新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與應(yīng)對

李栗

摘 要：在當(dāng)前時代發(fā)展的推進下，信息技術(shù)的更新，推動了各行各業(yè)不斷進步，對于高校檔案管理工作也有著影響，基于此，本文論述了新媒體環(huán)境下高校檔案管理的應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：新媒體；高校檔案；影響；措施

在我國進入市場經(jīng)濟社會之后，隨著社會的發(fā)展和信息化進程的需要，檔案館從黨政機關(guān)的“附屬機構(gòu)”變成了獨立的“社會文化事業(yè)機構(gòu)”，也從“緊密配合黨和國家的中心工作”的社會功能定位變?yōu)椤爸醒牒涂h級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”，社會綜合檔案館職能的轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃裥畔⒒h(huán)境下的高校檔案館社會化服務(wù)奠定了深厚的法律和社會基礎(chǔ)，在如今信息化日益發(fā)展的背景下，高校檔案館的社會化服務(wù)方式也由單一性轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣８咝n案館作為職能機構(gòu)，具備更高的公益性、社會性和服務(wù)性。高校檔案館的社會化服務(wù)既是其責(zé)任，也是其義務(wù)。社會化服務(wù)的內(nèi)涵主要概括為“收藏的檔案構(gòu)成社會會公眾共享的公共物品，還應(yīng)承擔(dān)面向社會、面向公眾、為人的全面發(fā)展提高檔案信息服務(wù)”。傳統(tǒng)的社會化服務(wù)會受到各種條件的制約，存在著服務(wù)產(chǎn)品開發(fā)不足，服務(wù)渠道較少、檔案宣傳不夠廣泛等各種問題。要想改變這種困境，就要在高校檔案工作中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，從檔案的收集、分類整理到檔案的編研開發(fā)到最終向社會提供服務(wù)進行全面創(chuàng)新。

1 新媒體背景下的高校檔案工作現(xiàn)實狀況

1.1 檔案工作效率較低

目前，高校的檔案管理主要依靠人，所以，日常檔案服務(wù)工作就會存在人為局限，而且比較被動。特別是檔案需要者想要查詢檔案，只能主動上門查看，效率自然而然很低。同時，隨著社會發(fā)展，我國高等院校也在不斷持續(xù)擴招，學(xué)生數(shù)量逐步增多，規(guī)模不斷擴大，相對應(yīng)的檔案數(shù)量也與日劇增，與此同時，新型檔案文件也逐漸增多，導(dǎo)致傳統(tǒng)的人工檔案管理模式無法適應(yīng)新媒體時代的要求，所以，檔案管理的效率亟待提高。

1.2 檔案工作人員的工作方式依舊陳舊

新時代技術(shù)不斷進步，但傳統(tǒng)的高校檔案工作人員還是依靠陳舊的工作方式，所以，對新技術(shù)的理解不深成了制約因素，因此顯得新技術(shù)下的檔案管理專業(yè)知識匱乏，使檔案工作的難度大大增加，無法更好地適應(yīng)新時代下檔案工作要求。所以說，一些檔案工作人員缺乏對新媒體技術(shù)的了解和掌握，就難以發(fā)揮新時代下技術(shù)對檔案工作的有力支持。

1.3 對新媒體的重視程度不夠

由于傳統(tǒng)工作思想的局限，檔案工作人員一時難以很好地接受和理解新媒體新技術(shù)。所以，新媒體技術(shù)無法很好地被運用，這與檔案工作人員思想觀念不高有著很大的關(guān)系，同時也直接影響了新媒體技術(shù)的高效應(yīng)用。與此同時，高校領(lǐng)導(dǎo)對新型的檔案管理技術(shù)重視不夠，也使新型的檔案管理方式難以被充分利用，使新媒體背景下高校的檔案工作舉步維艱。

2 新媒體背景下高校檔案工作的應(yīng)對策略

2.1 加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

當(dāng)今各高校對教學(xué)檔案信息化建設(shè)的資金投入較小，基礎(chǔ)設(shè)施普遍存在著不完善問題，這也是制約高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要原因之一。高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)就是基礎(chǔ)設(shè)施的完善，基礎(chǔ)設(shè)施不完善的前提下，信息化建設(shè)工作就是空中樓閣。而基礎(chǔ)設(shè)施不完善的主要原因在于學(xué)校對教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重視度不夠，投入資金較少，無法購買充足設(shè)備。必須要加大資金投入，對掃描儀、計算機、信息數(shù)據(jù)庫硬件設(shè)備等盡量添置，完善教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作的根基，促進其發(fā)展。

2.2 重視教學(xué)檔案信息化建設(shè)的人才培養(yǎng)

相比傳統(tǒng)檔案管理工作模式來說，信息化檔案管理模式對專業(yè)檔案管理人才的需求量更大。而現(xiàn)今各高校內(nèi)主要檔案管理崗位的工作人員大多數(shù)非檔案管理專業(yè)，這也制約了高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。首先，對現(xiàn)今高校檔案管理人員進行專業(yè)素養(yǎng)的再培訓(xùn)，各高校之間加強檔案專業(yè)人員的相互交流溝通，互相學(xué)習(xí)對方先進經(jīng)驗，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。其次，提高對檔案管理人員的招聘標(biāo)準(zhǔn)，首先考慮應(yīng)聘人員的計算機專業(yè)能力和檔案管理理論知識。

2.3 完善相關(guān)制度和法律

制度和法律是有效開展管理工作的重要依據(jù)，完善的信息化建設(shè)制度和相關(guān)法律，不僅能夠促進高校檔案信息化建設(shè)工作的開展，而且可以對檔案管理工作起到規(guī)范的作用。首先，嚴(yán)格保密制度，防止信息被惡意泄露。網(wǎng)絡(luò)、科技時代，信息的傳播速度快、路徑多，在信息化發(fā)展過程中，檔案信息經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)整理和傳遞，如果對檔案信息的保密制度忽視，很容易造成信息泄露，給學(xué)校或?qū)W生個人造成重大損失，產(chǎn)生不良影響。其次，完善信息數(shù)據(jù)安全制度。每一份檔案信息數(shù)據(jù)，對其數(shù)字化存儲采取多重備份的方法，運用密鑰實施更加嚴(yán)格的權(quán)限管理，保證信息數(shù)據(jù)的安全。最后，制定相關(guān)的法律法規(guī)，用法律手段約束檔案信息化過程中會出現(xiàn)的不良行為和矛盾，對惡意破壞保密制度、泄露信息的人進行處罰。

2.4 規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)技術(shù)對接

首先，規(guī)范不同信息化資源系統(tǒng)建設(shè)、信息化管理和信息化成果利用的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資源信息能夠及時、有效的傳遞，實現(xiàn)檔案信息資源共享；統(tǒng)一、有效的規(guī)范管理，可以推動工作的積極開展，將建設(shè)責(zé)任具體落實到個人，有利于避免職責(zé)混亂。其次，實現(xiàn)辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)對接，這是高校檔案信息資源整合、實現(xiàn)文檔一體化的重要過程。它從紙質(zhì)的文字和檔案工作的全局出發(fā)，實現(xiàn)從紙質(zhì)文件的制發(fā)到歸檔的全程管理，在同一個管理系統(tǒng)中，采用相同的工作制度、方法和程序，將現(xiàn)行文的產(chǎn)生、歸檔的過程收入到一個管理系統(tǒng)，而不是將文件管理和檔案管理界限分明的劃開，形成獨立管理系統(tǒng)。這樣能夠有效減少重復(fù)勞動，從而提高文檔管理效率，完成各系統(tǒng)的對接，檔案資源的信息化建設(shè)。

2.5 推動檔案資源數(shù)字化，加強檔案資源整合

首先，應(yīng)推動高校各部門檔案資源的數(shù)字化工作。高校檔案管理部門應(yīng)起草校級檔案管理指導(dǎo)意見或制度并下發(fā)各個部分，各部門要針對指導(dǎo)意見對檔案收集工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，保證檔案載體的有效性，圖片和文字類檔案應(yīng)多選用pdf格式，聲像類檔案則要選用主流存儲格式。對高校檔案資源進行價值、師生需求、社會需求、高校需求和數(shù)字化難度等多維度的系統(tǒng)化歸類，明確當(dāng)前數(shù)字化工作的重點和難點，建立數(shù)字化校史資源庫。此外，還要對檔案存儲的名稱、大小等問題進行細致的規(guī)范，以便后期的利用。第二，整合多渠道、多部門的檔案資源，破除各部門之間的信息壁壘和利益沖突。在檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，打造內(nèi)部數(shù)據(jù)共享平臺，提高檔案資源的流通速率。此外，在各部門設(shè)置一個專門的檔案管理專員，定期組織溝通會議和培訓(xùn)工作，以提高各部門的檔案服務(wù)意識，夯實檔案服務(wù)開發(fā)的資源基礎(chǔ)、人力基礎(chǔ)和制度基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

綜上所述，高校檔案工作者要認(rèn)清新媒體給自身帶來的機遇和挑戰(zhàn)，要不斷學(xué)習(xí)檔案管理新技術(shù)、新知識，充分了解并利用新媒體的特點，結(jié)合自身的經(jīng)驗，促進檔案工作的高效開展。在信息化時代，新媒體使人們能夠準(zhǔn)確快速獲取信息，也會進一步促進檔案管理的新發(fā)展、新進步。

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