新形勢下如何做好企業檔案管理工作

吳曉麗

摘 要：在當今這個飛速發展的時代，企業之間的市場競爭將逐步增大。面對市場巨大的競爭力，企業必須要更加準確地建立市場營銷策略，在企業快速轉變的過程中，對檔案合理有效的管理工作將起到不可替代的作用。本文將介紹一些有關檔案管理方面的內容，適當分析當今時代在檔案管理逐漸轉變中產生的問題，并發現新的方法與途徑，通過對企業檔案的完善，達到促進企業發展的目的。

關鍵詞：新形勢；企業；檔案管理工作；途徑

檔案管理工作對于企業管理來說十分重要：一方面能夠讓企業行為更加規范，另一方面能不斷提高企業工作的效率和質量。因此，企業檔案管理工作能夠體現一個企業的歷史，也能體現一個企業的管理水平。但是目前企業檔案管理工作還存在一定的不足，如較弱的工作能力、嚴重的檔案積壓問題，沒有能夠充分發揮企業檔案管理工作的作用和優勢。

1 現階段企業檔案管理工作的不足

1.1 對于檔案管理工作來說，企業重視程度不夠

現階段我國企業普遍存在檔案管理水平較為低下的現象，這主要是由于企業在發展的過程中考慮更多的是經濟因素，檔案管理工作還存在形式的層面，核心內容相對較少。我國市場體制近些年在不斷成熟和完善中，對于建設企業檔案管理工作來說，因重視程度不足，還存在一定的滯后。

1.2 企業檔案管理工作的制度不完善

由于企業檔案管理工作的枯燥性，使其很容易被忽視，這樣對于其工作步驟的控制往往也會出錯。一般來說，大部分企業并沒有建立一套完善的企業管理工作制度，對于檔案的收集、整理、保管、外借、保密等工作的落實缺乏一定的系統性和科學性。有的甚至會在資料整理的過程中造成檔案的丟失，也有很多工作人員由于自身工作的失誤，對于檔案的收集不全面，這些現象的發生都表明了我國大部分企業的檔案管理工作制度并不完善，是一個亟待解決的嚴重問題。

1.3 企業具有不完善的檔案管理評估體系

檔案管理評估體系工作主要是對檔案管理過程中的階段性總結和評估，但是相當一部分企業沒有建立和完善檔案管理評估體系，這就在一定程度上導致了企業根本不了解現階段檔案管理工作的情況，沒有能夠優化和發展企業檔案管理工作。

1.4 企業檔案管理存在滯后性

我國企業正面臨著深化改革的關鍵時期，這就需要我們不論是內部還是外部都要針對這一形勢進行調整，檔案管理工作也不例外，這對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理工作被管理人員認為是輕松的活，思想意識方面都不夠深入，同時對于在職員工和新進員工都沒有對相關知識進行系統學習。因此，對于提升企業檔案管理工作而言，存在很大的滯后性，工作都只是在表面。因此，要不斷提升檔案管理人員的綜合素質。

2 新形勢下完善企業檔案管理工作的措施

2.1 加強企業領導對企業檔案管理工作的認識

為了促使企業做好自身的檔案管理工作，最為關鍵的就是身為企業領導，應該對該項工作形成高度重視。首先，隨著時代的進步發展，在企業內部進行改革過程中，不管是人員的分配還是機構的重組，都不應該忽視檔案管理工作的重要作用，進而促使每一人員都能夠發揮自身價值的同時，提高檔案管理質量。同時，企業領導人員自身應該起到表率作用，積極轉變全體人員的觀念，引導人員對自身綜合能力實現不斷的提高，最終促使整體檔案管理隊伍水平有所提升的同時，也為企業檔案管理工作順利進行打下堅實的基礎。

2.2 對企業檔案管理制度要不斷健全

根據實際調查情況顯示，當前在我國企業檔案管理過程中，存在的最大的問題就是制度的滯后性，對此，嚴重降低了檔案管理工作的意義。面對該種現狀，為了能夠充分發揮檔案管理工作的作用，企業就必須不斷健全管理制度，依托于企業實際發展現狀，首先，制定完善的檔案收集體制，促使人員收集的全部資料具備較高的及時性。同時制定檔案借閱體制，防止人員借調檔案時丟失等問題的出現。最后，企業還應該完善檔案整理體制，促使企業所有檔案資料都能夠合理的歸納存檔。

2.3 將現代信息技術與檔案管理工作相融合，保證檔案管理體系建設

我們進入信息化時代，將檔案管理工作和現代信息技術相融合，能夠有助于企業檔案管理體系建設。這就需要不斷更新傳統檔案管理的工作觀念，實現信息化技術的管理方案，對傳統不適應的手段和方法要進行不斷的完善和改革。這就需要不斷深層次開發現代信息技術在企業檔案管理工作中的應用，檔案管理和利用的價值能夠得以不斷提升，也在一定程度上完善了檔案管理的評估體系，能夠更好地服務于企業的發展和進步，促進企業獲得更高的經濟效益。

2.4 檔案管理人員的專業素質要不斷提升

我國經濟的不斷發展，企業檔案管理工作的不斷完善都離不開專業化的檔案管理隊伍，建設企業檔案管理隊伍，需要從兩方面入手：一方面加強內部培訓，無論是專業技能還是業務能力，都需要培訓，另一方面在招聘相關檔案管理人員時，要抬高門檻，同時結合時代的發展，檔案管理人員還需要掌握現代信息技術，挖掘平臺的優勢，進而保證檔案管理工作的開展。

3 新時代創新型檔案管理

基于新時代背景下，為了促使企業能夠高質量的進行檔案管理工作，其工作人員應用規范的管理方法至為關鍵。隨著科學技術的不斷發展，身為檔案管理人員也應該不斷提高現代化技術的應用水平，充分借鑒先進的管理經驗，為自身科學快速進行檔案管理工作提供良好的基礎。另外，在企業發展歷程中，檔案作為不可忽視的重要部分，不僅可以為企業發展指明道路，同時也是見證企業成長的重要方面。每個企業所有的員工信息、申請過的專利，還有許多科學技術都通過檔案來體現，因此精煉、簡化檔案管理體系更加有利于眾多檔案的管理，逐漸創新管理方法，擴大檔案工作范圍，深化其工作的意義。

4 結束語

我國市場經濟和社會主義現代化的不斷建設，促使企業飛速發展，企業檔案管理工作在企業運行和發展過程中的作用和優勢也越來越明顯。針對目前檔案管理工作中存在的不足，要從多方面入手，加大培訓，建設和完善制度體系，將現代信息技術融入到企業檔案管理工作中來，保證檔案管理工作職能和優勢的發揮。

參考文獻

[1]姜福寧.探究新形勢下檔案管理工作的規范化策略[J].黑龍江史志，2015（09）.