基于信息社會背景下，分析辦公室文書檔案管理工作的改革和創新

付遠翠

摘 要：在信息社會的背景下，在辦公室文書檔案管理工作是非常重要的一項工作，它涉及到辦公室的人事管理，并且對辦公室的人事管理起著非常重要的作用，本文從辦公室文書檔案管理現狀入手，針對完善辦公室文書管理工作提出建議。

關鍵詞：檔案；管理工作；創新

隨著社會的發展，我國的經濟水平已經有了顯著地提高，企業的發展速度也在逐漸加快，在該種情況下，企業中的一些重大事件需要被完好的保存下來，文書檔案工作雖然在企業當中的地位不高，但其重要性需要得到企業管理者的認可。如今，企業中的文書檔案由于企業地位的限制而出現了管理問題，需要企業及時調整。

1 辦公室文書檔案管理制度的措施

推進文書檔案管理相關制度的創新，建立健全企業文書檔案管理的各項規章制度規定，根據國家相關方面的規定，結合當今時代的新形勢，新特點，聯系單位自身實際情況，擯棄單位舊的，不合時宜的文書檔案管理制度，推陳出新，打造覆蓋全面的制度體系，讓文書檔案管理工作有強有力的制度保障。

1）建立企業文化檔案網絡管理體系，實現電子化管理。文書檔案作為企業發展的無形財產，是單位重要的信息載體之一，也是企業能否占據一席之地的重要基礎，為保障企業文書檔案信息的充足和有效，確保查閱文書檔案方便快捷，單位還需要建立文書檔案網絡管理體系，實現文書檔案管理的電子化管理，以企業檔案部門為核心，文書檔案由檔案主管直接領導，逐級建立并落實文書檔案網絡管理體系。

2）提高檔案管理人員的素質及領導的重視程度。無論是企業管理者還是文書檔案管理人員，都要轉變傳統的文書檔案管理理念，將提高文書檔案管理工作的科技建設和創新和發展，納入企業的重點之一，充分認識到文書檔案管理對企業發展的重要意義

2 辦公室文書檔案管理工作面對的機遇

1）有助于企業獲利的提升。在計算機飛速發展的今天，出現了計算機電子檔案，可謂是為檔案管理工作提供了便利，檔案管理者能夠在很短的時間內分析企業的發展狀況，來為企業的良好發展提出科學合理的建議。同時，檔案管理也更區域結構化，檔案管理者可以根據企業領導者提出的問題，有針對性的找出相關檔案，并對其進行分析，來幫助企業領導者更好的做出決策，此外，當企業進行改善時難免會有一些歷史遺留問題，通過對相關檔案進行分析，會對這些歷史遺留問題的解決有所幫助，這些好處都會有利于企業活力的提升從而實現企業的良好發展。

2）有助于企業檔案管理技術的提升。由于傳統手工檔案管理的耗時長，難度大等特點，檔案管理通常只停留在檔案的存儲，管理以及運用等方面。對于計算機檔案而言，有了更高的檔案管理要求，檔案管理者不僅要做好文書檔案的存儲，管理以及運用方面，同時還要關注文書檔案是如何生成的，確保其完整性此外還要注重文書檔案的安全工作，確保文書檔案是安全的，同時檔案管理者還要提高對資源共享的重視，比如搭建一個檔案管理平臺，讓使用者可以獲取自己所需求的資源，同時，企業領導者要結合本企業的實際情況，對其檔案管理工作進行改進，來不斷提升檔案管理工作的水平，此外，企業在進行改革時，只有堅持企業檔案完整統一的的這一理念，對企業書文檔檔案進行合理的移交，才能使企業一些問題真正得到解決。

3 辦公室文書檔案管理工作面對的挑戰

1）文書檔案管理缺乏相應的規章制度，在調查了一部分企業之后，發現其在制度創新方面有一個共性問題，文書檔案管理工作相應的管理制度，一旦文書檔案管理工作沒有相應的規章制度，其工作者就會很容易降低要求，思想上產生懈怠，那么就會導致其檔案管理工作出現一些錯誤，因而，在企業進行一些決策的時候，從錯誤的文書檔案中分析出來的參考意見，自然不會對企業的發展有力。同時，檔案管理沒有相應的規章制度，會導致檔案管理出現了一把手說了算的情況，有可能讓文書檔案缺乏真實性，從而會出現腐敗的現象。

2）對文書管理工作的重視程度不高。就目前的實際情況而言，能夠發現大部分企業對文書檔案管理工作的重視程度不高，導致檔案管理工作發揮的效用不高，有些企業在進行文書檔案管理時，采取的是幾十年一貫的制度，文書檔案很少更新，同時。還有些企業領導再也沒有認識到文書檔案管理工作的真正效用，對于文書檔案保持一種重視管理輕視使用的態度，檔案管理者比較關注檔案管理的手機以及存儲工作，而輕視文書檔案的使用工作。

3）文書檔案管理技術較為落后。文書檔案管理技術較為落后，也大大降。低了檔案管理工作的效用，大多數企業再開展，文書檔案管理工作時，首先是由微機來接收和保存信息，然后，再單機情況下來對需求信息進行檢索，這種情況下，文書檔案其實，已經在檔案管理中脫離出來了，充其量只能算一個文本信息，文書檔案的獲取不能脫離其實際工作，而是要扎根于實際工作，只有這樣，文書檔案才能被利用，從而發揮其真正的效用。

4 辦公室文書檔案管理工作的具體對策

1）要不斷完善檔案管理的規章制度，檔案管理制度工作只有建立相應的規章制度，才能不斷提升企業檔案管理的工作水平，因此，在企業文書檔案管理工作中，領導者必須要不斷完善檔案管理的規章制度，首先，要對原有的檔案管理制度進行科學分析，優秀的東西要繼承，落后的東西要舍棄，其次，要加強檔案管理體系建設，將檔案管理的責任進行合理分工，確保責任落實到檔案管理的每一個責任者，最后，要建立檔案管理修訂制度，要在實際工作中對其進行檢驗，來保障規章制度的科學性。

2）要不斷提升檔案管理者的素質，在文本書管理工作當中，領導者要不斷提升檔案管理者的素質，首先，要做好檔案管理人員的招聘工作，人員招聘必須要嚴格把關。其次，要定期開展檔案管理交流大會，通過與其他檔案人員的交流，來幫助檔案工作者更好的完善自己，最后，要建立獎懲機制，對檔案管理做出貢獻的要給予獎勵，來不斷提高檔案管理者的工作積極性。

3）對企業的檔案管理工作改革。隨著企業需求的變化，自然也要對其檔案管理工作進行改革，只有這樣，才能發揮出真正的作用，在企業開展檔案管理工作中，首先，要關注企業組織隊伍的變化，確保其領導作用能夠得以發展，其次要有創新意識，比如，檔案的收集，可以從單單關注事后這一方面變為關注事情發生之前，事情發生的過程，以及事情發生后等方面，會讓文書檔案更加科學，最后要在符合規定的情況下讓檔案管理更加開放，讓需求真真實實的感受到檔案管理的好處。

4）創新保障工作。辦公室文書檔案管理的主要作用是方便查找信息和保障信息安全，因此，在辦公室文書檔案管理過程中，還要注重保障工作的進行，因此，應該在條件允許的情況下，安裝值得信任的安保系統，對于這一系統的引進，并不是僅僅在形式上對保障方式進行創新，而是通過這一系統的引進能夠切實保證辦公室內所有文書檔案的安全。辦公室文書檔案管理工作不是孤立存在的，它與企業中很多部門的運行存在著很多關系。

5 結語

綜上所述，文書檔案管理對于企業發展來說，既是一種機遇，又是一種挑戰。因此，企業必須要高度重視文書檔案管理工作，首先要不斷的完善檔案管理制度的規章制度，其次要不斷地提升檔案管理者的素質，最后要對企業的檔案管理工作進行改善，從而讓企業在激勵的競爭中取得優勢的。

參考文獻

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