文書檔案數字化管理策略分析

王力

摘 要：在社會經濟不斷發展的當下，文書檔案逐漸成為主要的信息資源。而在信息時代下，數字化的管理變得愈加重要，這就需要管理人員結合實際情況，做好檔案的管理和評估工作，提高資源的利用效率。本文首先介紹了文書檔案數字化管理的重要性，接著分析了當前檔案數字化管理現狀，最后重點提出了一些有效的管理策略，以期為相關人員提供一定的參考。

關鍵詞：文書檔案；數字化管理；管理策略

我國社會經濟在發展的過程中，也越來越重視文書檔案數字化管理工作。文書檔案工作中包含了文件的收集、分類和整理等，確保所有的歸檔文件可以形成一個整體，便于管理和應用。但是從當前的發展現狀而言，檔案數字化管理中還存在著諸多問題，基于此，相關部門就應該構建科學化的信息管理平臺，完善信息的安全防護體系，解決其中的各類問題，確保整個管理工作的科學化。

1 文書檔案數字化管理的重要性

1）是現代社會發展的基本要求，提高文書檔案的利用效率。信息技術是將文件和檔案結合在一起，這樣便可以搭建一個數字化的平臺，讓所有的管理流程都能在網絡上進行。在社會各個領域交往愈加密切的情況下，大眾也想要利用最快的方式去獲得各類檔案信息。數字化管理模式的存在，可以實現各個部門之間的信息共享，提高了整個檔案的利用效率。

2）是完善檔案管理的一種方式，實現管理的科學化。現代社會中的各個領域，正在不斷創新文書檔案的管理方式，而數字化管理則是當前檔案發展的必要趨勢。要想完善現代化的管理方式，就必須要突破傳統的管理理念，然后去選擇一個更加開放和先進的管理模式，這樣才能確保整個管理體系的合理化與科學化，進而推動社會更好的發展。

2 文書檔案數字化管理現狀

1）管理軟件和計算機硬件無法實現有效的兼容。就目前的發展而言，各個部門在檔案管理軟件的開發與應用上還處于一個分散的狀態，這樣就會導致軟件開發的側重點存在著一定的差異性，不利于各個部門之間資源的交流和共享。當信息技術在不斷發展的時候，還會出現管理軟件和計算機硬件無法兼容的情況，致使相關人員無法正常的讀取檔案信息，這在一定程度上也阻礙了這項工作的順利實施。

2）電子文檔信息的安全性面臨挑戰。在信息化快速發展的當下，盡管文書檔案數字化管理具備一定的優勢性，但是在信息安全方面還存在著一些問題。一方面，電子文件和紙質文件相比，修改的時候更為方便，而且不會留下任何痕跡，所以經常會出現一些偽造的電子文件。另一方面，電子檔案還存在著容易粘貼、復制的特點，所以保護涉密信息就成為重點防范工作。

3）文書檔案管理人員的專業素養有待提高。傳統化的文書檔案管理對于工作人員的要求比較低，只需要整理一些紙質文件即可。但是隨著信息技術的快速發展，對于檔案管理人員也提出了更高的要求，不僅需要他們具備專業化的管理經驗，還應該熟悉和掌握計算機的具體用法。可是從當前的發展情況而言，部分檔案管理部門中缺乏一些復合型的人才，無法發揮出數字化管理的作用。

3 文書檔案數字化管理策略

1）構建數字化的信息管理平臺，實現文書檔案資源共享。對文書檔案進行管理的時候，為了最大程度的提高檔案的數字化水平，需要構建相應的管理平臺，這樣也能確保網絡工作的順利實施。在該平臺的運行中，還需要對管理工作的內部進行相應的細化，確保工作的合理性。同時，在數字化管理的時候，也應該實現管理軟件和計算機硬件的融入發展，這樣才能加強各個部門之間的聯系與溝通，對于資源進行優化處理。

檔案管理部門，為了推動檔案工作質量的提升，在軟件方面，安裝檔案專用服務器和備份軟件，這樣便可以完成OA和檔案信息的對接工作。同時確保管理軟件能夠支持掃描儀和高拍儀，將紙質檔案掃描成電子檔案，直接儲存在系統中，支持直接打印和檔案檢索，可以利用關鍵詞、題名等，快速的從中收取到需要的資料。在硬件方面，建設專業的檔案室，方便對文書檔案、照片檔案進行數字化加工，達到為社會服務的目的。需要注意的是，在購入文檔管理軟件的時候，盡量選擇那些質量好的，并且對軟件進行定期的更新、審計，檢查系統中的存在的各項漏洞，確保整個文檔的安全性，這樣也能解決掉文書檔案管理中存在的一些常見問題。

2）加大資金的投入力度，構建完善的電子文檔安全防護體系。檔案管理部門在實行文書檔案管理工作的時候，還應該加大資金的投入力度，重視檔案的管理工作，構建完善的電子文檔安全防護體系。針對管理的實際要求，將大數據看作是基礎，如果在管理中存在著一些溝通不暢的情況，就需要進行及時的調整。檔案管理的過程中，經常會由于一些客觀、主觀因素的影響，致使檔案信息被刪除和篡改，嚴重的威脅到了文書檔案的安全性。因此，在信息化建設的過程中，就可以選擇采用殺毒軟件、防火墻等，使得內部系統能夠在一個穩定的環境中運行。同時，還要加強對文件瀏覽的限制，加強對重點文件的保護工作。

我單位引入的東方飛揚檔案管理系統，可以將檔案中的管理、儲存和應用等結合在一起，實現國產軟件和硬件的有效結合，既能確保整個電子文書檔案管理的安全性，對于以數字化為核心的檔案管理發展具有積極的作用。同時，整個系統以一體化管理平臺為核心，將云計算和大數據等結合在一起，充分挖掘檔案數據中的隱藏價值。在這種一站式的模式下，還可以提升70%的集成效率，進行全過程的防護，不僅保證了電子檔案數據的安全性，也降低了數據泄露的風險。

3）完善檔案人才隊伍的建設工作，提升管理人員的綜合素養。隨著信息化建設工作的不斷推進，文書檔案管理人員也應該適當性的轉變觀念，提高自身的專業能力。在管理的過程中，需要他們做好檔案的調整工作，并且在現有的管理方案下，完善信息資源的分析體系，符合信息時代下的發展要求。具體實踐的過程中，相關部門也需要加大對管理人員的定期培訓，選擇采用再教育的方式，通過多元化的培訓方式開展工作，這樣便可以加強他們的自身素養和崗位能力，確保數字化管理模式的先進性。

例如，我部門舉辦的公司“文書檔案歸檔”培訓會，作為公司檔案管理職能部門，我們在培訓中為各部門相關工作人員介紹了公司檔案館的工作情況，讓培訓者可以充分意識到文書檔案來自于各個部門，而且又服務于各個部門，所以各個歸檔單位也應該注重檔案的收集與積累。要求管理人員注意信息技術的發展情況，充分利用數字化技術，簡化各項歸檔環節。在整個會議中，就文書歸檔的范圍、業務流程和電子文件移交等內容進行了交流培訓，對于一些數據著錄也進行了實際的操作演示。最后，結合歸檔工作中的一些常見問題進行了深入的探討。通過這樣的方式，能夠讓管理人員跟隨時代的發展去提升自己的綜合素質，熟練的掌握計算機技術，使得自己的工作水平能夠適應文書檔案數字化的發展步伐。

4 結束語

文書檔案數字化管理作為一項系統的、綜合性較強的工作，相關人員應該充分的意識到做好文書檔案管理工作的重要性。具體實踐的時候，檔案管理人員也要加強和其他部門的合作，充分利用計算機技術的優勢性。構建一個完善的電子文檔安全防護體系，最大限度的滿足大眾對于信息資源的需求，這樣才能發揮整個管理方式的最大化價值。

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