“互聯網+”時代事業單位檔案管理創新探討

張霄宇

摘 要：“互聯網+”時代下信息技術飛速發展，對事業單位的檔案管理提出新的要求，檔案管理工作由原來的紙質化逐漸向信息化轉變。為順應“互聯網+”時代潮流，事業單位檔案管理工作應積極尋求工作中存在的問題，尋找創新性解決方式。本文從事業單位檔案管理工作中存在的問題出發，分析“互聯網+”時代事業單位檔案管理的特征，旨在尋求更好的創新型管理策略。

關鍵詞：互聯網+；事業單位檔案管理；創新策略

1 現階段事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 信息管理能力參差不齊，管理水平有待提高

現階段我國不同省市的事業單位大多積極響應“互聯網+”時代信息化檔案管理要求，倡導通過信息技術代替紙質化的檔案管理模式，于是出現例如掃描、微縮等的檔案管理方式。這些信息化管理方式無疑對事業單位的檔案管理工作具有非常重要的幫助，提升了檔案保存的速度、增加了檔案保存的質量，然而由于不同單位管理人員的信息管理能力參差不齊，管理水平以及信息化普及程度的影響，信息化檔案管理這一方式在應用方面仍具有很強的上升空間。

1.2 信息化管理存在一定風險

信息化管理方式更加需要事業單位提高警惕性。與傳統的紙質版檔案管理相比，互聯網模式下的信息化檔案管理具有便捷、迅速、 可靠性高等有利條件，但也具備一些制約發展的不利條件。該模式下，檔案資料存放于互聯網中，事業單位工作人員隨取隨用，與此同時也無形之中增加了黑客入侵導致檔案丟失的風險性。一些不法分子為了個人利益，入侵檔案管理系統，進行非法活動，破壞或盜取檔案信息，這對檔案安全性提出很大挑戰，影響到事業單位日常工作建設，造成檔案信息丟失，甚至對國家經濟建設產生不利影響。同時，檔案管理部門內部人員網絡安全意識對信息化管理的風險性大小同樣具有影響。

1.3 檔案信息資源的利用率較低

檔案是對以往工作的總結分析，對日后工作具有十分重要的借鑒作用，雖然無法為日常工作提供直接性的物質財富，卻可以為事業單位提供無形性精神動力。然而，在信息化檔案管理方式下，部分事業單位更加注重檔案的歸納總結，重在完善檔案系統內部體系，卻輕視了檔案的日常應用。一些從業人員認為信息化管理模式較為新穎，完善體系已經比較困難了，日常應用則更是費力，這也體現了檔案信息資源的利用率較低，對檔案需求的層次較低。

2 “互聯網+”時代事業單位檔案管理的特征

2.1 檔案管理的完整性要求更高

“互聯網+”時代下檔案管理的完整性要求更高。傳統的檔案管理大多采用紙質形式，實現了數據分類，數據資料簡潔明了，但不同資料由于地域、時間、類目不同，關聯性受到很大影響，數據完整性受到較大限制。在新型信息化管理模式下，海量檔案數據資料存儲在互聯網中，并通過索引聯系在一起，再加上不斷地獲取資料、不斷地更新利用，進一步完善了數據庫，同時對檔案資料的完整性提出更高要求。

2.2 檔案管理存儲介質日益多元化

“互聯網+”時代下檔案管理存儲介質日益多元化。傳統的檔案管理介質通常以紙質版文件偏多，將影像、聲音通過文字記錄錄入檔案庫中，存儲介質較為單一。信息化檔案管理突破這一局限，創新型地通過掃描、微縮等方式將語音、文字、影像等檔案資料存儲在檔案數據庫中，真實的還原了國家機關、企業組織、公民個人的數據資料，該檔案資料的真實性更具有保證。同時，日益多元的檔案管理存儲介質對提高工作質量，促進各項事業的進行提供了更加現代化的數據指導。

2.3 檔案管理工作的效率更高

“互聯網+”時代下檔案管理工作效率有了明顯提升。傳統的檔案管理操作流程較為繁瑣，信息之間關聯性較低，單位之間在進行信息搜尋工作時往往花費大量的人力物力財力，具有極強的不便性。隨著“互聯網+”技術的應用，信息管理模式發生變化，簡潔的操作流程一定程度上減輕了檔案管理人員的工作量，對提升從業人員的工作積極進行具有極大幫助。與此同時，檔案信息可以通過互聯網索引產生關聯性，數據之間的傳遞共享提升了事業單位間的工作效率，一定程度下節約了社會資源。不僅對檔案搜集具有很大幫助，對檔案日常應用也產生非常重要的影響。

3 “互聯網+”時代事業單位檔案管理創新型策略

3.1 引進人才，為創新性檔案管理工作提供人才支持

“互聯網+”時代下，事業單位開展創新型檔案管理工作需要更多的人才支持。事業單位應積極招聘具備創新型、高素質人才，支持和助力檔案管理工作。對單位員工予以技能提升培訓，使其對信息技術有一定的了解，成為適應新時代并于事業單位發展相符合的復合型人才。同時，事業單位應根據實際情況，進行制度建設，為創新型人才進行創新型工作提供制度約束，為檔案管理工作提供規范性指導。

3.2 充分利用信息化技術手段，提升資源完整性

“互聯網+”時代下，信息化技術的出現為事業單位創新型檔案管理工作提供技術支持。檔案管理工作者應積極利用這一有利條件，通過吸收國外先進事業單位檔案管理的工作優勢，分析系統不足，提高檔案信息系統的真實完整性，以進一步提升事業單位檔案資源的完整性。同時，不同地域的事業單位充分利用現代信息技術進行檔案資源的溝通交流、技術優勢互補，對于促進檔案管理工作的順利進行同樣具有非常重要的作用，但一定要秉承因地制宜的原則，做到具體問題具體分析。

3.3 提高風險防范意識，做好安全管理工作

“互聯網+”時代下，極易出現檔案數據丟失、篡改現象，這對數據真實性、國家經濟建設具有很大挑戰，因此，做好檔案安全管理工作是實現數據有效利用的基本要求。檔案管理的工作人員應加強自身安全意識，從自身出發，在安全意識的驅使下開展檔案安全管理工作。同時，技術人員應建立健全訪問機制、防火墻機制，對檔案信息的瀏覽、修改、提取設置障礙，通過輸入端和輸出端兩個方向共同發力，對信息化檔案安全工作防微杜漸。

3.4 強化服務意識，提高服務水平

“互聯網+”時代下強化服務意識、提高服務水平是必然要求，這歸根究底是要擴大公共信息服務市場，更加積極主動地將檔案資源投入于社會中，以實現新時代開放包容、數據共享的時代特點。事業單位檔案管理者通過制定合理有效的方針政策優先公開發布部分真實完整的數據資料，讓社會公眾有機會接觸到平時無法了解的資源。同時，通過行業與行業之間的點對點、面對面銜接，突破行業壁壘，進行數據整合，優化數據結構，提高檔案數據的真實性與可信度，通過用戶反饋，增加數據利用程度，以促進行業自身發展，并不斷帶動社會經濟發展。

4 結束語

“互聯網+”時代下，事業單位的檔案管理工作與網絡的關聯性更加密切，實現創新型檔案管理是工作的發展趨勢。事業單位應基于現階段檔案管理工作中存在的問題，合理分析新時代檔案管理特征，創新性地尋找優化途徑，努力提升檔案管理水平，以更好的利用檔案資源，發揮檔案自身價值。

參考文獻

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