高職院校人事檔案管理工作的分析

雷鳳雪

摘 要：隨著社會的發展，人事檔案在高職院校中慢慢得以重視，人事檔案散亂，無專人管理，基礎設施落后，信息化管理低的問題將得到解決。人事檔案管理工作逐步規范化，制度化。在新形式下，人事檔案管理工作在不斷創新，積極探索新的管理模式，提高人事檔案管理工作的效率和利用價值。

關鍵詞：高職院校；人事檔案；制度；問題及對策

高職院校這幾年在迅猛發展，不斷壯大。高職院校的各項管理工作也在不斷地創新發展中，新的制度、新的理念迅速呈現。高職人事檔案管理工作也逐步走向規范、制度化。人事檔案對人才的引進，干部培養教育選拔是必不可少的。對于個人成長記錄，有著重要的“憑證價值”。因此，人事檔案管理要進一步規范化、制度化，才能夠為學校提供準確優質的信息資源。加強基礎建設，硬軟件等制度措施的完善，加強管理人員的培訓指導。下面就人事檔案存在的問題及對策進行剖析。

1 高職院校人事檔案管理存在的問題

1.1 人事檔案管理制度不健全

我國高職院校大多數是由中職升格為高職的，高職人事檔案的形成也是由中職升格逐步建立完善的。高職升格后，又合并幾所中職或者是高職院校。在不同的學校有不一樣的管理制度，有的學校是沒有管理制度，沒有專職檔案管理人員。對檔案的收集、整理，立卷、轉遞、借閱、保密、利用等沒有相應的要求和管理制度，存在“散”“亂”“缺”“張三李戴”等現象。由于管理不規范，查借閱制度也沒有建立，在工作中無法落實政策法規，影響了人事檔案管理工作的制度化、規范化。

1.2 人事檔案管理基礎設施差，管理手段落后

高職院校人事檔案還存放在木頭做的大柜子和一些老舊裝16K紙型的鐵柜，隨意存放，沒有上鎖。存放人事檔案的盒子各式各樣，有硬紙盒的、有軟紙盒的、有信封的、有塑料盒的。有的紙盒很破舊，檔案材料已經外露，很容易造成紙質材料掉頁、漏頁等情況。柜子沒有上鎖，本部門人員都可以隨便翻閱人事檔案，這樣人事檔案容易被認為篡改或任意銷毀都無人知曉。安全隱患很大。

高職院校還有很多人事檔案室沒有防火、防蟲等八防措施，對人事檔案的管理存在極大的安全隱患。在檔案管理的設備中，布局設置很簡陋，通常是辦公室、閱檔室和庫房合為一間，給工作帶來極大不便，無法正常開展人事檔案的分類、歸檔等工作。

1.3 無專職人事檔案管理人員，工作人員缺乏保密意識，個人不重視

高職院校人事檔案管理沒有專職檔案管理人員，是人事處人員兼顧這個人事檔案管理的日常工作。兼職人員無法保證充足的時間和精力來管理人事檔案，只是應付了事，導致人事檔案管理建設落后，對人事檔案管理非常不利，很多該收集歸檔的主要材料沒有歸檔，隨便亂放，如：干部任免文件，干部任免表，職稱評聘材料等等這些重要的材料，存在沒有放入個人檔案，到處亂放，有的可以找到，有的材料已經找不到的現象，造成檔案內容的不完整，缺失的材料無法找回的情況。人事處人員變動大，有些人員及一些新的工作人員，沒有對他們進行檔案保密教育，他們根本不知道檔案的重要性。他們的工作需要查閱人事檔案的，他們把檔案隨便拿出檔案室查閱，缺乏安全保密意識。

人事檔案個人不夠重視，收集材料難，不及時上交個人材料，填寫個人信息材料太隨便，信息填寫馬虎，填寫不完整，有的擅自隱瞞個人情況及家庭情況。

1.4 人事檔案信息化管理水平低

人事檔案管理沒有專門的電腦、打印機、自動打孔機、掃描儀、沒有相應的系統數據庫等現代化管理工具。檔案沒有打印編目，手寫的編號，簡單的存放，查找困難。人事檔案里沒按照類別進行歸類，沒有裝訂，內容較亂，找些材料費時費力，造成檔案利用困難。

2 高職院校人事檔案管理工作的對策。

2.1 建立健全人事檔案管理制度

人事檔案管理要建立健全規章制度，讓人事檔案管理工作有章可循。第一，制定并完善人事檔案的收集歸檔制度。人事檔案及時收集歸檔，以便更好地提供利用；第二，完善人事檔案保管、安全、保密制度。使用人事檔案就按照要求給予保護，不掉頁，不隨意亂翻，自覺維護人事檔案材料的安全和完整；第三，建立人事檔案查借閱制度；第四，完善人事檔案的接收、轉遞的規定。在規定的時間及時接收轉入職工的檔案和新進人員的檔案，調離和晉升處級人員檔案的轉移工作盡快轉移；第五，建立人事檔案管理人員的規章制度。檔案工作者必須嚴格遵守相關規章制度，認真履行工作職責。對違反檔案管理條例和不作為人員要批評教育。第六，積極探索新的人事檔案管理模式，使人事檔案管理工作更科學、更實用、更安全、更高效。

2.2 加強人事檔案基礎設施的配備

高職院校領導要高度重視，在人事檔案管理中提供必要的物質基礎。按照人事檔案管理規定有關的標準和要求，配置設立專門的檔案室、閱讀查詢室及辦公室；配置標準的檔案柜，滅火器，做好防火，防潮、防霉，防蟲等的防護設備。為人事檔案管理工作提供便利，使人事檔案管理更好的服務學校。

2.3 人事檔案配備專職人員管理，本部門工作人員協作管理，全院教師員工積極配合

高職院校人事檔案管理要有專人負責。確保專職人員有足夠的時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發利用。提高管理人員素質，加強人事檔案管理的培訓學習，不斷提高管理人員的政策水平和專業水平，把他們培養成為愛崗敬業、求真務實、甘于奉獻、敢于創新、掌握新信息、新技術的人事檔案管理人員。

使用人事檔案相關的工作人員要加強教育，了解人事檔案的管理制度，需簽一份人事檔案保密協議和人事檔案查閱須知，這樣他們在使用人事檔案過程中就能很好地保護人事檔案，人事檔案的安全保密性大大提高。

要想人人重視個人檔案，在學校里按照各部門每年進行一次關于人事檔案的工作條例和人事檔案管理的規章制度等方面的學習。了解人事檔案的重要性，積極配合主動上交歸檔的材料，如實交待個人家庭等情況，不隱瞞事實。

2.4 加快人事檔案管理的信息化建設步伐，實現檔案的現代化管理

在新形勢下，切實加強人事檔案信息化的建設和使用。信息化是人事檔案管理的手段，提高工作效率，準確及時地傳遞信息，提高人事檔案管理的時效性。充分利用計算機、打印機、掃描儀、系統數據設備等現代化的軟硬件設備和技術支持。建立完善人事檔案的個人管理數據庫。通過信息統計和內容整合，實現計算機對人事檔案完整、準確的管理體系。在計算機強大的功能下查閱、復制、存儲，大大提高了人事檔案管理工作的效率和利用價值。為學校提供快速準確的信息資源。

全面加強高職院校人事檔案管理工作，使人事檔案管理達到科學化、制度化、規范化。在新形式下，不斷創新，建立完善人事檔案的個人管理數據庫，完成紙質材料與計算機存儲材料的統一，在數據庫體系中快速準確的提供人事檔案信息資源。人事檔案管理人員不斷學習新的前沿知識，更新觀念，積極探索新的管理模式。不斷提升高職院校人事檔案的管理水平，推動人事檔案工作上一個新臺階，讓人事檔案具有更高的利用價值。

參考文件獻

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