打通信息孤島，防控企業風險

尹明香

中圖分類號：F271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）5-147-02

摘 要 多地域、多領域發展的集團化企業信息化發展現狀描述，對多系統下的信息化孤島帶來的企業風險進行系統分析，并結合企業實踐，分享企業實際解決方案。對信息化如何解決企業問題、提高用戶體驗進行了分析和闡述。

關鍵詞 信息孤島 企業風險

山東金城醫藥集團股份有限公司（簡稱“金城醫藥”，股票代碼：300233）成立于2004年，國家高新技術企業、創業板上市企業。目前，公司擁有三大業務板塊，參控股子公司10余家，業務范圍涉及化工、原料藥、制劑，地域覆蓋山東、北京、上海、杭州、廣東。是典型的多業態、多子公司跨地域的綜合性公司。公司自2004年實施信息化建設以來，先后實施了金蝶K3、用友NC、安全管理、環保管理、培訓管理、云之家等系統，業務模塊包含財務、供應鏈、費用管理、資產管理、人力資源、產品質檢等主要業務領域。由于各系統來自不同的廠家，而且都是成品軟件，各系統相對獨立，信息互不相通，數據不能共享，彼此形成信息孤島。在很大程度上影響了用戶體驗和信息系統作用的發揮。

1.數據交互渠道不暢，數據不能共享，帶來操作繁瑣，效率低下。如，研發過程管理與項目管理數據不同步，項目管理不能自動獲取到研發過程信息，項目管理數據需要手工錄入；產品全生命周期中的顧客使用問題等很難自動反饋到工藝部門，從而進行及時處理與跟進等等。

2.數據源頭眾多，易造成數據失真，核對困難。同一管理需求，管理者從不同系統中獲取到的數據不同，短時間內無法判斷哪個信息更為準確，造成企業內部管理困擾，嚴重的引起管理誤判，造成企業損失。

3.系統數據不能互聯，致使部分數據源頭缺失，成為“空中樓閣”。公司在信息化的建設過程中，通過財務、預算、資產、供應鏈、質檢、人力資源等模塊使大部分管理業務實現信息化，但此部分主要服務對象為中層管理者及業務人員，而為高層管理人員決策提供的信息少之又少，信息系統能夠支撐企業運營，但不能支撐企業高層決策。同時信息化應用未能深入到車間層面，對底層生產信息的獲取和管理缺乏。如，生產信息不能與財務成本核算有效互通，財務成本核算需要手工錄入，成本核算成了“無源之水”，容易造成數據不準確、核對困難、甚至無源可查。主要原因還是目前信息孤島的存在帶來的信息關聯性困難、決策分析數據開發上的欠缺。

4.信息孤島導致基礎數據重復錄入，管理難度加大。各系統基礎數據，如人員信息、供應商信息、客戶信息、物料信息等在NC、K3、生產系統、安全系統、環保系統、云之家等系統中需要分別維護，其維度、標準、名稱各不相同，一是造成資源、時間浪費。二來容易造成數據出錯，同樣的信息在不同系統中名稱、描述都不一樣，很難有統一的外鍵進行匹配，對后期數據分析、流程審批、系統集成、管理決策造成極大的困難。

5.個性化需求實現困難。隨著公司業務的不斷發展、管理的升級與精細化，標準的軟件功能已不能滿足企業個性化的需求，新產生的管理需求往往需要跨組織、跨系統才能完成，僅在原來系統上進行二次開發一來不能滿足數據共享需求，二來會帶來系統偶合度升高，原系統升級困難。信息孤島的存在嚴重影響了流程、數據的穿行。

6.移動應用體驗極差。隨著信息技術的不斷發展，人與人之間、人與物之間、物與物之間的溝通方式、信息傳遞方式也在發生大的變化，人們對信息獲取的便捷性、及時性要求更高，在企業管理中，審核審批、數據獲取的及時性成為關注焦點。各應用系統所自帶的APP無法滿足管理者對于社交、文件傳輸、公司新聞動態展示、應用集成等方面的需求，且各系統均配備各自移動端APP，不能形成統一入口，導致手機上的APP越裝越多，嚴重影響用戶體驗。

綜上分析，企業信息化系統只有具備集成性，才能發揮出最大價值，否則反而會對原有運營體系帶來負作用，甚至成為企業的負擔。為了解決信息孤島，打通數據渠道，提升用戶體驗，公司于2017年以BPM為基礎平臺，以云之家為移動端，實現協同管理、K3、NC、安全、環保等系統的集成，有效解決各系統之間的信息孤島、實現信息共享及個性化需求。

BPM平臺是以業務流程管理為中心，兼顧協同辦公、系統開發集成的綜合管理平臺，是公司PC端及后臺的綜合集成平臺。云之家是公司的移動辦公和移動端集成平臺，以組織、消息、社交為核心，提供協同系統、移動審批、考勤、會議等移動辦公功能。

1.重新規劃、選擇合適的架構.。以BPM為平臺實現各系統之間的業務集成，實現個性化開發。實現分組織分權限有效管控。如圖：

2.以BPM為協同平臺，實現公司門戶，實現PC端流程審批、消息提醒，實現其他系統單點登錄，作為公司所有系統的統一入口，方便高效。

3.以BPM為集成平臺，實現云之家、NC等系統數據互通共享。系統各基礎數據在NC中進行維護，做為數據的統一入口，數據自動同步BPM和云之家，實現人員和其他基礎數據的共享，極大的提高了基礎數據維護效率，減少了數據偏差。

例：NC與BPM業務集成方案：

4.以云之家為公司移動端唯一APP。實現與NC人事系統集成，實現BPM業務流程、新聞消息、通知公告等自動同步云之家并根據權限發送消息提醒，使集團所有人員不分地域、不分地點、不分時段根據管理要求，在移動端隨時了解公司動態及工作任務。同時云之家實現簽到、社交等功能，實現信息永久保存。完成一款APP綜合實現社交、審批、管理、消息查看、提醒等功能。

5.由原來的結果傳遞轉變為過程控制，使信息不再失真，實現對分子公司的有效管控，同時由原來的客戶端模式轉變為互聯網及移動互聯模式，實現信息的隨時獲取和處理。

例如：在各部門費用預算追加申請時，會自動關聯財務年度預算，系統自動顯示NC系統中的資金計劃項目、已用金額、余額等信息，可以查看使用明細，業務人員可以直接進行選擇，節省手工錄入時間，同時避免人員手工錄入帶來的錯誤，實現協同平臺與財務系統的無縫集成，真正實現審批過程有理有據，避免盲目審批，降低風險發生概率。

6.打通各系統信息孤島，實現流程自由穿行。將流程從業務系統中剝離，實現專業分工，將所有流程統一于BPM系統，實現流程梳理、固化、監控、績效分析、流程優化等流程閉環管理。業務單據無論在哪個系統發起，均在BPM（PC端）或云之家（移動端）進行審批，各級管理人員無需登錄業務系統隨時隨地進行業務審核及辦理。把“人找事”的工作機制改為 “事找人”，并實現業務的全流程監控、跟蹤。

7.擴展應用，解決部分數據“空中樓閣”問題。通過BPM，開發生產數據時實采集系統，實現生產與質檢、生產與財務的有效集成，實時采集數據可直接傳入質檢系統，實現生產數據的自動報檢，報檢結果與庫存系統管理，有效控制入庫；生產數據與財務系統關系，財務自動提取生產數據進行成本核算，實現成本核算的閉環管理。開發項目管理系統，打通項目管理與人力資源、績效考核系統，實現月度項目績效考核的自動生成，提高人力資源效率，提高績效核算準確性。開發精益管理、合同管理等系統。通過一系列獨立于其他系統之外的個性化開發，實現各系統的互聯互通，實現數據共享，實現管控的一體化，提高管理水平，提高業務分析與預警能力，實現大數據的積累。

關于項目的幾點思考：

信息化是企業發展趨勢，不上ERP等死，上了ERP找死的時代慢慢演化成企業管理離不開信息化。企業管理與信息化越來越緊密，信息化成為企業長期的、系統的問題，國家兩化融合、智能制造等戰略的提出，也奠定了信息化不可動搖的發展基礎。企業信息化發展除了要有足夠的投入外，也要充分考慮內部管理現狀，一是要有良好的內部管理氛圍，企業要有一定的管理基礎，靠信息化規范企業管理是不現實的，信息化只能是規范基礎上的錦上添花，而不可能成為缺乏管理的雪中送炭。二是要有高素質的IT團隊，IT部門人員既要是軟件篩選、開發專家，也是內部“業務專家”，不僅要熟悉企業業務，還要站在管理角度理解公司業務和公司戰略，從而成為一名信息管理者、流程管理者和服務管理者。IT人員既要懂信息化語言（編程、寫代碼）更要懂管理語言，要理解管理需求，將管理需求轉換為系統設置。

參考文獻：

[1] 錢林.數據采集：智能制造的基石.企業管理，2019.3.

[2] 微明.委屈與機遇--IT部門在企業中的角色定位.CIO智庫.