分類管理模式在中學學校檔案工作中的應用

凌杰能

摘 要 檔案工作是中學學校日常管理中不可缺少的一部分。對于中學學校來說，若想使檔案工作開展質量得到提升，就應善于借助切實有效的模式來進行檔案管理。如分類管理模式，這一模式能夠使檔案工作變得更為直觀與高效，落實對各項檔案內容的良好管理，從而使中學學校檔案工作質量能夠得到提高。

關鍵詞 分類管理模式 中學學校 檔案工作 應用

一、前言

現如今，分類管理模式越發受到中學學校檔案管理工作者的重視，通過實施分類管理模式，有利于提高該項工作開展質量與效率，尤為適用學校檔案管理工作。在現階段中學學校檔案工作中，存在的問題并不在少數，且這些問題嚴重影響了檔案工作開展進度的提升。在此情況下，中學學校更應科學運用分類管理模式，有效解決其中所存在的問題，從而使分類管理模式的積極作用能夠得到體現。本文以中學學校檔案工作開展現狀分析為出發點，著重探討分類管理模式在中學學校檔案工作中的應用策略。

二、中學學校檔案工作開展現狀

以中學學校檔案工作開展現狀來說，學校對其重視程度不夠、相關設施不夠齊全以及管理方式滯后等都是其中存在的突出問題。唯有深入分析這些問題，才利于探索出解決問題的策略，從而使中學學校檔案工作開展質量得以提高。詳細闡釋中學學校檔案工作開展現狀，主要內容體現如下：

其一，重視程度不夠。以現階段情況來看，中學學校并未真正認識到檔案工作的重要性，或只是淺層次地認識檔案工作。不了解該項工作的真正開展意義，直接造成檔案管理人員在實際工作中，難以借助一定制度與措施去開展該項工作;久而久之，甚至會認為該項工作可有可無，只要學校處于正常運轉的狀態之下，就算是完成學校的管理目標;殊不知檔案工作對中學學校管理工作所產生的影響是非常大的，最終也會引發諸多問題的產生。

其二，相關設施不夠齊全。[1]正所謂“巧婦難為無米之炊”，對于檔案管理工作來說也是一樣，若無齊全的管理設施，就難以開展相關管理工作，對其產生滯后作用。以目前情況來看，并不是所有中學學校相關設施均以齊全，個別中學學校在開展檔案工作時，相關管理設施未能全部到位，更甚者連基本的文件夾都不具備。再者，一些中學學校也沒能重視對檔案的保管，檔案室不僅狹窄，還過于潮濕，如此就會致使檔案出現發霉以及蟲蛀等情況。

三、分類管理模式在中學學校檔案工作中的應用策略

（一）建立分類管理體系

若想使中學學校檔案工作獲得高質量開展，首先需要加強對檔案工作的重視，如此才利于推動之后工作的開展。對此，在中學學校檔案工作中，就應充分實施分類管理模式，建立分類檔案體系，合理分類各項檔案內容，做到井井有條;防止檔案內容出現遺漏，同時也能夠使檔案內容更為直觀、清晰，從而提高檔案工作開展質量。[2]

中學學校在運作過程中，所涉及的檔案內容，均應進行分類管理，不管是學生層面，還是教師層面都應做好檔案管理工作，將該項工作落實到實處。另外，還應注重制定相關管理制度，確保該制度與檔案工作開展需求之間的適應性，并運用該制度，對相關人員的工作行為加以約束，保證相關人員在實際工作中的投入。同時，分類管理也能夠使檔案工作獲得制度保障，進而更為順利地開展。若發生問題，相關人員也可借助該套制度去解決問題，并不是依靠自身主觀意愿去解決問題，這樣不但有失客觀，甚至還會引發一些不必要的問題。

（二）收集完善檔案資料

在開展中學檔案工作時，為確保檔案信息的完善性與真實性，就應去收集與完善檔案資料，并以文件的方式分類建檔，使檔案內容質量可獲得保障。在此過程中，務必要發揮出分類管理模式的重要作用，在收集檔案資料后，及時開展檔案分類工作，以落實對該項工作的高質量地開展。

另外，若想確保檔案資料的質量，就應善于借助相關檔案管理設施，使相關設施能夠為該項工作的開展提供切實幫助。對中學學校來說，應加大設施資金投入，購置檔案管理工作相關基礎設施，促進檔案管理工作的高效開展。應注意的是，在保管檔案時，要關注保管環境，了解其是否滿足檔案保管需求，若環境過于潮濕，則不適宜保管檔案;因此這一點要加以注意，避免因環境問題而影響檔案的保存。

（三）細化日常工作事務

在中學學校檔案工作中，應充分實施分類管理模式，細化日常工作事務，使該項工作能夠得到細致開展，為各個部門決策工作的開展提供有效幫助。對此，一方面，中學學校應對自身檔案工作開展情況有一定了解，并根據了解結果，去細化日常工作事務，確保該項工作的有效開展。另一方面，中學學校還應從人員方面著手，確保相關人員均具備良好的檔案管理能力，進而保證檔案工作的開展質量。再者，也可對相關人員進行培訓，幫助其了解先進理念、思想等;并在此過程中，提高相關人員檔案管理能力及素質，使其能夠具備高度責任感，積極細化日常工作事務，最終實現對檔案內容的科學分類。

四、結語

在中學學校檔案工作中，應重視運用分類管理模式，使檔案管理工作的開展質量能夠得到提高。對此，可通過建立分類管理體系，收集完善檔案資料以及細化日常工作事務等，來充分落實分類管理模式的運用，從而使分類管理模式在中學學校檔案工作中的重要價值得以彰顯。

（作者單位為中山市華僑中學）

參考文獻

[1] 李敏.淺談檔案管理現代化的現狀與對策[J].辦公室業務，2019（07）：71.

[2] 張慧林.學校檔案管理現代化的現狀和對策[J].辦公室業務，2019（07）：101.