機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的實(shí)施策略

吳金鳳

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科技水平的不斷提高，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作越來越完善和規(guī)范化。檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中的重要組成，長期以來，這項(xiàng)工作因缺乏重視，加之管理不善、管理工作者職業(yè)素質(zhì)較低，新設(shè)備、新技術(shù)掌握不全、利用率不高、發(fā)展相對(duì)滯后等一系列問題，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理工作一直在低水平狀態(tài)徘徊，其作用難以充分有效發(fā)揮。改變這種現(xiàn)狀就要對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理進(jìn)行全面優(yōu)化，以新思維、新方式、新技術(shù)推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理工作，達(dá)到優(yōu)化管理目的。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化措施

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理是建立在良好的檔案管理之上的，完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的基本職能之一，優(yōu)良的檔案管理模式能節(jié)約社會(huì)資源，保證檔案信息準(zhǔn)確地傳遞、收集和整理，能夠提高檔案管理的效率，減輕機(jī)關(guān)工作人員的工作壓力，能多方面地提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的綜合行政能力。因此，本文從機(jī)關(guān)檔案如何做到規(guī)范化的管理現(xiàn)狀出發(fā)，探討現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案如何做到規(guī)范化管理中存在的問題，在文中最后提出解決措施，促進(jìn)我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位是處理國家基本事務(wù)、直接與老百姓打交道的職能部門，是國家形象的窗口。同時(shí)檔案管理部門是政府挖掘優(yōu)秀人才的部門，大量的政府信息儲(chǔ)存在這個(gè)部門。在機(jī)關(guān)檔案管理部門，檔案管理的質(zhì)量直接反映了員工的工作態(tài)度和素質(zhì)，這些信息對(duì)將來員工的晉升是一項(xiàng)重要的指標(biāo)。社會(huì)的快速發(fā)展，國家的基本職能單位也越來越多，檔案管理的工作也越來越繁雜。每年報(bào)考公務(wù)員的人越來越多，新時(shí)代對(duì)于檔案管理的要求越來越高，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作也越來越多地應(yīng)用到了科學(xué)技術(shù)，所以需要在保留傳統(tǒng)方法的基礎(chǔ)上對(duì)管理技術(shù)進(jìn)行完善，檔案管理工作才能更加規(guī)范。

2 現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理中存在的問題

2.1 薄弱的檔案管理意識(shí)

當(dāng)前有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)依舊十分傳統(tǒng)，在他們陳舊的思想中，一直認(rèn)為檔案管理部門僅僅是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一個(gè)無足輕重的部門，在整個(gè)體系中作用不那么大。造成這些觀點(diǎn)的原因分析起來其實(shí)也很簡單，主要是因?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理部門的投入相對(duì)其他部門來說較少，另外就是他們這種陳舊的觀念導(dǎo)致他們薄弱的檔案管理意識(shí)。

2.2 落后的檔案管理電子化水平

這里所說的檔案管理制度不完善指的是電子檔案管理系統(tǒng)管理方面的缺陷，目前流行的電子檔案管理模式大大減輕了工作人員的壓力，檔案的查詢效率也得到提升。但是電子管理系統(tǒng)依然有不完善的地方，比如檔案查詢權(quán)限不明確，電子檔案監(jiān)督管理制度的缺失等等，這些缺陷導(dǎo)致檔案管理工作中違法不良事件時(shí)有出現(xiàn)，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體的形象造成負(fù)面影響。

2.3 保守的檔案管理制度

目前，許多落后地方的檔案管理系統(tǒng)仍然延續(xù)著傳統(tǒng)的管理體制，檔案管理趨于紙質(zhì)管理，檔案管理人員受時(shí)間、地點(diǎn)等的影響比較大，無法有效開展服務(wù)。當(dāng)有人要查看某個(gè)或固定文件時(shí)，文件管理員需要逐個(gè)排除，從請(qǐng)求到提交文件的過程需要短則幾個(gè)小時(shí)多則幾天，對(duì)工作效率造成嚴(yán)重影響，違背了當(dāng)前事業(yè)單位的工作要求。與此同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理措施需要大面積地開放空間來保留檔案，而有些檔案因?yàn)橐恍┬枰谰帽４?，造成社?huì)資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，違背了當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的原則。

2.4 實(shí)際檔案管理人員能力不足

對(duì)于機(jī)關(guān)單位來說，其檔案管理的重要性一直不被決策者認(rèn)可，這樣間接造成了機(jī)關(guān)單位中缺少專業(yè)的高水平檔案管理專業(yè)人才。很多工作人員是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)委派，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作并不熟悉，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)新設(shè)備使用上，更顯得檔案管理技術(shù)技能捉襟見肘。

3 檔案管理的路徑優(yōu)化措施

3.1 更新檔案工作管理理念

在檔案管理這個(gè)部門，積極的檔案管理意識(shí)遠(yuǎn)比軟硬件的更新更為重要。我國在很早以前就有了檔案管理部門，一些陳舊的管理思想順其自然地延續(xù)下來，所以現(xiàn)代檔案管理意識(shí)依舊受到這些傳統(tǒng)思想的影響，檔案管理工作的開展受到了限制。所以為了滿足新時(shí)代檔案管理的需要，就必須從觀念上著手，首先要實(shí)現(xiàn)觀念的革新，可以采取相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制來促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理。對(duì)于密度較高的檔案，要對(duì)安全設(shè)置進(jìn)行更新，保障檔案管理的安全性。

3.2 加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)是現(xiàn)時(shí)代的需要，要從各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。首先是基礎(chǔ)設(shè)施的現(xiàn)代化更新，把現(xiàn)代化管理系統(tǒng)運(yùn)用到檔案館，利用現(xiàn)代信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)自動(dòng)化等新技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理。另外需要在檔案室安裝24小時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)檔案室可能出現(xiàn)的安全隱患實(shí)施監(jiān)控，比如溫度、濕度、盜竊等。另外就是檔案的電子化。機(jī)關(guān)要大力推行電子檔案的運(yùn)用。相對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案優(yōu)勢明顯，它更易于保存、節(jié)能、傳遞方便、節(jié)省空間等。另外當(dāng)有檔案需要被查詢時(shí)，可以直接在檔案管理信息系統(tǒng)輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索和下載查看，由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)達(dá)，電子檔案的運(yùn)用還有跨越地區(qū)的優(yōu)勢。這大大地節(jié)省了查找檔案的時(shí)間。當(dāng)今，仍然有許多紙質(zhì)檔案，整個(gè)檔案電子化的工作依然十分龐大。但是這些新技術(shù)、新設(shè)備的出現(xiàn)，給以后檔案管理工作的開展帶來很大的提升。

3.3 健全檔案管理制度體系

相對(duì)于其他的事業(yè)單位來說，機(jī)關(guān)單位具有其自身的管理特征。就目前我國的機(jī)關(guān)單位管理來說，檔案管理一直是其管理的重點(diǎn)，也是難點(diǎn)之一，在機(jī)關(guān)單位中很多重要的信息數(shù)據(jù)資料需要得到妥善的保管，檔案管理的過程需要始終保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，其整個(gè)過程充滿復(fù)雜多變的特性。因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想做好檔案管理工作首先就是健全機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的檔案管理制度體系，增加管理的有效性。

3.4 開展有效的工作人員職業(yè)培訓(xùn)

現(xiàn)代電子信息技術(shù)大大增加了檔案管理的便利性，但是由于電子信息技術(shù)的不確定性因素可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)丟失等情況，因此，機(jī)關(guān)單位的檔案管理也需要協(xié)調(diào)人力的保障。所以，對(duì)于檔案管理的實(shí)際管理人員需要進(jìn)行必要的技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員的管理技能素養(yǎng)。在整個(gè)培訓(xùn)過程中，要嚴(yán)格進(jìn)行人才選拔，增加培訓(xùn)和考核力度，以此不斷強(qiáng)化檔案管理人員的管理能力。

4 結(jié)語

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化過程需要涉及許多復(fù)雜的程序，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理優(yōu)化的目標(biāo)，有必要加強(qiáng)檔案管理軟硬件的環(huán)境建設(shè)，更新檔案管理的概念，提高檔案管理人員的管理水平。在政府機(jī)構(gòu)檔案管理中，政府機(jī)構(gòu)檔案管理優(yōu)化過程中應(yīng)涉及許多復(fù)雜的程序的完善，以加強(qiáng)政府機(jī)構(gòu)檔案管理的效率。為此需要加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理軟、硬件的環(huán)境建設(shè)，要不斷更新管理理念，提升檔案管理人員自身的管理水平，這樣才能夠不斷實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化目的。

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