電子信息化檔案管理模式在檔案管理中的作用

摘 要：電子信息化管理模式指的就是使用現代的計算機技術，將檔案的相關資料存儲在硬盤等磁性材料中的一種方法，管理的內容多種多樣，包括電子圖書、文書和信件等等。對檔案進行電子信息化管理，增加管理的方便性，簡化操作過程，使得檔案管理不同于傳統的管理方式，更加便捷。基于此，本文對電子信息化在檔案管理中的作用進行論述和分析，并對電子信息化檔案管理進行具體的敘述，為電子信息化在檔案管理中的應用提供一定的借鑒。

關鍵詞：電子信息化；管理模式；檔案管理；作用

相比于傳統的檔案管理方式，電子信息化管理更加便捷，因為它主要針對的是信息化的電子文件，這些文件都是以計算機語音進行存儲，所以不具備紙質版版檔案可讀性的特點，對于電子類檔案的瀏覽需要借助相關的計算機設備。雖然電子類文件不具備直接可讀性，但是由于計算機技術的發展，所以對于電子類的檔案方便進行處理和歸檔，大大提高了檔案管理的效率，同時，電子類檔案還打破了空間和地域上的限制，可以實現檔案的快速共享。它的存儲條件和紙質版的檔案不同，對于檔案室的面積沒有太多的要求，但是對環境的溫度等環境因素具有較高的要求。

一、電子信息化管理模式的特點

傳統的檔案管理主要由各個部門單獨負責，對于檔案的管理相對來說比較封閉，對事業單位的發展起到了積極的作用。但是隨著社會的進步和科技的發展，傳統的檔案管理模式已經不能適應現代對于檔案管理的要求，所喲，事業單位的檔案管理需要在傳統檔案管理模式的基礎上，結合現代對于檔案管理的要求，對傳統的檔案管理方式進行創新，電子信息化的模式就是在這樣的背景下產生的。電子信息化管理模式是一個更具開放性的管理模式，是對傳統檔案管理的一種補充，以數字的形式存儲在計算機中，使得檔案管理的質量和速度都得到大幅提高。

二、電子信息化管理模式在檔案管理中的具體作用

將傳統記錄模式的文字、聲像等信息依靠計算機的數字編碼處理，能夠形成數字記錄的電子文件，因而具有快捷、可更改、可共享、便于傳遞、便于存儲等特點，對電子文件的管理依靠計算機網絡來實現電子檔案管理的自動化、信息化與智能化。因此，電子信息化管理模式在檔案管理中具有以下作用：

第一，電子信息化管理模式對于檔案的管理可以實現不同區域和空間之間的共享，建立檔案管理系統，通過這個系統可以實現電子檔案收集到利用的一體化，使得檔案的生成和歸檔更加及時，保證檔案的完整性和真實性，提高檔案的自身價值。

第二，將檔案以電子信息化的方式進行存儲之后，對于檔案的查閱更加方便，不需要像傳統的檔案管理，需要手動進行查找，增加工作難度，浪費工作時間，同時檔案查找的速度和準確性都無法保證。電子化信息管理避免了傳統檔案管理中誤差大，效率低的弊端，可以通過關鍵字等條件對于檔案進行查找，可以實現對檔案的快速檢索，而且準確率高，節省大量的時間，增加工作效率。

三、電子信息化檔案管理的具體工作

檔案管理包括收集、整理、鑒定和保管等環節，具體工作內容如下：

在收集方面，對于電子檔案的存儲需要借助一定的設備，利用互聯網技術建立檔案管理系統，對電子檔案進行收集，通過電子檔案的積累形成相應的數據庫。便于對檔案的管理。在整理方面，需要根據檔案的不同，進行系統的區分，并將不同檔案進行分開存儲，利用計算機技術對檔案進行有序處理，最后形成具有一定邏輯的電子檔案集合。在鑒定方面，需要對存儲的電子檔案信息進行鑒定，并對存儲的環境的安全性進行評估，主要包括主要包括軟件環境、病毒、可讀性、介質狀況鑒定等，這是一個需要高技術的環節，必須得到工作人員的重視。在保管方面，需要針對介質的不同確定相應的保管條件標準，做好裝具的選擇、防磁、防塵、防光、溫濕度控制、防有害氣體等工作，對于相同介質的電子檔案，應制定規范的保管標準。

結論：

現在社會經濟的快速發展和技術的不斷進步，為檔案的管理提供了更好的選擇，同時也提出了更高的要求。電子信息化的檔案管理模式區別于傳統的檔案管理方式，它可以保證信息收集的真實性和完整性，跨越空間和地域的影響，實現檔案的共享，提高了檔案管理人員的工作效率，簡化工作環節。現在電子信息化的管理模式在事業單位的檔案管理中已經得到了應用，這也必然是今后的發展趨勢。同時，檔案管理人員應該提高自身的綜合素質，與時俱進，學習先進的檔案管理經驗，提高自身業務水平，不斷不斷完善電子信息化管理工作，才能真正使檔案管理實現信息化，為企事業單位的發展和社會主義和諧社會的建設做出更大的貢獻。

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作者簡介：

李冬和 1976年12月 28日 漢族 籍貫 黑龍江雞西

學士學位 副高職稱 檔案管理專業 雞西市人才服務局