醫院職稱檔案管理現狀及對策探討

摘 要：職稱檔案，為醫院人事管理、規劃、預測提供依據。職稱檔案自有的特殊性，對提升醫療質量和確保病人安全起到了積極的保障作用，所以檔案管理人員應該對檔案進行嚴謹的管理，從而為醫療機構職稱晉升管理提供準確的數據支持。

關鍵詞：職稱檔案；檔案管理；信息化

基金項目：山東省醫藥衛生科技發展計劃：基于等級醫院評審視角下黃河三角洲區域醫學中心人力資源信息化建設及檔案管理系統探索（項目編號：2017WS785）、腦出血患者手術部位感染風險預測模型構建及應用（項目編號：2017WS754）；濱州醫學院黨建專項課題研究項目：基于互聯網+背景下黨建檔案信息化建設的理論探索（項目編號：BY2017DJZX10）、信息化背景下醫院黨員和人事檔案合并管理研究（項目編號：BY2017DJZX12）；山東省衛生計生政策研究重點課題：基于SWOT分析的山東省內陸地區公立醫院高層次人才集聚機制和人才高地建設策略研究。濱州醫學院附屬醫院科研計劃項目：基于信息化檔案的醫院職稱互聯網+管理系統建設的理論探索（項目編號：BY2017SK01）。

職稱檔案是人才管理的重要載體，同時也是了解人才信息的主要源頭[1]。醫院職稱檔案作為原始記錄，反映醫院職工包括專業技術人員和非專業技術人員業務經歷和工作實績，建立健全各類人員職稱檔案尤為重要。隨著我國醫療機構改革力度的加大，醫院對于職稱檔案管理工作提高到新的層面，積極發現當前職稱檔案管理工作中存在的不足，并進行有效的改正，真正推動我國人才管理事業健康發展。本文就醫院職稱檔案管理現狀、存在的問題和改進策略做以下探討：

1 醫院職稱檔案內容

職稱檔案是指在開展職稱評審、職稱考試、職稱聘任等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、音像等各種記錄資料。內容涉及《評審表》、教育經歷、論文和著作、科研和專利、社會認可度、學習培訓和進修、工作業績、工作經歷、繼續再教育、獲獎情況、專家審議推薦及職稱聘任等材料。

2 醫院職稱檔案管理存在的問題

2.1 檔案意識缺乏，思想認識不到位。

有的醫院檔案管理人員檔案意識缺乏，思想認識不足，認為單位不是職稱檔案保存的主體，職稱檔案與個人切身利益關系密切，應當由個人保存，導致絕大多數職稱檔案材料分散保存在個人手中，需要申報職稱時，才提交到單位[2]。在職稱評審結束后，再將評審材料退回本人，仍由個人保管。職稱檔案對醫療機構人才的使用、學科的發展、醫療機構的影響力和社會效益的產生發揮重要作用。用人單位對職稱檔案思想認識上的不足和檔案意識的薄弱，使得職稱檔案的作用未能充分發揮。

2.2 職稱檔案資料歸檔不全。

職稱檔案內容豐富多樣，包括任現職以來的各種佐證材料，如專業技術職稱評審表、學歷學位情況、工作總結、工作經歷、科研與學術成果、論文和著作、社會認可度、繼續醫學教育合格證書、完成基層服務、職稱政策性傾斜項目（經組織安排參加援外、支農、支邊等醫療服務）、等，上述資料都應及時歸檔。但目前職稱檔案收集十分有限，不夠全面，職稱申報人員的獲獎情況、科研項目情況、專利申請等內容多未進行完整歸檔。這部分材料是反映專業技術人員業務水平和工作能力的重要憑證。

2.3 職稱檔案管理信息化落后。

信息化技術的發展對檔案工作產生了革命性的影響，要求檔案形成過程、管理和利用及時轉變模式。傳統職稱檔案為紙質材料，紙質檔案具有不可再生的屬性，一旦發生損毀就是不可逆的。而應用現代信息技術能增強對檔案信息資源原件的保護，方便有效收集、統一管理、即時利用各個環節。目前很多醫院職稱檔案信息化程度有限，不能滿足工作需要，詳細檔案資料的檢索、調閱檔案等工作仍靠手工查找，不能適應信息化時代的發展要求。

3 醫院職稱檔案管理的解決對策

3.1 加強職稱檔案管理制度化、專業化

隨著職稱檔案信息化建設不斷發展，對材料歸檔管理提出了新的要求，因為歸檔的對象變成電子文件，文件材料信息的載體變成硬盤、U盤或光盤等存儲設備，因此制定合理的職稱檔案工作管理流程和工作制度，使檔案材料的收集、整理、歸檔和移交工作都有章可循，步入制度化、科學化的管理軌道，通過相應的制度體系加強檔案管理工作的執行力度。

3.2 完善人事檔案，補充職稱檔案

職稱檔案是人事檔案的重要組成部分，傳統的人事檔案已不符合現代社會的發展要求，應該對其進行及時的更新和補充工作，使其為組織人事部門和相關領導對人才和干部的任用及選擇提供公正、公平的數據資料[3]。因此，對職稱檔案進行增補并對人事檔案進行完善是現階段人事檔案最關鍵的問題，而這一點也是職稱檔案的根本性質。將職稱檔案融入到人事檔案中去，從而提高人才選擇的準確性、公平性、公正性。

3.3 加快職稱評審信息化建設

加快職稱評審網絡化建設是實現職稱檔案管理規范化、建立職稱檔案管理新機制較為有效的解決方案。通過統一的職稱信息工作網絡平臺，實現職稱申報信息的采集、上報、評審、審批處理等全面信息化、自動化，從技術上保證了對職稱檔案的形成、收集歸檔等流程的有效管理[4]。因此，加強職稱檔案管理和職稱評審信息化發展，可以有效實現職稱檔案信息平臺的統一，有利于信息歸檔和增充職稱檔案內容，方便人事部門和機構資源共享與查閱，對實現職稱檔案管理新機制起著推動的作用。

4 討論

綜上所述，醫院職稱檔案管理工作對于醫院的綜合發展發揮著重要的作用，應充分實現職稱檔案管理的現代化和科學化，以充分促進醫院的可持續發展。在信息化浪潮的推動下 ， 醫院職稱檔案管理面臨新的問題和挑戰，不斷總結職稱檔案管理工作的先進經驗和做法，提高職稱檔案的管理水平，才能充分發揮職稱檔案對培養人才的導向激勵作用。

參考文獻

[1]吳春花.加強醫院職稱檔案管理的幾點思考[J].中國衛生產業.2016.13（19）：159-160.

[2]董雅群.衛生專業技術人員職稱檔案管理探討[J].山東檔案.2018.（06）：58-59.

[3]呂允龍.職稱檔案管理及評審網絡化發展探討[J].辦公室業務，2017（14）：94-96.

[4]伍志紅，鄧靜.加快職稱評審網絡化進程建立職稱檔案管理新機制[J].檔案時空.2016.（04）：35-37.

作者簡介

劉欣（1989-），女，山東濱州人，碩士，主要從事檔案管理、醫院管理和醫院感染管理方面的研究。