成人教育教學檔案管理工作分析

摘 要：時代的發展和社會的進步，使得檔案管理工作的要求也在不斷地提升，為強化成人教育教學檔案管理工作的開展，本文就如何做好成人教育教學檔案管理工作提出了幾點淺見。

關鍵詞：成人教育教學檔案;管理工作;信息化管理

因為成人教育有著多樣化的辦學形式，而且在辦學時間上的差異又不可避免，所以成人教育教學檔案具有較強的系統性、復雜性，包含了招生檔案、教學檔案、學籍檔案、學位檔案、畢業檔案和教學文書檔案等，所以成人教育教學檔案的管理難度較大。為了更好地規范化的強化對其的管理，需要我們切實注重以下工作的開展。

一、 提高認識，增強素質，健全制度

為了科學的開展成人教育教學檔案管理工作，在當前的新形勢下，作為檔案管理人員，必須提高自身對其的認識，不斷強化自身的專業素質，通過完善的制度，確保檔案管理職責得到高效的落實。

（一） 提高認識

作為檔案管理人員，必須加強對《檔案法》的學習，強化自身的檔案意識，從內心上意識到強化成人教育教學檔案管理的必要性，因為這不僅關乎學校檔案管理工作，而且還影響用人單位對受教育者的了解。所以需要認識到這一工作的地位與作用，在思想觀念上要積極轉變，注重自身業務素質的提升，為成人教育教學檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎。

（二） 增強素質

鑒于檔案管理人員的素質水平高低直接關乎到成人教育教學檔案的管理水平。所以我們必須要注重自身政治素質與職業道德修養的提升，以強烈的責任感和事業心以及職業道德規范約束和提升自身專業素養看，主動積極地參與業務技能培養，提高自身在成人教育教學檔案管理方面的深度和廣度，通過不斷地完善，著力實現科學立卷、有序保管，我閱卷提供便利性，在日常工作中，注意經驗教訓的總結，加強對問題的分析和觀察，做好信息的加工、開發和利用，從而更好地促進成人教育教學檔案管理工作的開展。

（三） 健全制度

成人教育教學檔案的管理具有較強的專業性和復雜性，為確保成人教育教學檔案管理職責得到有效的落實，針對來源性較廣的成人教育教學檔案管理工作而言，為確保成人教育教學檔案的準確性和完整性，需要在成人教育教學檔案管理制度上進行不斷地完善，既要加強對檔案管理人員的約束，又要確保成人教育教學檔案管理工作得以規范的實施，在工作計劃、管理方案、檔案收集整理、檔案保管利用等方面的制度，是完善的重點所在，為科學化、規范化的管理成人教育教學檔案奠定堅實的制度基礎。

二、 加大投入，強化監督，注重編研

在成人教育教學檔案管理工作中，因為其具有較強的系統性和復雜性，所以必須在管理工作中加大對其的投入，并對檔案管理過程進行監督，注重檔案編研工作的開展，才能更好地強化對其的利用。具體而言，需要做好如下工作：

（一） 加大投入

為了提升成人教育教學檔案管理工作的現代化水平，需要在檔案管理方面加大投入，注重設備的更新。尤其是在現代辦公設備體系不斷完善的現狀下，不管是檔案的傳輸還是檢索以及保管，都將朝著網絡化的方向發展，為檔案資源的共享奠定了堅實的基礎。除了傳統的紙質檔案外，目前還有電子檔案、云檔案和光盤檔案等等方式。而為適應新的檔案管理方式，就需要在檔案方面加強設備和技術的投入，切實加強檔案的現代化建設，在文件歸檔和電子檔案建設方面作為重點投入的對象，注重現代化設備的投入，才能實現信息資源的共享。

（二） 強化監督

為確保成人教育教學檔案管理工作質量的提升，在加大對其投入的同時，還要建立一套完善的監督評估體系，只有在評估的基礎上才能明確發展的方向，只有在監督中才能更好地發現問題。因此，需要逐步推行檔案材料監督評估工作的開展，才能實現成人教育教學檔案管理工作的專業化、系統化和現代化。所以我們需要加強對成人教育教學檔案評估方案的完善，制定實施細則，明確評估標準，制定與成人教育教學檔案管理工作相符的質量評估和監督體系，同時還要對其執行和落實的情況進行監督，定期加強對成人教育教學檔案管理工作人員、材料的考核，著力提升成人教育教學檔案管理工作的現代化水平。

（三） 注重編研

加強檔案編研工作的開展，旨在更好地提供檔案服務，所以必須要從傳統的管理理念轉移到服務理念上來，以提供高品質、高質量的精品檔案為目標，切實彰顯檔案編研工作的價值所在。在具體的檔案編研工作中，首先需要嚴格控制編研選題質量，在編研選題過程中，既要結合學校實際與需求，又要具有前瞻性的思想，將社會對學校的關注點和利用服務價值作為編研主題確定的方向。其次，致力于編研技術水平的提升，目前的檔案編研工作都已經實現了信息化的辦公，所以對編研人員的專業技術水平也要不斷地提升，切實加強對其的技術培訓和監督考核，以信息技術為載體，強化檔案編研工作的開展，不僅具有時代氣息，而且能滿足未來發展的需要。再次，在編研形式上要逐漸的豐富和完善，緊密結合學校與社會的多元需求，在二三次文獻編制上作為重點，強化檔案信息分析研究與綜合整理，以得到深層次的加工材料，并在此基礎上加大檔案專題數據庫的建設，才能更好地根據某個專題內容來編制檔案數據信息，提供實效性和針對性更強的檔案信息。最后，編研的內容需要具有多元化的特點，也就是在注重宏觀編研的同時，還要切實注重微觀編研，將二者進行有機結合的過程中，需要緊密結合自身的實際，切實加強對成人教育教學檔案規律與特點的研究，結合自身在成人教育方面的優勢和不足，將成人教育綜合管理特色突出的同時，強化教學計劃的研究，注重學歷教育的同時還要注重非學歷教育，在注重成人面授教學的同時還要強化學生的自學管理，編研學生與社會關注的信息，從而更好地對學生在成人教育中學習、能力和品行綜合而又客觀的在檔案中體現出來。

三、 與時俱進，注重安全，彰顯特色

在成人教育教學檔案管理工作中，在當前的大數據時代，為了更好地強化檔案工作的開展，加強成人教育教學檔案信息化建設已成為目前的大趨勢所在。以大數據、云計算、物聯網等技術為載體的成人教育教學檔案管理系統的建設和應用逐漸被我們所重視，但是目前在這個過程中，安全問題一直成為社會關注的焦點，所以在檔案信息安全方面必須做到與時俱進，切實注重對其的安全投入，才能更好地彰顯自身在檔案安全管理方面的特色。以下筆者以云計算為例，就如何確保檔案信息資源的安全提出幾點淺見。

云計算作為大數據時代下新興的一種服務模式，這一新興計算和存儲模型中，融合了大量的現代化技術，比如分布式技術、網格計算技術、虛擬化技術和并行計算技術。其是以計算為載體的前提下融入運營服務，使得其成為一種云計算商品，利用互聯網來傳輸和云計算能力之后，使得其具有較強的流通性，同時也可以給公眾開放，這主要是因為其具有較強的可靠性，加上價格優勢十分明顯和便于使用，使得其在大量消費市場中占據了半壁江山。所以越來越多的高校在成人教育教學檔案管理中加強對其的應用。所以需要在檔案信息管理系統建設方面加大投入力度。以下筆者以某高校構建的云檔案系統為例展開分析。

（一） 成人教育教學檔案云管理系統的功能與模塊設置

1. 用戶管理

用戶管理在系統中屬于三大部分之一。用戶為了獲取云檔案管理系統的使用權限，事先必須做好注冊工作，所以新用戶登錄的第一步就是注冊，在注冊時，主要是利用Ajax技術驗證用戶名，若被占用則會提示用戶名已經注冊的提示，需要用戶重新將用戶名輸入，同時用戶名不能為空，注冊用戶還要用密碼來確認，從而加深其對密碼的記憶，但是為避免個人隨意性的注冊，還要用戶填寫自己的郵箱號。

一般而言，用戶在瀏覽網頁時主要是為了查找某些信息，而云檔案管理系統中，主要是采取瀏覽器的方式來登陸，這樣就能契合用戶的使用習慣，有助于用戶使用體驗的提升，從而借助瀏覽器的優勢，不用下載客服端，用戶注冊后只要牢記用戶名和密碼，就能對個人存儲主頁進行登錄和管理。而且用戶還能在系統中管理個人信息，比如實名認證、修改密碼、綁定設備、綁定手機等等。

2. 加密檢索模塊

這一模塊的功能旨在提升用戶敏感數據在系統存儲中的安全性，加密存儲用戶敏感數據。在本系統中，因為對稱加密算法相較于非對稱加密算法，對于大量明文數據的加密，其在速度上的優勢較高，系統采取基于DES算法的明文數據加密技術，并利用MD5算法，就加密文件名的生成信息摘要，同時在信息摘要索引中保存，同時把加密數據上傳到云服務器之中，再借助信息摘要檢索加密數據，用戶利用一定的下載功能，就能將所檢索的數據往本地下載，按照信息摘要索引，就能得到文件名，當加密文件被解密之后，就能得到源數據的明文信息。

3. 文件管理

這一模塊的作用旨在對文件進行常規性的操作，比如瀏覽、上傳、下載、搜索、刪除、備份、加密等，而這些功能能滿足用戶在云存儲使用的基本功能需求。

4. 云檔案管理系統技術架構設計

本系統采用的開發平臺是My Eclipse，采用的開發語言是JAVA，將JAVA與Struts2、Mybatis相結合之后實現，界面設計采用JSP，系統架構為B/S，以HDFS為載體進行云檔案管理系統的設計。用戶利用其不僅能注冊，而且還能對賬戶和文件和進行管理，對文件進行上傳和下載以及檢索和備份與加密和刪除等諸多功能。其中的備份功能是系統管理者自由設置的文件備份數量，系統自動地就會生成備份數，而敏感數據還能實施加密存儲。考慮到加密的數據信息在檢索時存在困難，所以在加密數據方面設置信息摘要檢索，這樣用戶就能準確的搜索加密數據，而用戶不常用的文件則能自動合并，小文件能自動地歸類和上傳。

5. 數據庫設計

為確保云檔案管理系統的功能得以實現，必須要強化數據庫設計工作的開展。在數據庫設計中，本系統采用My SQL，而且在數據庫設計中，需要滿足以下幾點設計規則，一是字段中要具有原子特性，不能再進行劃分;二是在滿足第一點規則的基礎上，表中是每列元素均需要和主鍵之間相互關聯;三是在滿足前面兩個條件的前提下，表中不能包含其他的有關變非關鍵信息。

（二） 強化系統的維護

在做好云檔案管理系統設計的同時，還要在日常運行中切實加強對系統的維護，通過加強對其的維護，能更好地發揮其在檔案信息化建設中的作用，尤其是針對一些加密數據的保護，需要在維護中注重漏洞的預防，才能更好地為檔案管理系統的性能優化奠定基礎，進而更好地利用系統加強檔案的管理，實現檔案信息的共享，確保檔案資料的安全，走在時代發展的前列，才能更好地適應新形勢的檔案管理需要。因此，需要在系統維護中將系統安全作為核心，并在此基礎上利用系統強化檔案管理，能更好地實現檔案管理的信息化。

四、 結語

綜上所述，本文首先從常規的方面論述了如何加強成人教育教學檔案管理工作的開展。但是為了適應未來發展的需要，本文結合某高校的實踐，就其在檔案云管理系統方面的建設經驗進行了闡述和說明，同時提出需要加強系統維護工作的開展，才能更好地實現信息資源的安全，降低檔案管理成本的同時，還能提升檔案的信息化建設水平。未來我們需要將檔案系統功能的完善、紙質檔案系統與云檔案管理系統的對接作為發展的主要方向，同時注重檔案資源的利用和編研方式的改進，也是未來工作的重點。

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作者簡介：

李培風，湖南省長沙市，湖南城建職業技術學院。