信息技術在學校檔案管理中的應用

李琳

[摘? ? 要] 在學校規模越來越大、學校日常活動變得越來越豐富的今天，學校遇到了很多的管理問題。黨政機關任務的匯報、教習活動的匯報等工作都需要立刻收入學校檔案。以當前的環境與實際效果來看，學校檔案管理問題十分突出。為了改善這一問題，同時也是為了實現社會的可持續發展，文章進行了深度的探討，分析檔案管理與信息技術充分融合思路與提高校園管理效率的具體舉措。

[關鍵詞] 信息技術;學校管理;檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 11. 066

[中圖分類號] G271? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）11- 0154- 02

0? ? ? 前? ? 言

在社會發展的過程中，素質高、技能強的人才成為社會最需要的人才類型，學校面對這一問題不得不不斷提升自身管理能力，加強校園管理建設。學校檔案管理對于提高學校管理水平來說影響重大，這其中包括很多的學校資料。能否將這些資料進行實時更新、整合與準確保存已經成為判斷學校管理水平的核心要素。信息技術管理學校檔案能夠讓學校管理變得更加智能，能夠為師生提供大量正確有用的資料。智能管理可以有效降低管理難度與管理成本，這對保障檔案管理效率來說意義重大。

1? ? ? 校園檔案管理問題

1.1? ?效率低閱讀率低

學校檔案部門負責的工作與內容很多，檔案部門需要記錄好學校所有信息，這些信息中包括師生資料、日常活動資料。也就是說學校檔案部門有著非常多的管理工作量[1]。采用人力處理的方式顯然并不能滿足全部的管理任務要求，有限的人力在復雜、繁重的操作中會出現很多的失誤，導致管理效率低問題的發生。如果在檔案記錄、更新與管理過程中管理者出現了失誤，不僅會影響到檔案真實性與有效性，同時也會影響檔案查閱率。

1.2? ?維護困難

在學校檔案管理中，檔案管理、檔案維護、檔案更新都是非常重要的工作，這些工作影響著檔案本身的價值，影響著學校決策能力與學校管理有效性。傳統檔案管理中，人力模式并不能滿足檔案管理要求。人力管理不僅效率低下，同時也會因人為操作失誤導致檔案出現腐蝕、折舊、破損的問題。以上種種問題都會導致材料維護、材料更新出現不好的影響，這會增加不必要的檔案管理成本、維護成本，浪費學校有限的資源。

1.3? ?不保密、不安全

學校檔案涉及很多內容，比較熟悉的包括學校師生身份信息，這些信息需要嚴格的保密處理。不過人力管理檔案總是會遇到問題，比如忘記鎖檔案柜、檔案室，導致檔案資料的泄露。或是管理者在搬運檔案的過程中，將資料遺漏在外面，都會導致檔案資料泄露。人力管理檔案的方式很難做好安全保密工作，除非有非常專業的管理者管理檔案保密性才能夠得到控制。但在許多因素的影響下，時常會有一些檔案泄露出去[2]。這些檔案的泄漏對于師生的影響是非常突出的，對于學校檔案部門的名聲也是非常不利的。

2? ? ? 信息技術管理學校檔案可行性分析

在提高學校檔案管理質量以后，學校的管理效率、管理水平、服務能力都得到了很好的加強。信息技術本身的優勢恰好能夠滿足檔案管理效率提升的全部要求。

2.1? ?儲量大

傳統檔案大多以紙質模式為主，這種檔案存儲模式不僅會占用大量空間，同時也需要投入大量的人力資源用于保護檔案。紙質檔案很容易受到環境影響出現如發霉、破損的問題[3]。甚至許多檔案在長時間的翻閱與使用后會出現字跡模糊的情況。信息技術檔案和紙質檔案區別很大。數字檔案利用計算機技術將檔案資源存放在電腦磁盤，當然網絡云盤也是可以存放的地點，存放量得到了大大提高，解決了很多學校檔案部門空間有限的問題。在信息技術的支持下，不論學校需要管理多少檔案，檔案部門都能夠有效處理[4]。

2.2? ?查閱方便人力成本低

傳統檔案管理最大的問題就是查詢難度較高，很多檔案使用者要想獲得資料需要一個柜子、一個柜子翻，然后再翻找一個又一個檔案袋。這么做會浪費大量的時間和精力，影響了檔案應用效率。信息技術的出現大幅提高了檔案管理查詢效率。利用信息技術的時候，檔案查詢者只需要直接檢索關鍵詞、編號就能在幾秒查詢到自己所需要的檔案資料，便捷的查詢條件極大地改善了檔案資料使用水平和效果。

2.3? ?更新快

信息技術的出現改變了過去的檔案資料補充模式。過去為補全檔案資料往往需要由管理者先行找到學校資料，之后通過對比找到資料的補充點。檔案更新效率極度低下，尤其是面對海量資料的時候還會遇到操作難度大的問題。信息技術出現以后這種問題得到了很好的改善。檔案使用者在查詢資料的時候可以直接搜索資料的關鍵詞或者編碼，檔案管理者同樣如此。更新材料信息的時候，檔案管理者只需要直接搜索關鍵詞或是材料編碼就能夠找到對應資料，之后仍舊是搜索關鍵詞就能夠第一時間找到需要補充材料的位置，將新材料復制或是敲入進去。便捷的數據材料更新不僅效率高，同時任務量也變得非常少，大大提高了更新效率與更新能力。

2.4? ?共享效果好

信息技術本身有著開放的特性，信息技術的應用能夠打破檔案使用者對檔案查詢時候的空間、時間限制。也就是說使用檔案者此時不用再親自來到檔案庫查詢所需資料，檔案使用者可以直接在家、學校、宿舍用網絡查詢自己所需要的信息。應用信息技術前很多實用檔案再被借走以后就會陷入后續成員只能排隊等待借閱的問題，浪費人們的寶貴時間。信息技術的出現可以有效規避這一問題。信息技術使得人們可以多人一同共享同一個資源，有效提高了工作效率、學習效率，體現了現代技術的優勢與價值，提高了檔案管理工作對檔案材料的管理效果。

3? ? ? 校園檔案管理對信息技術的應用

3.1? ?提高重視度

如果缺少了領導層面的支持、認可與理解，那么檔案管理的價值將得不到體現。為了保障檔案管理工作的有效性與價值充分發揮就需要得到全學校的支持。意識決定工作形態。意識的方向影響著政策、措施是否能夠落到實處。學校領導班子應當予以足夠的關注，確保檔案管理的價值能夠體現在提高教師教學水平，推動學校教育改革的深入，營造新時期學校良好風貌。領導班子需要意識到檔案管理價值，這樣才能投入更多的資源用于檔案管理，將檔案管理看作是學校管理的一部分。

3.2? ?提高信息化水平

信息技術與學校檔案管理的聯合不是學校檔案部門一個部門的工作，這是由檔案管理部門在學校管理中的定位、價值所決定的。有關部門必須主動與檔案管理部門合作，予以足夠支持與幫助。在共同合作、協作互通的過程中完成對應目標。信息技術單位就是需要主動配合檔案部門的單位之一。技術部門與檔案部門在合作中需要建立統一戰線、管理中心與數據庫。之后將所有的檔案館材料錄入其中，用統一管理的方式處理這些材料。管理者需要認真甄別檔案訪問者的IP，所有進入館藏者都要有證明自己身份的方式。檔案管理者必須保護好數據庫與管理中心，確保需要資源的人能夠得到相應的資源。管理者需要用信息技術完成文件傳遞與錄入，這么做可以有效減少非必要檔案占用數據庫空間，提高網絡的使用率，是提高檔案檢索效率的必要工作。

3.3? ?科學合理分類

學校檔案需要科學分類、科學管理，保障檔案的作用與價值能夠得到最大化發揮。具體操作中可以將檔案以內容類別以下述兩個類別劃分。首先將材料目錄看作是最基本的編制前提。管理者需要將特殊檔案用計算機做信息記錄，這么做能夠迅速幫助檔案管理者取得材料分類序號，保障了檔案錄入速度。在使用這類材料的時候，使用者只需要搜索相應序號或是分類編碼就能夠快速找到材料。此外還要做好材料歸檔工作。工作人員需要秉承認真的態度，在遇到材料丟失、材料損壞的時候要第一時間處理，保障檔案完整性，避免其成為歷史遺留問題，影響到后續工作的進行。

3.4? ?分級管理檔案內容

因學校檔案涉及大量的內容，這些內容在很多方面中都有體現，涉及學校管理內容的方方面面。如果材料過于復雜、管理過于煩瑣，那么檔案使用者將會遇到很多的問題。為了使檔案使用者能夠順利查詢到自己所需要的資料，就需要分門別類，保障檔案與檔案有著足夠關聯性。這樣檔案使用者在應用資料的過程中，如果需要查詢相關資料就能夠第一時間找到類似的內容與相關的內容，掌握一手有用信息。檔案歸檔前需要由管理者先行審核與歸類。歸類應體現出檔案的分類科學性、系統性、合理性與有序性。將檔案以能利用的程度、級別等標準進行分級劃分。此外還要將檔案以保密性、可利用性進行分級管理，管理中需要以等級要求予以相應資金、人力支持，確保檔案管理的規劃可行性與系統性。對于重要的檔案需要投入更多的人力與資金，對于不是非常重要的檔案則要有所傾斜減少投入資源，保障資源利用率的最大化，減少不必要開支。

5? ? ? 結? ? 語

當前社會背景下，學校的擴招使得學校的規模不斷壯大，傳統管理維護檔案模式顯然已經無法滿足現代化發展要求。傳統管理模式中學校檔案管理存在效率低下、維護困難等問題。這些問題對于校園檔案管理來說影響非常突出。信息技術的應用能夠很好的解決這一問題，信息技術的應用提升了材料查詢效率，能夠很好地降低錯誤率。學校需要重視信息技術的應用，以此提高檔案管理水平與效率，促進學校健康發展，最大化發揮信息技術的價值。

主要參考文獻

[1]王楠.信息技術在學校檔案管理中的運用策略[J].度假旅游，2019（1）：134，138.

[2]張晶.學校檔案管理中信息技術的應用分析[J].中國物流與采購，2018（22）：66-68.

[3]杜玲.電子信息技術在檔案管理中的應用[J].民營科技，2018（10）：132.

[4]李志杰.信息技術在檔案管理工作中的應用探索[J].中國管理信息化，2018，21（20）：177-178.