“互聯網+”環境下高校智慧檔案管理建設研究

楊穎

【摘要】隨著信息技術的不斷發展，互聯網在高校檔案管理中發揮著越來越重要的作用，研究如何高效利用互聯網進行高校智慧檔案管理，是亟待解決的一個現實問題，它的解決有助于提升檔案的管理服務能力與建立智慧檔案管理系統。

【關鍵詞】互聯網;智慧檔案;高校

一、“互聯網+”時代智慧檔案服務發展現狀

自古以來，檔案管理在各行各業都發揮著重要的作用，保存檔案是留下時代印記的重要途徑。隨著信息時代的到來，檔案管理工作也增添了時代的因素。目前，高校檔案管理工作發展現狀與存在問題如下：

（一）跨領域廣泛合作力度不夠。目前，很多檔案管理工作不夠完備的主要原因是跨領域合作太少，固步自封、閉門造車必然導致檔案管理工作步履維艱，不能有效利用互聯網，導致資源的閉塞，很難做好智慧檔案工作。在“互聯網+”時代，非常重視各領域資源的有效利用，只有整合各領域資源，才能保證檔案整理的科學性與正確性，需要高校進一步擴展與其他學校和相關部門的合作。例如，高校可以聯系檔案館系統提供商、網絡服務供應商等，各領域互相合作，日積月累，智慧檔案管理工作定會在信息技術的基礎上進一步發展。因此，加強各領域之間的合作是未來高校智慧檔案管理工作的發展方向。

（二）數據處理技術待提高。我們身處大數據時代，每天都會被各種數據充斥著，影響著，我們的工作和學習也離不開大數據。我們常常會隱沒在眾多的數據中，接觸到的眾多數據有重要的、不重要的、真實的、虛假的，因此，大數據時代的到來給檔案管理工作帶來了福音，同時也帶來了困境。如何有效利用互聯網做好高校智慧檔案管理工作成為亟待解決的問題。

（三）資源并沒有得到廣泛的共享。每個高校的檔案管理工作都是獨立進行的，比較封閉，在查詢檔案時，只能查詢自己學校的相關檔案，并沒有做到與其他學校的共享，檔案系統也沒有做到資源共享，取長補短，閉門造車注定了檔案管理資源無法實時共享，無法有效建立智慧校園體系。資源眾多，卻沒有融會貫通是現如今高校檔案管理工作亟待解決的問題，主要存在的問題是，如果想查詢另一系統的檔案信息，就不能從本系統查詢，還需要重新登錄，這就加大了工作量與工作難度，浪費了時間。區域內高校可以建立檔案管理平臺，進行系統資源的有效利用與合作。讓互聯網真正惠及檔案管理工作，盡快建立高校智慧檔案管理系統。

（四）知識發現能力較差。知識發現能力是指從原有的數據庫中篩選出具有價值的信息的能力，知識是全面的，多元的，如何有效篩選出知識信息是檔案管理工作中的棘手問題。目前，高校檔案管理系統正是缺乏這種發現能力，導致利用者不能有效快捷地查出自己需要的信息，網絡這一途徑就會存在諸多的弊端，互聯網沒有被真正運用起來。檔案管理系統不能滿足利用者的需要，高校檔案管理工作就沒有辦法適應時代前進的步伐。

二、“互聯網+”形勢下高校智慧檔案發展途徑

“互聯網+”模式具有超前的時代優勢，但是，在快速發展的信息時代，檔案管理工作不注重發展服務意識，為廣大使用者解決困難是不可以的。本文從建立強大的硬件檔案管理系統、培養高素質的檔案管理人員、不斷提升檔案管理的軟件服務系統能力三個方面出發，探究如何有效建立信息時代的高校智慧檔案管理系統。

（一）建立強大的軟硬檔案管理系統。在強大的信息時代，信息技術是建立智慧檔案管理系統的利器，擁有強大的硬件系統支撐，就能建立完備的智慧檔案管理系統。這些硬件中涉及范圍極其廣泛，例如：大型的服務器、強大的數據庫管理系統、嵌入式計算機、硬盤等。有了硬件系統的支持，軟件系統才會發揮巨大的能量。可靠的硬件系統是實現傳統檔案管理工作到信息管理工作轉型的保障。

（二）高素質的工作人員作保障。高素質專業的檔案管理工作人員是文化軟實力，相關的工作人員具有相應的素質才能為檔案管理工作注入活力，能夠隨時代的發展而有效創新。因此，高校在引進檔案管理工作人員時要提升專業性要求，尋找最佳人選，在工作期間還要定期做檢查與培訓，不斷提升其工作能力。還要招聘一些系統維護人員，保障檔案管理系統的安全可靠性。

（三）不斷提升的檔案館服務能力。現如今，第三產業發展勢頭越來越猛，在“互聯網+”背景下，檔案管理工作應該提升自己的服務功能，面向利用者，開發相關服務軟件，擴充搜索引擎功能，為使用者提供更便捷的服務系統。在“互聯網+檔案館”模式下，檔案館需要不斷提升服務能力以適應新時代的需要。還可以利用互聯網開展線上交流服務，及時解決使用者的問題，還可以利用微信、新媒體等平臺擴充服務領域。

三、結語

“互聯網+”時代，智慧檔案管理工作變得十分有必要，信息技術的發展為高校檔案管理工作提供了便利條件與挑戰，勇于創新，積極做好高校檔案管理工作的轉型，不斷為廣大使用者帶來便利。

【參考文獻】

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