企業項目檔案管理問題的系統性修復及互聯網+下新舉措

摘 要：隨著時代的發展，處于互聯網大數據時代下的公司，也應該跟隨技術的發展在企業的管理上做出相應的創新，提升企業的工作效率。尤其在企業項目檔案管理中，應該引進先進的系統論的管理方法，達到文件全生命周期管理，并且構建相應的文件標準化管理系統。這樣一來，可以促進企業內部對檔案信息的管理與研究，利用互聯網中的創建檔案數據基礎云等技術，來解決數據的歸檔以及利用問題。

關鍵詞：項目檔案管理；系統性修復；互聯網+

企業項目檔案的相關管理對于企業項目的合法建設以及后期的持續經營都是必要的，對于企業發展的重要性不言而喻。中國石化作為我國知名的大型央企 ，在項目檔案的管理當中不斷完善相關制度，信息化、互聯網技術都在項目檔案的管理中體現出來。本文以中國石化近幾年來的工程項目檔案管理經驗為例，對工程項目檔案管理中出現的問題做出探究，并提出了日后檔案管理工作的發展思路。

1 檔案管理技術上的創新問題

隨著我國信息技術的快速更新發展，數據信息逐漸取代紙質文本在信息記錄中的作用，這種趨勢是不可避免的，但是我國仍有大部分的檔案管理人員使用紙質文本為管理記錄的主要媒介，并且對于紙質文本的管理手機、整理、保管等不斷做出優化措施，思想上并沒有逐漸向紙質檔案與電子檔案共同使用的時代。在這種狀況下，檔案管理人員依然使用傳統的工作方法以及標準，對于電子檔案的理解單單只是紙質文件掃描版的存在，工作的發展前景喪失，致使我國的檔案管理工作被邊緣化的趨勢愈發嚴重。

近幾年來，中國石化對于電子檔案文件的管理不斷進行探究，在實務當中進行了積極探索，發布了電子文件的捕獲與歸檔、保管與利用、元數據標準等一系列的標準，構建了較為系統的檔案管理系統。根據中國石化項目在電子文件的管理狀況，可以發現在一些方面仍存在缺陷。第一，以二位關系數據庫平臺為主的建庫方式不能滿足當前三維模式下的儲存與展示。第二，對于EPR等應用系統中的信息不能完全應用于檔案管理中，導致部分信息的缺失。第三，在工程項目數字化的發展中仍處于起步階段，還有許多發展的必要[1]。

2 現實情況與檔案利用價值后天性條件之間的矛盾

現階段下，對于項目檔案的專業驗收工作以及項目反腐審計工作的監管力度加強，導致企業對于項目檔案的重視程度增加，但是實際上并沒有帶來行動上的改革變化。多數企業的管理人員認為檔案工作是企業的后備物資，實際工作中極少關注檔案工作的管理，只要不出現重大問題，高層領導極少過問。這種現象的形成是檔案價值主要是在間接以及有條件的狀況下呈現出來的，與之相反，與檔案關系密切的三基資料收到了管理層的高度重視。所以，現階段下，如何構建檔案與企業三基資料的一體化管理體系，是提升檔案管理重要性的有效途徑。

近些年來，中國石化的有關檔案部門一直嚴格遵守標準，不斷地優化完善企業的項目檔案管理工作，制定了一系列的檔案驗收制度，在實際工作中取得了不錯的成就。根據相關的數據管理分析，在中國石化的檔案管理工作中，主要的做法與成效有幾個方面。

第一，制定了檔案管理規范的條例，細化了實際工作中的檔案驗收細則與檔案歸檔范圍，引進了系統的管理理論，加強了檔案管理中各個部門的聯系，形成了較為系統的檔案管理體系，并且促進各項制度的推行到位[2]。

第二，將檔案管理工作中的責任進行明確劃分，落實到每一位管理主體身上，可以強化工程文檔過程監控檢查與接受審核。檔案部門與各相關部門之間共同落實監控工作，對檔案管理的真實性、完整性進行保證。

第三，改變了被動的工作局面，與總部工程進行積極的溝通，制定了“雙對接”的管理制度。一是需要各檔案管理部門主動與本單位的工程管理部門進行溝通，可以梳理單位的驗收項目。二是集團辦公廳與檔案管理部門之間注意對接，并將驗收計劃進行細分，更好的實行管理。

3 檔案管理與項目文件脫節

項目文件的形成與流轉是否滿足相關的文件標準，會對項目檔案完整性、真實性、準確性產生較大的影響，所以項目文件的管理工作是重中之重。因為公司各個部門之間職能體系不一，而項目的文件管理工作需要由企業內部的所有部門以及參建單位的共同配合。對于檔案管理部門而言，應該采用系統的管理方法作為工作總指導，明確各個部門的責任，對項目的立項文件、施工過程文件、監理文件、設計文件、項目合同、質量證明文件等重要的文件材料在保管當中一定要加倍小心，將檔案的歸集與審核責任落實到具體的部門，對檔案的歸集整理進行詳細的記錄，并且達成對項目文件的全生命周期管理[3]。

4 項目文件歸檔流程的規劃管理

因為業務部門過于重視業務本身的完結，卻忽略了各項業務形成之后文件資料的歸檔，無法形成系統、完善的檔案跟蹤制度，導致部分工作完結之后出現資料沒有完全歸檔的情況。因此，檔案部門應該與相關部門加強溝通，對檔案管理工作進行協調，以此改善項目檔案的管理方法。近些年來，中國石化的檔案管理部門通過主動與其他部門溝通，多個渠道之間的反饋，多數下屬企業的工程管理部門已經構建了較為系統的工程項目月度統籌計劃，成功的加入至企業的工程項目管理工作中，這樣一來，能夠有效的加強項目管理的歸檔時效性以及質量性[4]。

5 信息系統的廣泛應用與歸檔數據不清晰之間的矛盾

我國正處于一個智能化、信息化應用高速發展的時代，隨著智能物流、智能倉庫、只能制造不斷的出現，大數據時代的特征愈發明顯，即將改變我們的工作方式以及生活日常。而檔案管理工作處于信息化時代下，必然會受到信息化的影響，在一定程度上進行創新。但是現階段下的檔案管理工作并沒有融入信息化的元素，而是在時代的發展下停滯不前，特別是目前信息系統已經改變了企業的每一個業務環節，而檔案管理標準對于業務信息系統的歸檔范圍依然毫無改變，依舊停留在參照紙質文檔歸檔的范圍中，這樣極大程度上限制了我國項目檔案的管理發展。面對這種現象，需要檔案管理人員通過多渠道的努力，具有一定的創新意識，當前至關重要的是解決業務信息系統數據的接收問題，再通過參照公有云、私有云建設的方法來進行檔案的驗收管理工作，今早的實施檔案數據的基礎云改革。

6 結束語

處于大數據發展時代下的檔案管理工作，必須做出應用的創新改革。結合大數據時代技術，引進智能化技術，改變傳統方式下紙質檔案的管理模式，凸顯出檔案管理在企業經營決策中的重要性，同時為企業項目檔案的管理提升效率。

參考文獻

[1]呂海民.企業項目檔案管理問題的系統性修復及互聯網+下新舉措[J].檔案管理，2018.

[2]安婷婷.互聯網+環境下企業電子檔案管理的突出問題及應對措施[J].辦公自動化，2018.

[3]焦晶.“互聯網+”模式下檔案管理工作存在的問題及優化措施研究[J].東方企業文化，2017（S1）：78.

[4]陶榕烜.論新形式下路橋企業人事檔案管理面臨的問題及解決辦法[J].科技視界，2017（3）：203-203.

作者簡介

吳紅（1981-），女，漢族，湖南益陽人，本科，檔案專業助理館員，京珠高速公路廣珠段有限公司。