大數據背景下高校檔案管理發展策略思考

葛詠

摘 要：隨著現代網絡信息技術的不斷發展，大數據時代正在朝我們走來，也在全世界范圍內以最快的速度增長。有相關研究報告指出，現今整個社會時代收集到的數據有很大一部分是在信息時代發展之前所產生的，而在未來的幾年里，這樣的有效數據將會大規模增加。高校檔案管理部門是學校能良好發展的重要組成部分之一，肩負著重要的工作職能，隨著大數據時代的發展，檔案管理的模式也將發生大幅度的轉變，檔案數據的無限增多給各個高校中的檔案管理部門提出了新的挑戰，對數據模式控制、檔案財管理方面的問題，有些制度還需要進行完善，高校檔案管理部門在這些層面上肩負著重大責任，本篇文章會依據當前形勢，對高校該怎樣規范控制管理檔案管理部門，當中所存在的問題又該怎樣解決，從而來提出幫助高校施行規范化的管理建議，并結合大數據時代背景闡述并分析高校學生檔案管理要面對的問題及解決措施來進行參考借鑒，了以此推動檔案管理工作的有效開展，提高其發展速度。

關鍵詞：高校；檔案管理；大數據；網絡；電子信息

近幾年現代經濟的發展推動著信息技術的發展，大數據開始快速增長，而數據也正是產生社會資源與生產資料不可或缺的形式，它能夠經過數據的分析研究產生出新的知識，創造出一個領域里新的價值。在社會中的企業管理、公司理財、流水車間生產包括學校學生學習等都離不開數據管理，每一個人都會使用數據來完成自己的工作任務。高校檔案管理部門是一所高校最重要的責任部門，它負責管理學生檔案管理、學校服務決策、提供學生信息等重要工作，大數據的核心在于預測，可以對學生進行動態心理指標分析，反映學生不同階段心理變化的發展，利于高校開展對學生心理健康的工作，而高校在大數據時代背景下進行的檔案管理就需要自身去主動適應調整，迎接數字化革命浪潮，這樣就有利于準確及時的反映學生在校發展情況，解決檔案管理漏洞，保障高校學生的信息安全。

1 大數據的特征

由于科學技術以及計算機技術的飛速發展，物聯網，云計算以及大數據時代正隨之而來，特別是大數據處理技術得到了人們很大的關注力。到目前為止，人們都認為大數據擁有非常明顯的“4V特點”。1）量級（Volume）：數據量巨大，從兆字節到千兆字節甚至更高。2）速度（Velocity）：數據實時生成和處理速度非常的迅速。3）多樣性（Variety）：數據多樣性主要是說數據種類多、數據生成種類多、數據來源多、數據格式豐富以及數據擁有的權利多。4）價值（Value）：也就是說，價值密度很低。因為生成的數據量大，并且速度非常的迅速，不可避免地會造成數據的無效以及數據的狀態發生錯誤，對數據價值的密度產生了極大的影響。當前大數據時代迫切需要應對的問題就是運用業務邏輯來運算有關的數據價值。簡言之，大數據的量一般較大，相應的處理速度也要求得比較快，數據本身也比較多樣。在大量的有關或無關的數據當中，采用新的數據處理技術，運用快速的算法找出數據的規律，判斷事物的性質以及走勢。

從大數據特性出發，大數據特征是信息資源最后的“歸屬地”，檔案館目前需要掌管的數字檔案資源已具備大數據的特點。各類檔案的在線大數據信息能夠助力開發和利用新資源，并對大數據知識挖掘的相關技術問題進行了分析，為在線數字檔案大數據的研究與挖掘奠定了堅實的基礎。從檔案資源維度方面考慮，認為大數據時代的數字檔案擁有一定的大數據特點。首先，檔案館中的數據資源總量巨大且以指數的方式增長。其次，數據資源的類型復雜多樣。很多學者都詳細的解析了“大數據”技術的含義、技術特點以及未來的趨勢，研究“大數據”技術對高校檔案信息服務的應用價值。根據以上的內容可知，一方面，大數據不僅關聯到很多專業的技術知識，還是很多個學科的相互整合；另一方面，大數據的含義比較新奇，相關技術在不斷的創新。

2 在大數據時代背景下高校學生檔案應解決的問題

2.1 檔案管理方式過于傳統化

以前學校對于學生資料的存儲方式側重于紙質化存儲，資料內容大概為學生在校期間的學習表現、學生品行、獎懲材料等。在以往的檔案管理中，大多都是按照檔案管理工作的基本步驟來執行，還停留在紙質化階段，它的管理特點是重于資料保存卻不能使資料信息得到有效利用，這種手工管理的方式已經落后于大數據時代背景的發展，而大數據時代下的檔案管理就解決了這一問題，既能很好的保管學生資料也能使檔案信息資源得到有效利用，還增加了管理工作的服務功能，進一步推進高校檔案管理數字化工作的開展。

2.2 檔案管理數據存在安全性問題

在以往的檔案管理中，只要能保障實物檔案就可以預防檔案管理安全問題，但是在大數據時代背景下，這種保障方式就存在這一定的漏洞了，因為現在的檔案管理都差不多實現了電子化和信息化，如果還用以往的方式進行資料數據的保管就會對里面的數據造成威脅，存儲設備使用過久可能會遺失數據，不良電子客戶端可能會泄露數據，所以新形式下的數字化管理也就顯得尤為重要。

2.3 檔案管理技術單一

通過新的管理信息化方式統計報告，從而建立一個完備的管理體系，在大數據背景下解決高校檔案管理問題。大數據時代下的檔案管理會出現兩大走向，第一種是“大檔案”走向，它是指所有存在價值意義的文件、圖片、視頻等都屬于檔案資料，建立在信息系統的基礎之上快速形成的電子檔案。第二種是“大服務”走向，大數據時代下的檔案服務會向多異性方向發展，就比如社會化或開放化，檔案服務依據用戶自身提出的要求為工作目標，做出更為人性化的服務。現今許多高校開始建立起學生電子檔案，但他們在信息資源的更新上顯得過于拖沓，大部分數據根據管理程序進行收集處理時間太長，無法做到及時更新學生的信息資源。還有著一些高校在管理學生檔案時存在片面性，在完成一定時期的檔案收集后就不再實時關注其變化，經常出現這樣的情況就會影響檔案信息的真實性，影響高校管理部門對學生在校學習表現的評估。

2.4 檔案管理人才的缺乏

從以往的檔案管理方式來看，管理檔案的工作者只需要具備其專業知識，有著負責任的工作態度就能勝任職位，而在大數據時代背景下，檔案管理工作者有著更高的要求，除了具備一定的專業知識以外，還應該熟知計算機應用知識、網絡信息知識等。利用大數據工具開展整理、分析、研究，形成學生檔案分析庫，給高校管理工作提供更為科學化的決策依據。

2.5 缺乏專業科學的管理服務

高校檔案數據的發展在管理體制上也存在著漏洞與缺陷，學校依據的條款條規或許太過老成，隨著大數據規模的迅速增長，數據信息損害的頻率可能會越來越高，不利于高校時事掌控學生信息，檔案管理人員沒有履行其相應職能。以往的高校學生檔案管理僅僅只是側重于資料存儲層面，很難在實踐層面上給高校學生帶來更高更有價值的數據預判，而在新時代環境發展下做出的技術變革，不僅能夠提升檔案信息所呈現出的表現形式，還能夠給高校學生提供更為專業科學的決策功能，建設出完備的檔案系統，從而保障數據的安全性。

3 大數據時代背景下高校應轉變的管理模式

3.1 高校應轉變傳統觀念，明確管理目標

在檔案管理系統中，高校應與管理工作者積極配合，都要盡快樹立起大檔案、大服務的管理思想，要從以往檔案保存形式中走出去，逐漸轉變為檔案服務形式；要把以往存儲資料的紙質檔案改變為電子化檔案，把檔案的使用查詢向檔案數據的服務和二次加工轉變。在開展數據管理工作時，要制定出詳細的方案，找準處理問題及發展方向，目前很多高校在收集學生心理檔案時沒有一個策略方向，不能完成指標對其工作的各項評估，高校如果需要進行難度比較大的數據分析就應該設定合格統一的評估標準，還要簡單適用于各項指標評估，防止數據版本多樣化形式的出現，推進學校對學生信息檔案掌控的時效性。

3.2 高校應把相關部門聯系起來

高校檔案數據的存儲和使用不單單只有檔案管理工作者的責任，它還關系到學校的眾多部門，所以應該把這些部門有效聯系起來，建立起統籌協調機制和一個良好的溝通渠道。面對高校所面臨的那些稅務風險，相關部門可以建立完備的檔案管理政策體系，樹立清晰的數據處理目標，構建有效檔案數據控制框架，使各學院部門間的交流更加暢通。在一定的環境影響下，提高檔案部門的管理效率，將各個資源有效利用起來，計劃管理目標，然后就是控制好內部程序的運轉，在適當的環境下，觀察學校的檔案收集形式，讓新形式下的管理發揮出更大的作用并從制度方面著手，把檔案館與學校的黨政辦、人事處、財務處、學生處等職能部門聯系起來，結合學校的圖書館、信息中心等相關部門來進行統籌協調，從而有效發揮各職能部門的工作，實現資源共享。

3.3 高校應發展檔案大數據模式

檔案管理發展目標應該緊靠學校發展情況，對其管理部門進行規范和加強，高校檔案數據的收集處理和分析是高校必不可少的發展環節，學校應該在管理層面上下功夫，對管理層的相關領導施行檔案大數據戰略，建立有用的信息庫，實現資源共享，更好的服務于學生，有效發揮出檔案數據資源使用率，實現數據的二次加工，也要最大程度上運用自身高校的人才、科研等相關優勢實現高校檔案數據管理模式的轉變。

3.4 高校應盡快進行檔案大數據收集與分析工作

首先高校應該把不同部門和不同院系的檔案數據進行電子信息化處理，然后經過工作者一起整理分類過后再統一交給檔案館保存；其次是高校要實時檢查大數據內容，把滯后的數據和不達標的數據刪除，最好還要在此期間進行二次數據的收集，留下最好最精的數據；最后應使用最權威的數據軟件對檔案數據展開分析研究。

3.5 高校應注重數據的歸檔與保存

檔案數據的歸檔，要側重于一定時期的劃分。首先要對不同的檔案數據施行不同的分類保存，還要在分類前就設定保存日期；其次在檔案數據的保存形式上可以采用電子存儲形式，也可以采用帶有安全保障的云存儲形式。

4 大數據時代背景下高校檔案管理策略

4.1 建立新的檔案管理理念

在大數據時代背景的影響下，高校檔案管理模式已經悄然發生變化，為了適應這種變化趨勢，使檔案管理工作更好地為高校服務，我們就應該建立起新形式的檔案管理理念，并大力做好檔案管理宣傳工作，宣傳內容主要為大數據新模式管理工作，側重于新模式為大數據帶來的影響以及新模式在一定時期內出現的轉變。學校要積極主動的與其它部門溝通，通過一定的渠道了解掌握檔案發展的相關信息解決現今存在的問題，對相關工作者進行新形勢下的知識灌輸，讓他們了解到檔案管理模式由保存向服務功能的轉變。

4.2 促進檔案管理向信息化發展

在大數據背景下，高校檔案管理信息化建設開始有了更高的要求，為了應對這種需求，檔案管理信息化建設水平也應不斷提高，檔案管理基礎設施也顯得尤為重要，學校要加強對其設施的投入。因為網絡信息技術的不斷發展，高校就要每年在此基礎上對檔案管理實施設備更新升級等工作，保障檔案信息源的安全性。檔案館的檔案信息出自于不同的院系，所以學校也要投放一定的資金去提高檔案信息化管理。

4.3 提高檔案管理標準化建設

檔案管理標準化是大數據背景下的重要內容之一，只有完全實現檔案的電子信息化才可以實現新模式的檔案管理，不論是檔案收集處理還是檔案查詢傳輸，這些都應該建立起標準化的相關制度以此來作為管理依據，更要對檔案源電子化的相關人員做好培訓工作，進一步保障檔案管理新模式的實施。

4.4 制定出完備的現代化檔案管理保障系統

學校在檔案管理上最重要的就是做好安全工作，以往的檔案資料保管比較側重于實物保管，而電子信息時代就側重于主體內容的保管，強化了檔案數據的物理保障。物理保障也是一種有效的安全保管形式，它是一種具體的安全保障，可以保障檔案管理庫等有形場所或者是防止數據丟失，這是大數據背景下檔案管理的安全保障方法之一。當各個高校的檔案管理模式轉變之后，檔案數據的傳輸和管理都會向電子化及網絡化趨勢發展。所以，高校檔案相關部門應該及時置辦專業網絡安全設備，為檔案數據提供專業保障，還要根據需要適時對設備進行安全維修和升級。

4.5 提高檔案管理工作者專業素質，加強檔案管理人才建設

在大數據這一時代背景影響下，作為檔案數據工作者，應該對當下數據新模式發展情況了如指掌，提升管理人員專業知識水平，規范管理內部流程，在數據收集處理方面調整各人員之間的差異。學校對檔案管理人員的要求變得更高，之前檔案管理工作者要接收更多的知識，學習更多新層次的知識，而之后的管理工作者也要在具備專業知識的前提下懂得網絡技術知識，之所以需要這些網絡技術人員是因為檔案管理模式已經在逐漸升級，而在這個崗位上的工作者兩方面都要占有在高校中就顯得比較欠缺了。學校還要可以合理搭配職位，每一位工作者能夠清楚自己的職責所在，對提高檔案數據管理有一定的幫助，當每位工作者清楚自身職責后，就能夠準確考察其工作情況。所以，現代檔案管理人才短缺是每個高校面對的一大難題，這就需要高校為管理工作者提供專門的設備及網絡軟件，加強對原先工作者的知識培訓，促進各部門檔案管理收集的交流和合作，結合自身學校的檔案管理發展程度與其它學校交流合作，聽取建議吸收經驗以便提升自身檔案管理發展水平。

5 結語

大數據時代背景下所發展的信息革命時代是傳統檔案模式的一次挑戰，高校檔案管理在學校發展中起著非常重要的作用，這也會激發檔案管理模式往更高層次的方向發展，適應更多不同學校的需求，學校要順應大數據時代發展潮流，不斷對檔案管理模式進行形式上的創新，使檔案管理一步步走向現代化。對此，國家對此專門成立了一個研究小組對高校檔案管理進行適時跟蹤研究，大數據背景下發展出的電子化管理為高校管理學生數據提供了更為便捷有效的保管形式，創造出了更多前所未有的機遇。對于電子網絡化管理形式，可以深層次的分析研究學生檔案信息，促進檔案管理模式的快速轉變。高校檔案管理相關工作者及相關部門要積極主動地迎合大數據時代需求，做好學生管理服務工作，用更先進的技術、設備為大數據背景下檔案管理的發展出力，推進高校檔案管理工作的開展。

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