良種檔案管理工作的改進策略

張秋艷

摘 要：本文從良種場的實際情況出發，分析良種場檔案管理工作的主要問題，著力優化良種場檔案管理工作的方式方法，強化良種場檔案管理的制度建設，達到提高檔案管理有效性，高質量的實現檔案數據共享目標。

關鍵詞：良種場；檔案管理；信息化

在地方良種場標準化、科學化、系統化建設的過程中離不開檔案數據資源的支持。提高良種場的檔案管理工作水平，需要構建專業的檔案管理運動機制，提高檔案管理的系統化水平，滿足基層良種培育的檔案需要。

1 良種檔案管理的主要問題

1）檔案管理邊緣化問題。良種培育的檔案管理是儲備各種數據信息和指導未來良種培育工作的重要手段。當前良種基地對檔案管理工作重視不足，沒能根據良種培育基地的建設需要構建完善的檔案管理機制，一系列重要的數據信息未能進行有效保存，導致良種培育積累的科研經驗流失，沒能有效的發揮檔案在良種基地發展中的促進作用。當前良種生產與推廣工作面臨著日益復雜的各種因素，大多數良種基地把主要精力放在良種的生產、科研與銷售方面，沒能加強良種檔案管理工作。首先，缺乏有效良種培育檔案管理機制，沒能加強對檔案收集工作，不能明確基層各部門的檔案匯總與傳遞責任。其次，數據信息的匯總與傳遞不及時，大量基礎性科學數據有漏洞，數據信息準確性低。第三，一些關鍵數據信息未能得到及時有效的存儲，沒能運用檔案管理的方法有效的記錄良種培育的全過程，不能把與良種科研相關的工作信息納入到檔案管理體系，因此影響了后續良種培育工作有效性，不利于在標準化的檔案管理機制下提高良種培育效率。由于缺乏科學的數據信息收集機制，因此導致數據信息未能有效指導未來良好培育，影響良種培育的質量。

2）缺少標準化管理制度。不當良種場沒能根據自身的規模、科研需要、技術改革工作的實際任務建立檔案數據信息運用機制，良種生產培育過程中的各種數據信息記錄的不全面、不徹底。一方面良種基地培養的品種繁多，這在很大程度上增加了信息儲存的難度，不少圖片、文字與數據資料管理不當，造成檔案邏輯混亂，檔案管理無章可循，檔案沒能有效的發揮實際應用價值。還有的良種基地未能建立信息化的檔案存儲與管理機制，良種基地的檔案管理工作效率較低，良種檔案數據信息未能實現有效的共享，一些關鍵數據信息挖掘應用不足。當前缺乏完整的檔案管理系統，良種基地缺乏專業的系統軟件，現有的管理軟件的操作難度高，不利于良種管理系統有效推廣，沒能基于檔案管理系統實現各種數據信息的有效應用，不能在高質量的管理體系下輔助良種基地管理質量的提升。由于缺乏標準化的檔案收集使用制度，因此影響了良種基地各項工作的效率，沒能更好的發揮各種檔案資源對良種管理工作的促進作用。

3）管理人員技術素養低。檔案管理人員不掌握先進水的檔案管理方法，現有的硬件設備不支持檔案管理工作的有效改進，因此制約了良種檔案管理工作科學的性和有效性。當前良種基地用于檔案管理的設施設備和技術方法相對不足，不少良種基地缺乏有農業背景的檔案管理人才，檔案管理工作相對低效。還有的良種基地的效能、通訊條件落后，一些關鍵數據信息無法及時更新，不能針對農業戶需要構建專業的良種工作管理體系與實現資源共享。現有專業技術人員的檔案管理知識與技術能力相對落后，沒能加強良種基地檔案管理人員的培訓，因此影響良種檔案管理工作高質量的開展，不利于達到促進良種檔案管理工作高質量和全方位開展的目標。

4）技術設備手段配置低。提高檔案管理工作有效性，還要提高技術設備配置質量，有些良種基地沒能加強檔案管理設備的配置，不能基于檔案管理工作的現實需要建立信息化的檔案應用機制，因此影響了良種基地檔案管理工作質量。首先，一些地方良種場缺乏有效的檔案管理設備，紙制時代的檔案管理方法占用了大量空間，不利于各種數據信息的長期存儲，因此影響良種檔案管理質量。還有的良種場沒能在上級支持下加入檔案管理平臺當中，因此不利于更好的獲得數據信息。其次，由于現有的技術手段不足，檔案管理工作缺乏技術設備的更新工作，良種場更傾向于一次性的配置滿足檔案管理的需要，不注重以發展的肯光輔助做好檔案管理工作，這在很大程度上導致良種場仍然是檔案信息使用的孤島，沒能在智能化、動態化、互動性的檔案管理機制下發揮良種場檔案的價值。

2 改進檔案管理的措施

1）完善檔案管理體系。提高良種場檔案管理的有效性，促進良種場檔案資源更好指導良種培育工作，基于檔案有效梳理以往工作的得失，還要加強檔案管理工作體系建設。首先，應當建立專業的檔案管理部門，加強對良種場檔案管理工作的認識，號召全員上下配合檔案部門做好專門的檔案管理工作，明確階段性的檔案管理工作核心，在良好的檔案管理標準機制下明確各部門人員的責任。其次，構建良好的檔案宣傳機制，加強檔案數據信息的宣傳工作，促進所有人員認識到良種檔案的價值，能夠運用檔案展的方式促進各部門重視開展檔案管理工作。第三，還要制定良種場檔案管理工作計劃，明確階段性的檔案管理工作重點，從而推動檔案管理的高質量實施，達到提高良種檔案管理工作質量和效率的目標。

2）建立檔案管理制度。良種場檔案管理工作應當明確基本的工作制度，確定具體的工作責任，從細節入手提高良種場檔案管理工作水平，達到高質量和全方位開展檔案管理的目標。首先，應當強化良種場檔案管理工作的責任分工，明確具體崗位的檔案管理工作職責，圍繞著育種、科研、技術引進、分銷等環節進行全面的檔案數據收集。其次，注重缺乏科學化的檔案管理標準，優化檔案管理工作程序，發揮檔案管理部門的主導作用，在各部門的配合下提高檔案管理的整體效率。第三，還要建立有效的檔案管理審訂機制，加強對檔案管理問題的梳理，從而促進基層提高檔案管理的效率，達到高質量、全方位、綜合化和系統化檔案管理的目標。

3）加強專業人才配置。提高良種檔案管理的有效性，還要加強專業人才的配置，提高專業技術人員的檔案管理工作有效性，促進專業技術人員發揮檔案管理的積極價值。首先，引導專業的科研檔案管理人才，強調依靠專業技術人員優化檔案管理體系，做好具體檔案管理工作，達到提高檔案管理水平目標。其次，還要對現有技術人員進行檔案管理培訓，強調全員的檔案管理工作意識，基于檔案管理工作的需要明確各崗位的檔案管理職責與操作方法。第三，對檔案管理直接責任人和相關工作參與人員進行績效考評，重點評定檔案管理工作的績效，針對檔案管理中的問題與漏洞進行必要約談，從而建立良好的檔案管理體系，達到提高檔案管理質量目標。更好的在專業技術人員的指導下高效的開展檔案管理工作。

4）提高軟硬件的水平。做好良種場的檔案管理工作，應當進一步強化軟硬件配置，強調依靠專業的技術手段提高良種場檔案管理工作效率。首先，應當加強檔案管理軟件的建設工作，注重建立和開發專業的良種科研檔案管理工作系統，實現檔案資源的有效共享和科學傳遞，基于軟件系統對檔案數據信息進行自動化存儲和有效糾錯。其次，加強檔案管理硬件的配置工作，強調良種場檔案的電子化存儲，按照檔案管理工作的計劃逐年引進設備，從而達到提高檔案管理工作有效性，解決檔案管理現實問題的目標。第三，還要提高檔案共享的安全性，注重劃分檔案應用的權限，更好的發揮檔案資源的服務價值，促進全員提高檔案管理參與的積極性。

3 結論

做好良種場的檔案管理工作，應當形成完善的檔案管理工作體系，豐富檔案管理工作的技術手段，在完善檔案管理工作規劃的基礎上體現檔案的服務價值，從而滿足基層良種培育對各種檔案數據的需要。

參考文獻

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