探究電力企業數字化檔案信息資源開發利用的策略

何青

摘 要：當前，我國信息化技術不斷發展，檔案數字化管理與應用趨勢日益明顯，電力企業檔案信息利用工作邁入新階段。本文主要分析了電力企業數字化檔案信息利用的新特點以及存在的問題，提出了數字化檔案信息資源開發利用的有效策略。

關鍵詞：電力企業；數字化；檔案信息資源；開發利用；策略

在當前數字化發展的背景下，電力企業數字化檔案信息資源的應用，能夠更好地促進電力企業發展，提高社會效益和經濟效益。近幾年來，一些電力企業利用現代信息技術，對檔案管理進行了信息化改造，形成了較為系統、完善的電子文件管理系統和數字檔案系統。這不僅能夠更加充分地利用檔案信息資源，還可以提高電力企業的競爭力，促進電力企業的快速發展。但是，由于種種原因，在電力企業數字化檔案信息資源利用過程中，仍然存在一些普遍的問題，降低了數字化檔案信息資源的實際利用效果。

1 電力企業數字化檔案信息技術利用的新特點

在信息技術快速發展的條件下，電力企業檔案管理已經改變了過去的傳統方式，數字化檔案信息技術的使用，無論是在管理上還是在應用上，都呈現出新的特點。首先，隨著電力企業的不斷發展和壯大，檔案信息數據也呈現快速的增長，使得數字化檔案信息資源的應用和管理工作難度更高，面臨的挑戰更大。其次，在應用數字化信息資源的過程中，需要更多地依賴信息化設備，對硬件建設提出了新要求。第三，在檔案管理的全過程中對技術的要求不斷提高，從收集環節到加工環節、再到應用環節，都需要使用網絡和信息技術，對電力企業的軟件和人員素質的要求都不斷提高。

2 電力企業數字化檔案信息技術利用存在的問題

雖然部分電力企業實現了數字化檔案信息資源管理，但是其綜合應用水平較低，沒有實現對數字化檔案信息資源的充分利用，難以滿足實際工作的需要。這主要體現在三個方面：一是在電力企業的數字化檔案信息資源管理中，檔案資源的利用程度低。大部分電力企業都是集中在對財務、人事，以及法律信息等進行的檔案信息資源管理，范圍太小，并且很多工作人員對數字化檔案信息沒有清晰的認知。二是在數字化檔案信息資源利用中，方式單一，難以取得理想的效果。有些電力企業雖然進行了數字化檔案信息管理，然而在實際應用中，仍然沿襲傳統思維和工作習慣，較多地低利用原件借用和復印等方式開展工作，難以充分發揮數字化檔案信息資源的有效作用。三是在檔案信息的整理過程中存在問題。隨著電力企業的規模擴展和業務發展，其檔案信息的數量也不斷增加，而檔案信息加工和處理的滯后，已經影響到信息開發應用效率和效果，并且給后續檔案信息管理工作帶來壓力。

3 電力企業數字化檔案信息資源開發利用的策略

3.1 提高檔案資源利用意識，促進部門之間檔案資源管理的溝通和利用

第一，電力企業的數字檔案信息資源開發，必須要與企業經營發展相融合，圍繞企業發展要求和經營任務開展檔案管理工作，以提高企業經濟效益為最終目的，不斷促進電力企業快速發展。第二，電力企業的數字化檔案信息資源應用并不是綜合檔案室獨立存在的工作，而是與其他部門的工作開展息息相關，在檔案信息資源管理和應用過程中，檔案管理者應當與其他部門加強溝通交流，提高檔案管理的協同性。第三，不斷優化檔案數字化管理工作，擴大檔案信息資源開發應用的范圍和水平。第四，檔案資源管理與其他工作有共性，但更多的是特殊性，有其鮮明特點和獨特價值，雖然不能在短期中獲得“明顯”收益，但是對電力企業的長遠發展卻有著不可替代的積極推動作用。電力企業管理者需要意識到開展數字檔案信息資源開發和利用的重要性。

3.2 加強復合型檔案管理人才的培養，提高檔案的利用率

在電力企業檔案管理各個要素中，人才是最具決定性作用的因素。作為現代科學技術的有效載體，提升人的素質，培養復合型檔案管理人才，是提高檔案管理水平的關鍵所在。數字化檔案信息資源開發方式下，要不斷加強數字化檔案信息隊伍的建設，檔案管理者不僅要通曉檔案管理專業知識，還要掌握相關的信息技術知識和計算機知識，熟悉電力企業發展背景和相關政策。通過復合型人才的培養給數字化檔案資源的開發利用提供智力保障。

3.3 建立數字化檔案管理信息系統，促進檔案信息資源共享

隨著數字化檔案管理系統的建設和發展，越來越多的軟件檔案管理軟件也應運而生。因此，在實際的檔案管理工作中，必須要針對企業的檔案管理實際情況，選擇有效的檔案管理軟件，建立統一的檔案管理信息系統，提高檔案信息資源的管理和利用效率。

3.4 拓展數字化檔案信息資源的利用方式

3.4.1 線上借閱

在對數字化檔案資源的利用中，最為基本的方式是借閱。在該應用下，數字化檔案能夠實現對用戶需求的準確定位，借助網絡技術，解決異地檢索以及信息獲取的問題，給使用者帶來更為便捷的檔案信息獲取方式。其中，數字化檔案最為常用的檢索方式是目錄檢索、縮略圖檢索和全文檢索，能給用戶的信息查詢帶來很大的便利。

3.4.2 遠程參考咨詢

在檔案信息中，給用戶提供的參考咨詢服務是最為常見的。檔案數字化的應用，改變了傳統的方式，使用網絡完成參考和咨詢，大大提高了咨詢服務的范圍，使得咨詢種類也不斷豐富，提高了咨詢的效率。

3.4.3 綜合編研

編研服務是一項系統化的服務。在數字化的檔案管理背景下，豐富了編研的形式，可以將圖像、文字以及聲音等等應用在編研工作中。編研工作能夠實現信息的快速傳播，帶來更多的優質檔案信息。

4 結束語

綜上所述，與過去相比電力企業數字化檔案信息資源的管理應用發生了很大的變化。有效開發利用數字化檔案信息資源，應當從企業發展的高度出發，提高認識，強化部門協同，培養復合型專業化人才隊伍，構建專門的檔案信息系統。還應當針對檔案數字化特點拓展新型的利用方式，提高利用檔案信息資源利用的效率和使用過程的便捷性，從而在電力企業的發展中最大限度地發揮檔案信息資源的全部價值。

參考文獻

[1]任越，倪麗娟.大數據背景下檔案信息資源開發與利用面臨困境與解決對策——以黑龍江省地市級綜合檔案館調研為例[J].中國檔案研究，2018（01）：135-147.

[2]孫紅光.“互聯網+”環境下的檔案數字化建設研究[J].蘭臺世界，2018（06）：59-61.

[3]李莉.淺談電力企業數字化檔案館建設的意義及內容[J].城建檔案，2013（02）：64-65.