要有序開展文書檔案管理各方面工作，就要理順文書工作和檔案工作兩者之間的具體關系，在此基礎上保證文書檔案管理能夠順暢進行，并提升工作質量。

（二）不重視文書檔案管理工作。在市場經濟快速發展中，文書檔案管理的作用日漸凸顯，需要重視該工作。但是我國各行各業在實際運行管理中，管理層不重視文書檔案管理，并且對于該工作缺乏深刻認識與仔細調查，造成文書檔案管理工作缺乏正確指導，存在諸多不規范行為。同時，由于文書檔案管理不受事業單位領導重視，所以事業單位在開展文書檔案管理工作的時候缺乏科學的流程和計劃，嚴重浪費人力、財力和物力。

（三）文書檔案管理手段落后。目前在文書檔案管理過程中，管理人員管理手段過于落后，缺乏科學性的管理方式，直接導致管理效率低下，難以有效提升管理水平。另外，一些文書檔案管理人員缺乏專業知識，難以系統化地對各方面文件進行管理，導致內部系統較為混亂，影響文書檔案管理水平。

（四）文書檔案管理培訓工作有待加強。事業單位現有的文書檔案管理人員良莠不齊，隨著事業單位的發展，需要做好管理人員的培訓工作，以有效提升其專業知識和技能，促使文書檔案管理質量提升。而目前事業單位對于文書檔案管理的培訓工作缺乏系統性和相關制度，難以及時更新工作人員的工作思維與方式，影響文書檔案管理效率。

二、文化檔案管理優化策略

（一）做好文書與檔案工作的規范化銜接工作。要提升文書檔案管理質量，首先要規范化做好文書與檔案兩方面工作的銜接工作。相關工作人員需要對文書檔案管理有一個正確、全面的認識，在理解該工作的重要性基礎上正確、規范做好立卷以及歸檔等工作，保持文書與檔案的一體化發展。同時，要準確并及時處理文件，對所有收集到的資料與文件都要及時登記與補充。立卷工作是文書和檔案工作的關鍵銜接點，需要尤其重視并規范做好文書立卷工作。

（二）加強重視文書檔案管理工作。事業單位領導需要正確認識文書檔案管理及其重要作用，在實際管理中高度重視這一工作，規范化、完整化制定相關規章制度與工作機制，為具體工作提供指導。在事業單位范圍內，要營造一種重視文書檔案管理的氛圍，自上而下促使所有事業單位員工都重視文書檔案管理工作，認真做好文書檔案收集、整理以及管理、利用等工作，切實提升文書檔案管理水平。

（三）利用數字化辦公模式優化文書檔案管理。事業單位要積極通過數字化辦公模式強化文書檔案管理，切實有效地提升管理水平。首先，事業單位要在數字化辦公模式建立基礎上，構建事業單位組織內部的信息溝通渠道，促進不同崗位、部門之間的靈活、順暢溝通。事業單位要建立信息發布平臺、資源共享平臺，促進各個部門之間的高效協作，避免資源重復收集，提高文書檔案收集效率和質量，減少人力浪費。同時，事業單位要通過數字化辦公模式促使文書檔案管理工作更加完善，健全構建文書檔案管理平臺，通過信息資源下載和發送等形式流通文書檔案，使各方面檔案資源更加順暢、便捷地查閱和調用。在數字化辦公模式下，事業單位各種辦公活動當中包含的大量業務檔案和數據都能夠高效存儲在網絡服務器當中，利用計算機檢索功能可以實現隨時查閱與調用，提高文書檔案利用率。

（四）加大對文書檔案管理人員的培訓力度。要結合文書檔案管理要求，積極選拔高素質專業管理人才，并對現有工作人員做好培訓工作，鼓勵其通過自主學習或者參與繼續教育努力提高自身專業知識水平。事業單位要針對文書檔案管理相關工作人員，科學、系統地制定對應培訓計劃和制度，促使管理人員可以建立終身學習觀念，逐漸更新知識系統，在提升自身專業素養的基礎上，促使文書檔案管理水平不斷提升。

三、結束語

文書檔案管理工作主要是對事業單位所有部門以及經營環節相關工作情況加以記錄，事業單位在制定經營決策和發展戰略過程中，可以依據這些資料提高決策的正確性，推動事業單位發展。因此，事業單位要針對文書檔案管理建立科學的管理機制和制度，保持文書和檔案工作的順暢銜接，優化和創新管理方式，做好人員培訓工作，在努力提升文書檔案管理水平的過程中，促進事業單位健康發展。

【參考文獻】

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