高職院校學生檔案管理工作信息化建設研究

王冬至

摘 要：如今，隨著社會經濟的發展，信息化技術水平也得到了提升，給人們的生活和工作帶來了巨大的影響。在高職院校的學生檔案管理中，也要充分利用現代化信息技術，提高檔案管理的效率，實現檔案資源的共享機制。筆者針對高職院校的學生檔案管理工作信息化建設進行了分析，具體如下。

關鍵詞：高職院校；學生；檔案管理；信息化建設；計算機技術

1 高職院校學生檔案管理工作的現狀

1）對于檔案管理的認識不到位。很多檔案人員都只注重檔案的保管，不注重利用。同時由于這些人員的年齡較大，知識更新較慢，只采取傳統的管理方法，對于信息技術的操作非常不熟練。也有一些檔案人員，不愿意對計算機網絡進行學習，將自己封閉在安于現狀的狀態中，所以不利于高校檔案信息建設工作的開展。

2）對檔案工作的投入不夠。在一些高職院校中，領導只注重科研和教學工作，認為檔案管理只是后勤工作，因此不注重這項工作。所以，學校不愿意投入過多的財力人力物力在檔案管理工作中。這樣一來，也導致檔案部門每年可使用的資金非常少，不但無法開展基礎設施建設，更不能實現信息化建設[1]。

3）檔案管理現代化元素不夠。因為檔案信息化軟件的開發程度不夠，所以檔案管理軟件非常單一化，甚至不能和高職院校的發展相匹配。一些檔案管理部門僅僅只能處理簡單的文字檔案，對于音頻、視頻等重要檔案的管理和保存則無法開展。也有一些檔案部門盡管購買了管理軟件，但對于后續的維護、升級等工作則無法及時做到位，影響了檔案信息化建設工作的進行。

4）現代化設備沒有發揮出作用。在很多的高職院校中，盡管建立了檔案管理程序，引進了一些計算機設施設備，然而工作卻非常表面化，或者工作人員不能對計算機設備進行合理運用。所以無法對檔案資料進行存儲，開發和利用，浪費了物力和財力，沒有發揮出現代化設備的作用。

5）人員流動性較大。因為檔案管理工作具有一定的枯燥性，而且非常單調，所以人員流動性較大。而且一些年輕的檔案管理人員認為這項工作的晉升空間不大，發展前景很小，薪酬待遇也不高，所以工作積極性非常低[2]。檔案管理隊伍流動過于頻繁，人員不穩定，給管理工作帶來了一定的影響。一些高校為了應急，將沒有經驗的人員調配至檔案管理部門，所以不利于檔案管理工作的開展。

2 高職院校檔案管理的重要性

1）檔案記錄了學校發展史。高職院校的檔案中，不但記錄了學生的成績和個人情況，也包括了學校的發展史、榮譽、校容校貌等。這些檔案非常重要，而且屬于德育教育的最佳范本。大部分檔案的內容都是在師生們的教學實踐中逐漸產生的，屬于師生共同遵守、自我管理的準則。所以，不管是高職院校的教學檔案，還是科研檔案，都展示出了學校的良好風氣。

2）檔案匯集了學校的科研成果。因為高職院校屬于傳播知識和科研的重要陣地，所以高職院校的檔案也匯集了學校的科研成果、教學成果。很多成果都會被保存和管理，在日積月累的過程中形成數量巨大、豐富多樣的內部檔案資源體系。為了更好的利用這些資源，必須對其進行保存、管理。

3）檔案能促進高校的發展。因為檔案記錄了學校的教學狀況，也記錄了學生的各項資料，所以對檔案資料進行完善，能對教學研究、黨政管理、文化建設起到非常重要的促進作用。通過對檔案進行集中化管理，也能從中了解學生的歷史，看到學生所取得的成績、榮譽等，并且發現其中的不足，及時進行改進[3]。

3 高職院校學生檔案的信息化建設對策

1）建立明確的管理職責制度。為了促使檔案資料得到科學化管理，學校管理者要意識到檔案管理工作的重要性，將檔案工作納入到學校的管理計劃中去。從而促使檔案管理工作和其他工作進行一定的結合，同時根據檔案的內容和特點，合理開展層次劃分以及信息化建設的規劃工作，形成全面化的檔案建設體系[4]。

此外，也要按照檔案管理的現狀，更好的完善管理制度。為了推進檔案管理信息化建設工作的開展，學校需要根據國家制定的《高校檔案信息化建設對策》，針對自身已經形成的檔案管理制度進行優化改進，完善信息化建設的各項體系，為實現信息化檔案管理而奠定堅實的基礎。

2）實現電子檔案和文檔一體化建設。開展檔案信息化建設之前，先要實現文檔一體化的目標，提高管理的先進程度。計算機信息技術的基礎條件是硬件、軟件，通過實現全面的網絡化管理，能促使檔案信息管理工作的效率得到提升。所謂文檔一體化建設，指的是借助計算機網絡對檔案進行處理、歸檔等，保證電子文檔的完整性。從文件信息的產生到歸檔，整個過程都需要檔案管理人員進行監督。在進行監管的過程中，文書和檔案的管理可以由不同的人員來完成，明確工作責任與分工制度，實現電子檔案和文檔一體化建設[5]。

3）制定出適應高校改革和發展的檔案管理制度。為了制定出適應高校改革和發展的檔案管理制度，必須加強對檔案信息資源的開發和利用。第一，要充分利用現代化信息技術來對檔案進行分類。根據紙質檔案、音頻檔案、視頻檔案、文件檔案、圖片檔案等不同的類型，針對現行的文件進行掃描和存儲。第二，要構建各種不同的信息資源庫，合理利用計算機信息技術。建立檔案目錄數據庫，促使檔案資源得到層級化劃分。根據檔案的年代、重要程度建立檔案的子庫，更好的查找和利用檔案。第三，要開展檔案全文數據庫、多媒體數據庫的建設工作。針對各種類型的檔案，建立相關的檔案數據庫，在校內實現檔案查詢共享的機制。第四，對電子檔案進行歸檔管理。檔案管理部門要按照檔案管理的實際情況，加強對電子文檔的歸檔、登記、保存、管理等。最終提高檔案利用率，促使電子檔案成為學校檔案管理的重要途徑。

4）加強對檔案管理人員的培訓。高職院校的檔案管理工作必須跟上時代步伐，適應社會發展形勢。為此，要引進技術能力很強的檔案管理人員，建立一支高素質的檔案管理隊伍。隊伍成員需包括專業檔案管理人員、網絡信息技術員等。此外，為了促使管理人員和技術人員具有創新思維以及廣闊的視角，要對其進行培訓[6]。通過培訓教育，提高工作人員的技術和能力，促使他們能熟練的使用計算機設備、檔案管理軟件等。最后，也要促使工作人員的工作效果、培訓結果和薪酬獎勵、晉升等掛鉤，提高工作人員的積極性。

4 總結與體會

綜上所述，檔案對于高職院校來說是非常重要的一種資源。隨著時代的發展，傳統紙質檔案管理模式已經無法再適應需要，所以需要引進現代化信息化設備，提高檔案管理的效率，發揮出檔案的作用。同時，這樣也能推進高校的發展。

參考文獻

[1]萬玉俠.高職院校檔案管理信息化的實踐探究[J].科學大眾（科學教育），2019（03）：130.

[2]魏曉琳.新時代高職院校檔案信息化建設實證研究——以遼寧金融職業學院為例[J].城建檔案，2019（02）：31-33.

[3]姚麗麗，邢艷娟.基于大數據時代高職院檔案信息化建設的探究[J].遼寧高職學報，2019，21（02）：98-101.

[4]劉貴賓.高職院校檔案管理工作的現狀與對策[J].課程教育研究，2018（35）：249-250.

[5]章桂旻.高職檔案信息化建設的現狀與對策分析[J].中國管理信息化，2018，21（14）：168-169.

[6]張燕，魏渠波.信息技術支持下的高校學生檔案管理模式研究[J].辦公室業務，2019（06）：98.